Excel/Access-Verknüpfung: Formel wird gelöscht

Simsy_Mone · 28. März 2006 um 11:32

Hallo

Ich habe eine Excel-Datei, die Daten aus mehreren Access-Abfragen durch eine Verknüpfung erhält. Wenn in diesen Abfragen Daten eingegeben werden (indirekt durch eine Tabelle), erscheinen sie in dieser Excel-Datei nach dem Aktualisieren.

In den Abfragen gibt es 2 Spalten mit €-Beträgen. In Excel kommt am Ende dieser Spalten eine Formel, die mit den Summen dieser beiden Spalten einen weiteren Betrag berechnet. Darunter wiederum kommt die Summe der jeweiligen Spalte incl. dem Ergebnis der Formel.

Es funktoniert alles wunderbar, es gibt nur ein Problem:

Wenn in einer der Abfragen noch keine €-Beträge drinstehen, und ich jetzt den ersten Eintrag tätige; und anschließend meine Excel-Dabei aktualisiere, werden sowohl die Formel als auch die Summen-Funktion gelöscht.

Den Grund weiß ich: Ich habe folgendes bei den Verknüpfungseigenschaften aktiviert: „Für neue Daten neue Zeilen einfügen, bei nicht benötigten Zellen Inhalt löschen“
Und da sowohl die Summen-Funktion als auch die Formel bei nur einem Eintrag keinen Sinn machen, werden sie dann wohl gelöscht.- Aber viel was anderes kann ich eigentlich nicht aktivieren, entweder wird der Inhalt der nicht benötigten Zellen gelöscht, oder die ganze Zelle.

Da ich aber diese Excel-Datei von Anfang an richtig gebrauchsfertig haben will, suche ich eine Lösung des Problems.

Ich möchte gerne bei der Ursprungs-Access-Tabelle auch gern mit 1 anfangen, so dass ich auch nicht mit Platzhalter-0,00€-Beträgen arbeiten möchte; das würde nämlich funktionieren, habe ich probiert.

Weiß jemand eine Lösung?

Oder bin ich hier überhaupt verkehrt? Ist das eher ein Access-Problem?

Viele Grüße
Thea

Franz_e6478d · 28. März 2006 um 19:15

Hallo Thea,

wenn es nicht an anderer Stelle stört, dann würde ich an deiner stelle die 0,00 € - Platzhalter in Access mit der Abfrage produzieren, damit die Fromeln beim Aktualisieren in EXCEL korrekt produziert werden.

Du hast in EXCEL folgende Möglichkeiten, um die Nullwerte verschwinden zu lassen:

Möglichkeit 1:
Deaktiviere unter Optionen-Ansicht den Schalter „Nullwerte anzeigen“

Möglichkeit 2:
Lösche nach dem Aktualiseren der Tabellen per Makro in den betroffenen Spalten den Inhalt aller Zellen, die den Wert 0 haben. Bei dem Makro könnte ich dir falls erforderlich behilflich sein. Es ist relativ einfach.

Gruß
Franz

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Reinhard_fb8cb7 · 28. März 2006 um 21:35

Excel ^ Access
Hi Thea und ich begrüße auch Simsy,
jmd. der Access kann mag jetzt seinen Kopf schütteln ob meiner Unwissenheit, ich habe Office schon lange, glaub einmal Access gestartet und da kam ein Bild bzw Abfragen mit denen ich nix anfangen konnte, also gleich wieder zugemacht.
Aber ich bin interessiert und es wäre nett du würdest mir auf die Sprünge helfen.

Ich habe eine Excel-Datei, die Daten aus mehreren
Access-Abfragen durch eine Verknüpfung erhält. Wenn in diesen
Abfragen Daten eingegeben werden (indirekt durch eine
Tabelle), erscheinen sie in dieser Excel-Datei nach dem
Aktualisieren.

Was genau sind diese Verknüpfungen in Excel? In einer Zelle =datei1!xyz.mdbA1? oder über Daten–Externe Daten?

In den Abfragen gibt es 2 Spalten mit €-Beträgen. In Excel
kommt am Ende dieser Spalten eine Formel, die mit den Summen
dieser beiden Spalten einen weiteren Betrag berechnet.
Darunter wiederum kommt die Summe der jeweiligen Spalte incl.
dem Ergebnis der Formel.
Es funktoniert alles wunderbar, es gibt nur ein Problem:

Naja, solange ich nicht meine Ausgangsfrage gelöst bekomme weiß ich nicht was da funktioniert und was da das Problem ist:smile:

Wenn in einer der Abfragen noch keine €-Beträge drinstehen,
und ich jetzt den ersten Eintrag tätige; und anschließend
meine Excel-Dabei aktualisiere, werden sowohl die Formel als
auch die Summen-Funktion gelöscht.
Den Grund weiß ich: Ich habe folgendes bei den
Verknüpfungseigenschaften aktiviert: „Für neue Daten neue
Zeilen einfügen, bei nicht benötigten Zellen Inhalt löschen“

Deaktivierung in Excel *annehm*, welche Excelversion?

