Hallo,
ich arbeite in einer Abteilung in der wir sehr viele Hängeakten haben.
Ich bemühe mich, dass gewisse wichtige Arbeitsabläufe und deren Dokumentation sowie individuelle Dokumente den Weg in die jeweilige Akte des zu verwaltenden Gegenstandes finden.
Ab und zu kommt es aber vor, dass dem nicht so ist.
Wie kann man sicherstellen, dass so etwas nicht passiert?
Bin dankbar für jeden Tipp
Danke
Es kommt auf den Arbeitsbereich an… wenn man sowieso schon mit Scans und Handscannern arbeitet, kann man diese mit einbinden.
Jede Akte für einen Vorgang erhält einen identischen Scan aufgedruckt.
Im Scan befindet sich die Anzahl der Dokumente.
Dieser „Hauptscan“ wird am Hängeordner angebracht und dient zur Gegenkontrolle
Der Scanner gibt den nächsten Vorgang erst wieder frei, wenn die Anzahl der Akten vollständig im entsprechenden Hängeordner „angekommen“ ist … aber auch Faulheit kann dieses System austricksen.
Die kann man zwar auch wieder eliminieren. Hier ist der Aufwand jedoch oft zu groß.
Manuelle Alternative:
Jeder Hängeordner erhält einen Anfangs-Zahlencode (z.B. 01)
Die Dokumente bekommen auch diesen Zahlencode… der dann um Datum und fortlaufende Nummer egänzt wird, damit man später auch noch die Dokumente zuordnen kann (Hängeordner können manchmal schon sehr chaotisch „gefüllt“ werden *lach )
Alternative:
Verschiedenfarbige Dokumente … Farbcode für Hängeordner = Farbe der Dokumente
Problem hierbei: Die Menge der Sortierung ist begrenzt
Erzieherische Alternative:
Jeder der einen Vorgang zuletzt zur Bearbeitung hatte, ist auch für die korrekte Weitergabe/Ablage verntwortlich.
Konsequenz bei Nichtbeachtung und Chaos ?
„Freiwillige Nacharbeit“ um die Akten wieder alle auf den aktuellen Stand zu bringen. Wirkt gerade im Bürobereich sehr gut, da man dort immer noch übwerwiegend auf Gehaltsbasis arbeitet und Mehrarbeit nicht extra vergütet wird.