Firmenlösung für Textverarbeitung?

Computer: Software & Programmierung Office Software
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Wir stehen in der Firma vor einem Problem, das mit Sicherheit nicht neu ist, daher frage ich hier nach Lösungen.

Bei uns gibt es viele „Autoren“, die alle mit ein und derselben Dokumentenvorlage arbeiten müssen, aber nur mehr oder weniger geschickt mit Textverarbeitungsprogrammen umgehen können. Unsere Dokumentation verwendet Adobe Framemaker, das ist jedoch a) zu teuer und b) zu komplex, um damit jeden arbeiten zu lassen. Die Alternative war bisher Word, doch Word treibt unseren Grafikdesigner, der für Layout und Formatierung zuständig ist, zur Verzweiflung. Folgende Anforderungen haben wir an ein Textverarbeitungsprogramm:

  • WYSIWYG, mit dem auch Ingenieure, Vertriebler, etc. gut umgehen können

  • sehr restriktives Layout, das der Grafiker vorbereiten kann und an dem die vielen Autoren später nicht mehr „herumfuschen“ können. Quasi ähnlich einem Formular, in dem nur noch Text und Screenshots/Bilder von den Endusern eingefügt werden, bei dem aber nicht auf einmal Seitenränder kleiner/größer werden und ähnliche Word-Phänomene. Ich denke dabei an eine Handhabung wie bei einem CMS

  • komplexere Layout-Features wie Marginalienkästen und Tabellen im Firmendesign

  • fix und fertig im Corporate Design gestaltete Inhaltsverzeichnisse, die die User auf Knopfdruck im perfekten Design erstellen können (die Vorarbeit leistet hierfür auch wieder der Grafiker)

Zusammengefasst: Intuitiv und benutzerfreundlich, aber auch „deppensicher“ mit sehr restriktivem Layout. GIBT ES SOWAS???

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Hallo Adam,

im Prinzip geht das alles auch mit Word, wenn sich die Benutzer dazu herablassen können, sich wenigstens mit dem Thema Formatvorlagen für Absätze und für Zeichen zu beschäftigen, und auch wirklich dabei Disziplin üben.

Bei uns gibt es viele „Autoren“, die alle mit ein und
derselben Dokumentenvorlage arbeiten müssen, aber nur mehr
oder weniger geschickt mit Textverarbeitungsprogrammen umgehen
können.

Hier hilft eine zentrale Dokumentvorlage, die gegen Änderungen geschützt ist, sowohl als Dokument als auch als auch auf der Ebene der einzelnen Vorlagen.

Unsere Dokumentation verwendet Adobe Framemaker, das
ist jedoch a) zu teuer und b) zu komplex, um damit jeden
arbeiten zu lassen.

Als Server-Lizenz wäre es zwar nicht so teuer, aber es ist tatsächlich etwas anspruchsvoller im Gebrauch.

Die Alternative war bisher Word, doch Word
treibt unseren Grafikdesigner, der für Layout und Formatierung
zuständig ist, zur Verzweiflung.

Nicht Word tut das, sondern was die Anwender damit anstellen.

  • sehr restriktives Layout, das der Grafiker vorbereiten kann
    und an dem die vielen Autoren später nicht mehr „herumfuschen“
    können. Quasi ähnlich einem Formular, in dem nur noch Text und
    Screenshots/Bilder von den Endusern eingefügt werden, bei dem
    aber nicht auf einmal Seitenränder kleiner/größer werden und
    ähnliche Word-Phänomene.

Bei mir hat sich der Word-Satzspiegel noch nie „auf einmal“ verändert.

Ich denke dabei an eine Handhabung wie bei einem CMS

Hm, da schmeißt Du aber Begriffe durcheinander:

Ein CMS (Content Management System) ist eine Datenhaltung. Es gibt CMS für Word-Anbindung, z.B. docuglobe, oder für FrameMaker-Anbindung, z.B. TIM-RS, oder aber für andere Editoren, da kenne ich grade keine namentlich.

  • komplexere Layout-Features wie Marginalienkästen und
    Tabellen im Firmendesign

Auch das ist mit Word-Absatzvorlagen zu machen!

  • fix und fertig im Corporate Design gestaltete
    Inhaltsverzeichnisse, die die User auf Knopfdruck im perfekten
    Design erstellen können (die Vorarbeit leistet hierfür auch
    wieder der Grafiker)

Das kann in einer Word-Dokumentvorlage so festgelegt werden.

