Förderverein Grundschule, "Mittagsessenskonto" Verwaltung über Förderverein?

Behörden & Recht Allgemeine Rechtsfragen
1

Hallo Ihr Lieben.

Ich bin neu Vorsitzende eines Fördervereins für die Grundschule. Leider ohne Vorerfahrung. Lediglich durch meinen Beruf beim Steuerberater habe ich ein paar Einblicke gehabt, will den Verein aber sehr gerne unterstützen.
Nun habe ich seit ei npaar Tagen Vollmacht auf die Bankkonten und musste feststellen das wir noch ein zweites Konto neben dem Vereinskonto auf unseren Namen laufend besitzen.
Darauf ist eine sehr stattliche Summe Geld im 4 stelligen Bereich die mir noch nicht zu erklären ist.
Angeblich war das immer das Konto über das das Mittagsessen für die Grundschule abgewickelt wurde, da die Schule wohl keins haben darf.
Aber selbst wenn ich das zusammen rechne dann kann die Summe nicht stimmen.

Jedenfalls ist meine erste Frage die, was auf uns zu kommen kann. Ich weiß das dieses Konto nie erklärt wurde und wir daher ggf. auch beim Finanzamt Probleme bekommen können.

Zweitens verwaltet dieses Konto allein die Sekretärin der Grdschule, wir hätten ja damit gar nichts zu tun, hieß es auf Nachfrage.
Sie hat Vollmacht und zieht die Beiträge der Eltern ein und bezahlt den Caterer.

In unserer Satzung steht eigentlich nur die Förderung der Grundschule und der Kinder mit Spielgeräten und ähnlichen. Die Verwaltung soll laut Satzung im Vorstand bleiben.
Was hat das alles für Konsequenzen für uns?
Was müssen wir jetzt tun und ggf. ändern?
Darf ein Fröderverein überhaupt ein Essenskonto verwalten für die Grundschule?

Vielen Dank.

MfG Sabrina

2

Fremdgeld? Eltern zahlen vorab, Geld wird an Caterer ausgezahlt?

3

Das ist tatsächlich etwas seltsam.
Anscheinend ist es bundeslandabhängig, ob Schulen eigene Konten haben dürfen oder nicht - und wenn nicht, werden eben solche Konstrukte als Hilfsmittel genutzt, die Vorgehensweise erscheint mir aber durchaus auch als heikel.
Warum kann der Caterer nicht selbst direkt mit den Eltern abrechnen (das kenne ich hier von unseren Essensanbietern nur so)?

Beatrix

4

Weil er weder Lust noch Laune hat hinter dem Geld herzulaufen.

Der Caterer stellt nur das Personal.

  1. Die Küche übergibt wöchentlich die Anzahl ausgegebner Mahlzeiten.

  2. Die Küche macht wöchentlich die Bestellung beim Lieferanten und die Schule rechnet ab.

  3. Ich kenne Caterer, die bei einem bekannten Puddinghersteller, die Ware kaufen und nur noch aufbereiten lassen.

  4. Manch Caterer ist pleite gegangen, weil die Zahlungen schleppend eingingen.

  5. Die kommunalen Träger der Schule, kann auch das Land sein, kommen ihren Zahlungsverpflichtungen eher nach als manche Eltern.

Das könnten einige Gründe sein. Aber wie du schreibst, jedes Bundesland handelt anders.
Claude

6

Hatte ich überlesen. Aber ich schrieb schon dazu, warum etc…

7

Servus,

wenn sie es verwaltet, kann sie zu jedem Zeitpunkt Auskunft über die Zusammensetzung des Saldos geben. Wenn sie das nicht kann, verwaltet sie es nicht, sondern wurstelt irgendwie damit herum.

Wenn der aktuelle Saldo nicht abgestimmt ist, muss man bis zum letzten abgestimmten Saldo zurückgehen (und wenn das zehn Jahre her ist) und die Abstimmung nachholen. Dass das Konto nie „leer“ ist, ist klar: Wenn eine Zahlung an den Caterer belastet wird, sind ja schon neue Umlagen eingegangen.

Das hier:

ist jedenfalls falsch. Das Konto gehört dem Förderverein; es ist ein Fremdgeldkonto, das dieser Verein führt, und wenn sich bei Abstimmung herausstellen sollte, dass mit den Umlagen unzulässig Überschüsse erzielt worden sind, hat das der Verein zu verantworten, und sein Vorstand macht sich im Extremfall strafbar, wenn den Eltern systematisch mehr Geld abgeknöpft worden ist, als für den Caterer benötigt wurde. Vergiss das Thema Finanzamt, das ist dabei nicht wichtig. Es ist aber wichtig, ob der Verein sich an Mitteln bereichert hat, die nicht für ihn, sondern für den Caterer bestimmt waren.

Gibt es aus den letzten Jahren keine Berichte des/der Revisors/Revisoren? Auf welcher Grundlage ist denn der Schatzmeister des Vereins bei den Mitgliederversammlungen entlastet worden?

Jetzt schaust halt einmal, dass Du das Konto ordentlich abgestimmt kriegst - „Zusammenrechnen“ alleine hilft da nicht, aber das sollte Dir nichts Neues sein - wenn Du beim StB in der FiBu tätig warst, hast Du schon irgendwann mal telefonbuchdicke OPOS-Listen zum Aufräumen in der Hand gehabt und weißt, wie sich so ein Untier ausziffern lässt. Wenn sich dann herausstellen sollte, dass von einzelnen Eltern mehr eingezogen worden ist, als für ihre Kinder bezahlt wurde, sollten die ihr Geld zurückbekommen; falls sich zeigt, dass ein Überschuss vorliegt, aber dieser nicht mehr zugeordnet werden kann, sollte mit der Schulleitung abgestimmt werden, wie dieser im Sinn der verpflegten Kinder verwendet werden kann oder soll.

Schöne Grüße

MM