Die Pflicht des Nachlasspflegers ist insbesondere die Ermittlung von Erben (§ 1960 BGB). Auf welche Weise er diese Aufgabe erfüllt, ist eine Ermessenssache und nicht im einzelnen gesetzlich geregelt. Eine jahrelange Abwicklung ist, wenn die Vorfahren in den ehemaligen deutschen Ostprovinzen gelebt haben und es sich um eine verwickelte Familienstrukur handelt, nicht ungewöhnlich.
Dem Schreiben des Nachlasspflegers müsste eine Kopie seiner Bestallungsurkunde beigefügt gewesen sein, aus dem das zuständige Amtsgericht und dessen Aktenzeichen zu ersehen sind; auch dieses Gericht kann ggf. Rückfragen beantworten.
Letztendlich müssen die Erben durch einen Erbschein ausgewiesen werden, um an das Geld zu kommen. Um wiederum einen Erbschein beantragen zu können, muss 1. klar sein, wer alles Erbe geworden ist (Ausnahme: Teilerbschein, wenn auf absehbare Zeit nur einer oder mehrere aus einer Reihe von Erben feststehen), und müssen 2. alle nötigen Personenstandsurkunden vorliegen, um wie hier bei gesetzlicher Erbfolge die Abstammung in lückenloser Kette zwischen Erblasser und Erbe zu belegen.
Auch wenn die Behörden und Archive in Polen im Regelfall sehr hilfsbereit sind und schnell arbeiten, kann es immer wieder Überraschungen geben, die weitere Ermittlungen auslösen. Im Regelfall hatten vor 2, 3 Generationen die Familien viele Kinder. Erst einmal müsste hier feststehen, wieviele Geschwister die Urgroßmutter/der Urgroßvater hatte, auf die/den die Verwandtschaft zurückgeht. Danach würde es in der Großeltern- und Elterngeneration darum gehen, ob es evtl. weitere Erbberechtigte gibt.
Das Beste wäre, erst einmal beim Nachlasspfleger anzufragen, z.B. welche Angaben und Urkunden noch fehlen, um einen Erbschein beantragen zu können. Nachdem anderthalb Jahren seit dem letzten Schreiben vergangen sind, dürfte er sich kaum gegen eine höfliche Sachstandsanfrage sperren. Erst wenn es damit Schwierigkeiten gibt, käme eine Bitte um Auskunft an das Nachlassgericht in Frage.
