Hallo,
Herr X sei ein Freiberufler, der - um die 1% Regelung für sein
Leasingfahrzeug anwenden zu können - fleissig 3 Monate lang
ein Fahrtenbuch führt, in dem private und geschäftliche
Fahrten entsprechend markiert sein müssen.
Hoffentlich ist sich Herr X über die grundlegenden
Sachverhalte klar (keine losen Blätter - möglichst
manipulationssicher - fortlaufende Aufzeichnungen - relativ
detaillierte Angaben zu geschäftlichen Fahrten etc.).
das ist Unsinn, es muss hier kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
geführt werden. BMF vom 18.11.2009 Rz.4:
„Der Umfang der betrieblichen Nutzung ist vom
Steuerpflichtigen darzulegen und glaubhaft zu machen. Dies
kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Auch die Eintragungen
in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer
gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie
andere Abrechnungsunterlagen können zur Glaubhaftmachung
geeignet sein. Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden,
kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose
Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden
Zeitraum (i.d.R. 3 Monate ) glaubhaft gemacht werden. Dabei
reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten
(jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und
die Kilometerstände zu Beginn und Ende des
Aufzeichnungszeitraumes aus“
Das ist ja alles richtig. Aber Herr X will ja keine formlosen Aufzeichnungen, Kalender; Reisekostenabrechnungen oder sonstige Unterlagen als Nachweis vorlegen, sondern ein Fahrtenbuch führen. Und wenn er diesen Weg wählt, gibt es eben gewisse Anforderungen der Finanzverwaltung:
a) Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein.
Lt. BFH müssen die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch in gebundener oder in sich geschlossenen Form erfolgen, so dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen oder zumindest als solche erkennbar sind. Eine lose Ansammlung einzelner Daten ohne äußeren Zusammenhang ist daher schon begrifflich kein Fahrtenbuch (BFH, Urteil vom 16.11.2005, BStBl. 2006 II S. 410)
Ein elektronisches Fahrtenbuch genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert werden. Ein in Excel erstelltes Fahrtenbuch ist daher nicht ausreichend (BFH, Urteil vom 16.11.2005, BStBl. 2006 II S. 410).
b) Das Fahrtenbuch muss fortlaufend geführt werden.
Das Fahrtenbuch muss ohne Unterbrechungen für ein ganzes Jahr geführt werden. Die Fahrten müssen geordnet und in der zeitlichen Reihenfolge im Fahrtenbuch erfasst werden.
c) Die einzelnen Fahrten müssen zeitnah erfasst werden.
Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Es ist nicht ordnungsgemäß, wenn es unregelmäßig anhand von losen Notizen geführt wird (BFH, Urteil vom 9.11.2005, BStBl. 2006 II S. 408)
Gruß
Zemionow