Und da sowohl die Summen-Funktion als auch die Formel bei nur
einem Eintrag keinen Sinn machen, werden sie dann wohl
gelöscht.- Aber viel was anderes kann ich eigentlich nicht
aktivieren, entweder wird der Inhalt der nicht benötigten
Zellen gelöscht, oder die ganze Zelle.
Da ich aber diese Excel-Datei von Anfang an richtig
gebrauchsfertig haben will, suche ich eine Lösung des
Problems.

Ich suche erst mal das Nachvollziehen des Problems, Lösung kommt, wenn überhaupt, erst danach.

Ich möchte gerne bei der Ursprungs-Access-Tabelle auch gern
mit 1 anfangen, so dass ich auch nicht mit
Platzhalter-0,00€-Beträgen arbeiten möchte; das würde nämlich
funktionieren, habe ich probiert.

Platzhalter, ist in Accesss sowas wie die benutzerdefinierten Formate in Excel?

Weiß jemand eine Lösung?
Oder bin ich hier überhaupt verkehrt? Ist das eher ein
Access-Problem?

Tja nun, irgendwie weiß ich das grad nich Für mich sieht es so aus, wenn hier Antwort kommt lerne ich was von Access, ob das für deine Anfrgagelösung hilfreich ist steht in den Sternen. Aber ich bemühe mich gelegentlich nach den Sternen zu greifen*g

Viele Grüße
Thea

Gruß
Reinhard

Simsy_Mone · 29. März 2006 um 10:12

Hallo Franz

Erstmal vielen Dank für die Antwort.

Ich habe allerdings mittlerweile eine sehr einfache Lösung gefunden: Ich habe einfach in die Excel-Spalten jeweils 2 mal untereinander den Betrag 0,00 hineingeschrieben, und darunter die Formel, und darunter die Summenfunktion.

Wenn ich jetzt in Access etwas hineinschreibe, dann werden die Nullen gelöscht, aber die Formeln werden verschoben, da sie nach 2 Zeilen ja schon einen Sinn ergeben.

Du hast mir aber trotzdem sehr geholfen, da ich durch deine Vorschläge auf die Idee gekommen bin.

wenn es nicht an anderer Stelle stört, dann würde ich an
deiner stelle die 0,00 € - Platzhalter in Access mit der
Abfrage produzieren, damit die Fromeln beim Aktualisieren in
EXCEL korrekt produziert werden.

Das hatte ich ja. Aber die Access-Tabellen produzieren ja Zahlen, die jeden Eintrag mitzählen. Wenn man überflüssige Zeilen löscht, ist auch die jeweilige Zahl unwiederbringlich weg. D. h. wenn ich erstmal 20 Reihen mit 0,00-Beträgen habe, die ich hinterher vielleicht lösche, weil sie überflüssig werden, dann fange ich bei 21 an zu zählen.

Nicht so schlimm, aber auch nicht so schön.

Möglichkeit 1:
Deaktiviere unter Optionen-Ansicht den Schalter „Nullwerte
anzeigen“

Dadurch ist oben genanntes Problem ja nicht verschwunden.

Möglichkeit 2:
Lösche nach dem Aktualiseren der Tabellen per Makro in den
betroffenen Spalten den Inhalt aller Zellen, die den Wert 0
haben. Bei dem Makro könnte ich dir falls erforderlich
behilflich sein. Es ist relativ einfach.

Das würde aber dann alle Null-Werte löschen, oder? Das soll nämlich auch wieder nicht. Es kann auf der Excel-Tabelle durchaus Null-Werte geben, die da stehen bleiben sollen. Oder ich müsste wieder die Zellen aussuchen, wo sie gelöscht werden sollen.

Aber trotzdem würde mich dieses Makro mal grundsätzlich interessieren. Ich kann es bestimmt später nochmal gebrauchen.

Viele Grüße
Thea

Simsy_Mone · 29. März 2006 um 10:32

Hallo

jmd. der Access kann mag jetzt seinen Kopf schütteln ob meiner
Unwissenheit, ich habe Office schon lange, glaub einmal Access
gestartet und da kam ein Bild bzw Abfragen mit denen ich nix
anfangen konnte, also gleich wieder zugemacht.
Aber ich bin interessiert und es wäre nett du würdest mir auf
die Sprünge helfen.

