Hallo zusammen!
Es liegt ein Dokument der Firma XY vor
oder
ein Dokument der Firma XY liegt vor.
oder
Beides?
Woher weiß man, dass dieses „es“ das richtige Subjekt oder " das Ersatzsubjekt ist?
Bei „es gibt“ weiß ich für sicher, dass das „es“ das richtige Subjekt ist.
Danke
Jaja, das arge „es“. Es war zu erwarten, dass es bald mal wieder Gegenstand einer Frage von dir sein würde 
Ich bin sicher, dass du es dir inzwschen selbst beantworten könntest: Es ist natürlich beides korrekt.
Im ersten Satz steht das „es“ als → „Platzhalter-es“ am Anfang des Satzes. Nämlich als Platzhalter für das dann erst folgende eigentliche Subjekt („ein Dokument“).
Es ist eben nicht das eigentliche Subjekt, auch kein Subjektersatz, sondern nur ein Platzhalter. Nachzulesen → hier
Es ist auch hier das „es“ nicht ein "richtiges Subjekt, sondern ein sogenanntes „formales Subjekt“, das man bei unpersönlichen (und unpersönlich verwendeten) Verben benötigt. Man kann es auch umgekehrt formulieren: Unpersonliche Verben sind solche, für die ein „es“ obligatorisch ist. Nachzulesen → hier
Du kannst es alles nochmal in Ruhe nachlesen z.B. auf dieser Seite: clickmich. Und merk dir diese Seite! Wir haben sie schon oft verlinkt.
Und noch ein paar Seiten, wo es alles nochmal etwas anders beschrieben ist:
http://www.canoonet.eu/services/OnlineGrammar/Wort/Verb/Valenz/Pers-Unpers.html
https://www.deutschplus.net/pages/Das_Pronomen_es
Aber nur Mut! Wenn dennoch irgendetwas unklar ist, frag einfach nach, auch wenn es die x-te Wiederholung ist
Schönen Gruß
Metapher
PS: Die oben fett geschriebenen „es“ hab ich absichtlich für dich zur Übung reingetextet ;-); „es“ steht dabei in mehreren unterschiedlichen Funktionen.