Zusammengefasst: Intuitiv und benutzerfreundlich, aber auch
„deppensicher“ mit sehr restriktivem Layout. GIBT ES SOWAS???

Wie schon oben gesagt: Es erfordert eine gewisse Anwenderschulung und Disziplin bei den Anwendern, dann geht das. Evtl. kann man auch Sicherheit über Makros herstellen, aber da kenne ich mich zu wenig aus damit.

Gruß, Karin

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Hallo!

Muss der Endanwender schon sehen können wie das fertige Dokument aussieht?
Sonst würde ich sagen, dass die Anwender nur den Text schreiben und die Grafiker danach den Text (und die Bilder und Tabellen) zusammen geben und entsprechend gestalten.

Oder sollten die Grafiker nur einmal etwas gestalten und sich danach nicht mehr damit befassen?

mfg
chris

4

Hi Chris,

wir produzieren viel zu viele Texte, als dass man jeden vom Grafiker setzen lassen könnte. Der Grafiker soll einen funktionierenden Master erstellen, der dann immer wieder benutzt werden kann.

Gruß
Emily

5

Hi Karin,

im Prinzip geht das alles auch mit Word, wenn sich die
Benutzer dazu herablassen können, sich wenigstens mit dem
Thema Formatvorlagen für Absätze und für Zeichen zu
beschäftigen, und auch wirklich dabei Disziplin üben.

Ich kann 250 Mitarbeitern nicht Disziplin mit Word einbläuen - das geht bei einer 10-Mann-Klitsche, aber dafür sind wir einfach zu groß.

Hier hilft eine zentrale Dokumentvorlage, die gegen Änderungen
geschützt ist, sowohl als Dokument als auch als auch auf der
Ebene der einzelnen Vorlagen.

Richtig, unser externer Grafiker hat eine solche „Vorlage“ erstellt, von „geschützt“ kann allerdings nicht die Rede sein. Angeblich ist es in Word nicht besser machbar, so sagt er.

Die Alternative war bisher Word, doch Word
treibt unseren Grafikdesigner, der für Layout und Formatierung
zuständig ist, zur Verzweiflung.

Nicht Word tut das, sondern was die Anwender damit anstellen.

Wie gesagt, die Menschen kann ich nicht ändern, ich kann nur die Vorlage deppensicher machen.

Bei mir hat sich der Word-Satzspiegel noch nie „auf einmal“
verändert.

Ich denke dabei an eine Handhabung wie bei einem CMS

Hm, da schmeißt Du aber Begriffe durcheinander:

Ich habe nicht gesagt, dass CMS ein Textverarbeitungsprogramm ist, sondern die Handhabung miteinander verglichen. Systeme wie Redaxo oder Typo3 sind dafür designt worden, dass mehrere Autoren ohne Programmierkenntnisse ihre Texte und Bilder in dafür vorgesehene Kästchen eingeben. Das Layout bleibt dabei unantastbar. Das ist absolut vergleichbar mit dem was ich suche. Ich habe schon darüber nachgedacht, ob wir nicht wirklich alle Texte in einer Online-Plattform auf diese Art und Weise produzieren und auch direkt online publizieren.

  • komplexere Layout-Features wie Marginalienkästen und
    Tabellen im Firmendesign

Auch das ist mit Word-Absatzvorlagen zu machen!

Hat unser Grafiker leider nicht zufriedenstellend hinbekommen. Der Kasten sitzt nie wie er soll, das Logo im Kasten wird vom Text nicht umflossen usw. - nur Ärger.

  • fix und fertig im Corporate Design gestaltete
    Inhaltsverzeichnisse, die die User auf Knopfdruck im perfekten
    Design erstellen können (die Vorarbeit leistet hierfür auch
    wieder der Grafiker)

Das kann in einer Word-Dokumentvorlage so festgelegt werden.

In unserer jetzigen Vorlagen gibt es eine Formatvorlage für das Inhaltsverzeichnis, die man dann aber per Hand noch weiter anpassen muss, weil die Formatvorlage z.B. die Farbe der Punkte zwischen Überschrift und Seitenzahl nicht definiert. Laut Grafiker ist dies nicht besser machbar?

Zusammengefasst: Intuitiv und benutzerfreundlich, aber auch
„deppensicher“ mit sehr restriktivem Layout. GIBT ES SOWAS???