Das ganze Access zu erklären, geht hier ein bisschen weit, ich habe jetzt auch nicht ganz so viel Zeit dafür.

Access ist dafür geeignet, Tabellen zu erstellen mit mehreren Spalten, z. B. die Spalten: Laufende Nr (AutoWert), Gegenstand (Text), Kosten (Währung). Diese müsstest du in der Entwurfsansicht erstellen.

Dann gehst du auf die Datenblattansicht und kannst Werte eintragen. Bei Laufente Nr kannst du nichts eintragen, wenn du da Autowert genommen hast, da tragen sich von alleine bei jeden Eintrag fortlaufend die Zahlen 1 bis unendlich ein. Bei „Gegenstand“ kannst du z. B. eintragen Benzin, bei „Kosten“ z. B. 50,00. In der nächsten Zeile z. B. Brötchen, und 2,00 usw. usw.

In der Abfrage kannst du dir jetzt bereits erstellte Tabellen oder Abfragen raussuchen, und dort kannst du einzelne Spalten wieder raussuchen, so dass du bei einer Abfrage z. B. nur die Kosten haben könntest.

Und wenn du einiges eingetragen hast, könntest du in der Tabelle einen Filter benutzen, der dir nur die Zeilen rausfiltert, in denen du „Benzin“ eingetragen hast.

usw.

Was genau sind diese Verknüpfungen in Excel? In einer Zelle
=datei1!xyz.mdbA1? oder über Daten–Externe Daten?

Genau, über Daten, Externe Daten importieren, Daten importieren. Diese Daten müssen natürlich schon existieren, sonst gibt es da nichts zum Importieren.

Deaktivierung in Excel *annehm*, welche Excelversion?

Excel 2003

Platzhalter, ist in Accesss sowas wie die benutzerdefinierten
Formate in Excel?

Nein, das sind in diesem Falle einfach nur Nullwerte, die ich eingetragen habe, damit die Formel nicht automatisch gelöscht wird.

Tja nun, irgendwie weiß ich das grad nich Für mich sieht
es so aus, wenn hier Antwort kommt lerne ich was von Access, …

Das ist nicht schlecht.

Aber du müsstest erstmal rumprobieren. Access hat sehr viele Möglichkeiten. Man fängt an mit einer Tabelle, dann mit einer weiteren Tabelle, die man mit der ersteren verknüpft, d.h. beide Tabellen müssen jeweils eine Spalte haben, in der sie die gleichen Werte zugrunde liegen haben, z. B. die Tabelle „Artikel“ hat u.a. eine Spalte „Artikelnummer“, und die Tabelle „Käufer“ ebenfalls. Bei der Spalte „Artikelnummer“ kann man die beiden Tabellen miteinander verknüpfen. Das macht man bei der Ansicht „Beziehungen“.

Hoffentlich kannst du damit etwas anfangen.

Viele Grüße
Thea

Franz_e6478d · 31. März 2006 um 20:36

Hallo Thea,

hier das Makro, das die Nullwerte in einem Bereich löscht.

Sub NullWerteLoeschen()
 ' Löscht den Inhalt aller Zellen mit Wert 0 im Bereich
 Dim Bereich As Range, Zelle As Range
 With ThisWorkbook.Sheets("Tab2")
 Set Bereich = .Range("C1:smiley:" & .UsedRange.Rows.Count)
 End With
 For Each Zelle In Bereich
 If IsNumeric(Zelle.Value) Then
 If Zelle.Value = 0 Then Zelle.ClearContents
 End If
 Next Zelle
End Sub

Gruß
Franz

Möglichkeit 2:
Lösche nach dem Aktualiseren der Tabellen per Makro in den
betroffenen Spalten den Inhalt aller Zellen, die den Wert 0
haben. Bei dem Makro könnte ich dir falls erforderlich
behilflich sein. Es ist relativ einfach.

Das würde aber dann alle Null-Werte löschen, oder? Das soll
nämlich auch wieder nicht. Es kann auf der Excel-Tabelle
durchaus Null-Werte geben, die da stehen bleiben sollen. Oder
ich müsste wieder die Zellen aussuchen, wo sie gelöscht werden
sollen.

Aber trotzdem würde mich dieses Makro mal grundsätzlich
interessieren. Ich kann es bestimmt später nochmal gebrauchen.

Viele Grüße
Thea