Formulierung Umlaufbeschluss für Bildung Instandhaltungsrücklage

Geld & Sparen Immobilien
#1

Angenommen es soll ein Umlaufbeschluss erstellt werden, um künftig in einer WEG eine Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was könnte im untenstehenden Text missverstanden werden, was sollte noch deutlicher formuliert werden?

In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass dem Verwalter möglichst wenig „Spielraum“ gegeben werden soll, um jeglichen Mißbrauch zu vermeiden.

Umlaufbeschluss WEG Musterstr. 1, 12345 Musterstadt
Einrichtung einer Instandhaltungsrücklage

Die Eigentümer beschließen mit Wirkung zum 1.1.2014:

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage beträgt x€ / Monat mit folgender Aufteilung:

  • Wohneinheit 1 (xx):          x€ / Monat

  • Wohneinheit 2 (xx)           x€ / Monat

  • Wohneinheit 3 (xx)           x€ / Monat

  • Wohneinheit 4 (xx)           x€ / Monat

  • Wohneinheit 5 (xx)           x€ / Monat

Es wird folgende Verwendung festgelegt:

  • Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden, d. h. sie darf nur für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen verwendet werden.

  • Vor einer Verwendung der Instandhaltungsrücklage ist die Zustimmung der WEG-Mitglieder einzuholen – entweder schriftlich per Umlaufbeschluss oder per Beschluss in der Eigentümerversammlung.

  • Es ist unzulässig, Gelder aus der Rücklage dazu zu nutzen, Liquiditätsengpässe zu überbrücken.

Weitere Bestimmungen:

  • Die in die Rücklage gezahlten Gelder sind Verwaltungsvermögen der WEG.

  • Es ist ein entsprechendes separates Konto auf den Namen der WEG einzurichten, Kontoinhaber darf weder der Verwalter noch ein anderer Wohneigentümer sein.

  • Bei der kontoführenden Bank wird eine Verfügungsberechtigung für den Verwalter ausgestellt, der über die Rücklagen ausschließlich auf Weisung der WEG verfügen darf.

  • Allen Wohneigentümern muss es ermöglicht werden, jederzeit die Buchungen des Gemeinschaftskontos einzusehen, aber nicht darüber zu verfügen (z.B. per Online-Banking)

Abstimmung Umlaufbeschluss
o Ja, ich stimme dem Antrag zu 
o Nein, ich stimme dem Antrag nicht zu 
o Ich enthalte mich 

Anbei erhalten Sie die doppelte Ausfertigung dieses Beschlusses. Bitte kreuzen Sie Ja, Nein oder Enthaltung an und reichen Sie dieses Schriftstück eigenhändig unterschrieben bis spätestens xx.xx.xxxx an den Verwalter zurück.

Es ist zu beachten, dass bei einer Beschlussfassung im Umlaufverfahren alle Eigentümer zustimmen müssen. Wenn Sie mit Nein stimmen oder sich enthalten oder nicht antworten, ist der Beschluss nicht zustande gekommen.

Über den Rücklauf der letzten Antwort und das Ergebnis der Abstimmung wird unverzüglich informiert.

______________________                    ______________________________________
Datum                                                                 Unterschrift

#2

Moin,

habt ihr einen INstandhaltungs-/-setzungsplan oder wollt ihr einfach erst einmal Geld ansparen für den Fall der Fälle? IRgendwie liest sich dein Entwurf für mich, als ob da jeder jedem misstraut.

Die Höhe der Rücklagen - ich würde eine Summe festlegen und die dann aufteilen nach Miteigentumsanteilen lt. Teilungserklärung. Dann kann es kaum noch DIskussionen darüber geben, falls ein Eigentümer irgendwann meint, er habe 10 Euro mehr bezahlt als ein anderer.

Dann: habt ihr einen Beirat? Irgendjemanden aus der Reihe der Eigentümer, der der Verwaltung über die Schulter schaut? Falls, dann mal drüber nachdenken und - dazu wäre ein Beirat auch gut geeignet - das Instandhaltungskonto nur mit zwei Unterschriften freigeben lassen, d.h. der Verwalter und der Beirat zusammen.

Anderenfalls überlegt euch, einmal jährlich, wenn die Versammlung stattgefunden hat, das dann nötige Geld auf das Verwaltungskonto zu übertragen. Und da stellt sich die Frage: was heisst denn Liquiditätsengpässe? Habt ihr Lücken in der monatlichen Deckung des Verwaltungskontos? Dann müsstet ihr auch mal über eine Erhöhung des Hausgeldes nachdenken und/oder eine einmalige Sonderzahlung pro Wohnung, damit das Hauskonto liquide bleibt.

Gruß
Ex-.

#3

Hallo,

erstmal danke für die schnelle Antwort.

Moin,

habt ihr einen INstandhaltungs-/-setzungsplan oder wollt ihr
einfach erst einmal Geld ansparen für den Fall der Fälle?

Einen Instandhaltungs/-setzungsplan gibt es nicht - die Rücklage ist also für den Fall der Fälle.

Die Höhe der Rücklagen - ich würde eine Summe festlegen und
die dann aufteilen nach Miteigentumsanteilen lt.
Teilungserklärung. Dann kann es kaum noch DIskussionen darüber
geben, falls ein Eigentümer irgendwann meint, er habe 10 Euro
mehr bezahlt als ein anderer.

