Hallo zusammen,
was muß man tun, damit für den angemeldeten Benutzer die Formularfelder sich automatisch auf die zugewiesenen Daten einstellt?
Beispiel:
Es gibt in einem Geschäftsbrief insgesamt 5 Dropdown-Felder die der Benutzer einzeln auswählen muß, standardmäßig zeigt der Brief immer den ersten Eintrag aus der Dropdownliste an, das ist sehr lästig, wenn man am Tage zwischen 20 und 50 Briefe einzeln schreiben muß, Serienbrief kommt nicht in betracht, da es sich dabei um unterschiedliche Vörgänge handelt und der Geschäftsbrief aus einer Vorlage kommt.
Folgende Felder sind an unterschiedlichen Plätzen im Dokument vorhanden: Telefon, Fax, Mail, Kurzzeichen, Name.
Danke Holger
Hallo Holger,
da muß man an der Geschäftsbrief-Vorlage selber ansetzen. Insbesondere kommt es darauf an, wie und woher die einzelene Drop-Felder ihre Daten bekommen.
Im Ideal-Fall werden die Felder alle aus der gleichen Datei (einer Art Mitarbeiter-Liste) mit Informationen gespeist. Dann ist es auch möglich z.B. nach Auswahl des Mitarbeiternamen den entsprechenden Datensatz auszulesen und entweder die anderen Inhalte (kurzzeichen, Tel, Fax, e-mail etc.) direkt an der korrekten Position einzutragen oder den Vorgabewert für die einzelnen Dropdown-Felder zu setzen. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn ein Sekretariat für verschiedene Beschäfftigte den Schriftverkehr erstellt.
Erstellen Beschäfftigte den Schriftverkehr hauptsächlich mit dem eigenen Namen, dann sollte man versuchen über den Benutzernamen im Netz oder in Word die Vorgabewerte für die Dropdownfelder mit einem AutoNew oder AutoOpen-Makro in der Dokumentvorlage zu setzen. Bei wenigen Mitarbeitern könnte man die entsprechenden Informationen in der Dokumentvorlage mit speichern und verwalten. Bei vielen Mitarbeitern bleibt nur der Weg über eine externe Datenbank, aus der die Daten beim Öffnen der Vorlagedatei bzw. Neuanlegen eines Dokuments abgerufen werden.
In der Firma in der ich angestellt bin ist man einen etwas anderen Weg gegangen:
Über ein Zusatzmenü in Word können die Notwendigen Standardwerte für den Brief/Schriftverkehr eingestellt bzw. ausgewählt werden. Beim Neuerstellen eines Briefes aus einer DOT-Datei werden diese Werte dann an den entsprechenden Stellen als normaler Text eingetragen.
Hoffe wenigstens ein Paar Ansätze für eine mögliche Stragie bei der Umsetzung aufgezeigt zu haben.
Gruß
Franz
[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]