Wenn sich jemand mit Word-Masters besser auskennt als unser externer Grafiker, vielleicht könnte er sich die Vorlage mal ansehen und skizzieren, wie das besser geht? Es wäre mir sehr recht, wenn sich herausstellen würde, dass nicht Word das Problem ist sondern der Grafiker - Vielleicht springt dabei ein Auftrag raus :smile:

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Hi adamries,

Ich kann 250 Mitarbeitern nicht Disziplin mit Word einbläuen -
das geht bei einer 10-Mann-Klitsche, aber dafür sind wir
einfach zu groß.

auch bei 10 Mann nicht, so wie ich es mehrfach aus Anfragen in Excelforen mitkriegt habe. Man kann da echt nur rigide einzelne Tabellenblattbereiche gezielt freigeben, und den Rest schützen, verbergen o.ä. , sonst kann man nach Durchgang aller 10 Mitarbeiter die Datei in die Tonne kippen.
Wird bei Word ähnlich sein, daß danach das Layout im Eimer ist:smile:

Wenn sich jemand mit Word-Masters besser auskennt als unser
externer Grafiker, vielleicht könnte er sich die Vorlage mal
ansehen und skizzieren, wie das besser geht? Es wäre mir sehr
recht, wenn sich herausstellen würde, dass nicht Word das
Problem ist sondern der Grafiker - Vielleicht springt dabei
ein Auftrag raus :smile:

Sehr sehr schade daß ihr keine Excel Probleme habt *sniff*
Gruß
Reinhard

7

Hallo erstmal,

ich kann dir jetzt keine fertige Lösung anbieten, aber grundsätzlich ist deine Idee Richtung CMS zu gehen genau richtig. D.h. eine Eingabeoberfläche anzubieten, alles in einer Datenbank zu speichern, und über vorgefertigte „Berichtsdefinitionen“ zu publizieren, wobei man durchaus auf die Möglichkeiten vorhandener externer Programme wie z.B. Word zurückgreifen kann.

Entsprechende Lösungen sind im Branchenbereich z.B. bei Juristen, … weit verbreitet, und ich habe vor ewigen Zeiten mal ein kleines Katalogsystem unter Access für einen Kunden gebastelt, was auch so gearbeitet hat. D.h. statt ständig nicht mehr aktuelle Riesenkataloge auf Halde in großen Auflagen zu produzieren, konnte man damit tagesaktuell Katalogseiten mit den jeweiligen Sonderkonditionen des Kunden generieren.

Insoweit würde ich mir überlegen, einen Dienstleister zu beauftragen, der mal ein Konzept für so ein System macht, und dann mal hierzu Preise abzufragen.

Gruß vom Wiz

8

Hallo,

im Prinzip geht das alles auch mit Word, wenn sich die
Benutzer dazu herablassen können, sich wenigstens mit dem
Thema Formatvorlagen für Absätze und für Zeichen zu
beschäftigen, und auch wirklich dabei Disziplin üben.

Ich kann 250 Mitarbeitern nicht Disziplin mit Word einbläuen -
das geht bei einer 10-Mann-Klitsche, aber dafür sind wir
einfach zu groß.

und ihre Arbeit sonst machen sie auch ohne Ansehen jeglicher Prozesse?

Und hier:

In unserer jetzigen Vorlagen gibt es eine Formatvorlage für
das Inhaltsverzeichnis, die man dann aber per Hand noch weiter
anpassen muss, weil die Formatvorlage z.B. die Farbe der
Punkte zwischen Überschrift und Seitenzahl nicht definiert.
Laut Grafiker ist dies nicht besser machbar?

muss ich leider auch passen. Das kann ich auch nicht in Word. Das kann auch FrameMaker nicht, soweit ich ihn kenne. Was ist denn der typrgraphische Sinn für farbige Leitpunkte im Inhaltsverzeichnis?

Wenn sich jemand mit Word-Masters besser auskennt als unser
externer Grafiker, vielleicht könnte er sich die Vorlage mal
ansehen und skizzieren, wie das besser geht? Es wäre mir sehr
recht, wenn sich herausstellen würde, dass nicht Word das
Problem ist sondern der Grafiker - Vielleicht springt dabei
ein Auftrag raus :smile:

Nee, also für mich brauche ich mit Sicherheit keinen Auftrag, neben meiner Arbeit studiere ich gerade auch noch, das reicht dann.

Gruß, Karin