Im „unzensierten“ Entwurf ist es bereits so vorgesehen :smile:

Dann: habt ihr einen Beirat? Irgendjemanden aus der Reihe der
Eigentümer, der der Verwaltung über die Schulter schaut?
Falls, dann mal drüber nachdenken und - dazu wäre ein Beirat
auch gut geeignet - das Instandhaltungskonto nur mit zwei
Unterschriften freigeben lassen, d.h. der Verwalter und der
Beirat zusammen.

Einen Beirat gibt es heute noch nicht, das werden wir uns auf jeden Fall mal überlegen.

Anderenfalls überlegt euch, einmal jährlich, wenn die
Versammlung stattgefunden hat, das dann nötige Geld auf das
Verwaltungskonto zu übertragen. Und da stellt sich die Frage:
was heisst denn Liquiditätsengpässe? Habt ihr Lücken in der
monatlichen Deckung des Verwaltungskontos? Dann müsstet ihr
auch mal über eine Erhöhung des Hausgeldes nachdenken und/oder
eine einmalige Sonderzahlung pro Wohnung, damit das Hauskonto
liquide bleibt.

Eine Wohneigentümerversammlung gab es in den letzten Jahren nicht, daher auch hier der Weg über den Umlaufbeschluss - auch das ist übrigens ein Novum für die WEG. Da es hier mittelfristig um einiges an Geld geht, sollte es aus meiner Sicht eine gewisse Rechtssicherheit geben. Den Passus mit den Liquiditätsengpässen habe ich irgendwo gefunden und fand den ganz sinnvoll :smile:

Gibt es denn sonst noch etwas in der Vereinbarung, was unklar formuliert ist?

Vielen Dank schonmal
Michael

#4

Moin,

ich glaube, bei der Bank könnte es Probleme geben, wenn der Verwalter über dieses neue Konto nur auf Weisung der Eigentümer verfügen darf. Um sinnlose Diskussionen da zu vermeiden, wäre es der einfachste Weg, wenn das KOnto nur mit zwei Unterschriften, einmal Verwalter, einmal Beirat, angegriffen werden könnte.

Allerdings: ihr wollt Geld rücklegen für den Fall der Fälle. Das kann ggf. zu einer hohen Sonderumlage führen, wenn etwas Unvorhergesehenes kommt. Da würde ich vorschlagen, ihr macht mal eine Begehung einschliesslich Verwalter (plus ggf. Fachmann) und stellt einen Plan auf, wann was wohl kommen könnte. Eine Heizung für 15.000 Euro (z.B.) geht bei 5 Parteien schon gut ins Geld, wenn das Dach kommt mit 50.000 Euro wird es extrem unerfreulich.

Beispiel: Eine Begehung (ggf. mal eine Dachwartung machen lassen mit Statusfeststellung durch Dachdecker) ergibt, dass in ca. 15 Jahren am Dach grössere Maßnahmen zu erwarten sind. Gleichzeitig wird die Lebenserwartung der Heizung auf ca. 10 Jahre definiert. Dazu kommen dann noch diverse Kleinigkeiten. Die Gesamtsumme sollte aufgeteilt werden über den Zeitraum und daraus lässt sich ersehen, wieviel auf jeden Eigentümer zukommen kann. Eine bestehende Instandhaltungsrücklage kann immerhin auch ein Verkaufsargument sein.

Bist du dir sicher, dass ihr eine Verwaltung braucht? Irgendwie klingt es für mich so, als würde diese ihren Aufgaben nicht so recht nachkommen.

Und ich kann nur empfehlen: macht eine Versammlung, nicht Umlaufbeschluss. INsbesondere für die Feststellung der künftigen Investitonen - das lässt sich sehr viel besser in einer Versammlung klären als per Papier.

Gruß
Ex.

#5

P.S: Und wenn ihr einen Beirat wählt, dann stellt sicher, dass die Verwaltung eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung für diesen abschliesst. Für den Fall der Fälle :wink:

#6

Hallo Michael,

mir fehlt hier die Vereinbarung, dass der Verwalter wenn Gefahr in Verzug ist, z. B. Wasserschaden Notfall eigentsändig handeln darf und hierfür auf die Instandhaltungsrücklage notfallmäßig zurückgreifen darf.

Zudem solltet ihr euch echt mal mit der gesetzlichen Verpflichtung einer Hausverwaltung auseinandersetzen!

Solltet ihr euch selber verwalten und so eine Rücklage bilden wollen, bitte nimm zur Kenntnis, dass ihr hierzu sogar gesetzlich verpflichtet seid.

Zudem werden bei den jährlichen Eigentümerversammlungen ohnehin die Entwicklungen der Rücklage und Kontennachweis erbracht, ich denke nicht das jeder Eigentümer hier online immer auf das Konto schauen muss.

Der Hausverwalter handelt oder muss immer bei allen Entscheidungen die er trifft, den Grundsatz § 242 BGB Treu u. Glauben beachten, ich denke schon, dass die gestzlichen Regelungen und Haftungsgrundsätze ausreichend sind, da muss man nicht noch mehr Daumenschrauben für die Handlungsfreiheit eines Verwalters ansetzen.

Habt ihr einen Verwaltungsbeirat, gebildet aus Personen, bzw. einzelnen Eigentümern, welche die Interessen der WEG vertritt, das sollte doch ausreichend sein.

Gruß

BHS-Huber