Firma A beauftragt Firma B mit einer Dienstleistung. Für die geleisteten Arbeiten wird zwischen A und B ein Zahlungsziel von 30 Tagen nach Rechnungseingang vereinbart.
B entscheidet trotz Bitte um eine schriftliche Rechnungsstellung per Briefpost, eine Rechnung per Email-Anhang zuzustellen.
A ist es nicht möglich, den Anhang zu öffnen und so Kenntnis vom Inhalt und Betrag der Rechnung zu erlangen.
A teilt B diesen Sachverhalt mit. B antwortet, dass gegenwärtig wegen Urlaubs eine erneute Rechnungstellung nicht möglich sei.
14 Tage später fragt B bei A nach, wann mit Zahlungseingang des offenen Betrags zu rechnen sei.
A antwortet, dass bisher kein Rechnungseingang zu verzeichnen war und daher auch keine Aussage über eine Zahlungsanweisung getroffen werden könne. A bittet erneut um Zusendung einer Rechnung per Briefpost.
B sendet stattdessen nochmals einen unlesbaren Emailanhang. Nach einer weiteren Beschwerde seitens A korrigiert B zwar das Format des Anhangs, sendet aber nach wie vor keine Rechnung per Post.
B besteht ferner auf Einhaltung des ursprünglichen, nun gute zwei Wochen zurückliegenden, Rechnungsdatums. A möchte gerne die Zahlungsfrist ab dem Zustelldatum der lesbaren Rechnung zählen.
Ab wann gilt die Rechnung von B nun als zugestellt? Mit dem ersten unlesbaren Versuch, mit der korrigierten Fassung oder gar nicht, da trotz mehrmaliger Aufforderung keine verlässlich lesbare Zustellung per Post erfolgt ist?
Subjektive Antwort: Warum druckt A die Rechnung nicht einfach aus und betrachtet Sie als zugestellt?
Objektive Antwort: Eine Rechnung per Email ist nur gültig, wenn sie als signierte Datei geschickt wird. Die Anforderungen an die Signatur sind so hoch, dass das so gut wie niemand macht. Somit dürfte die Rechnung nicht als offiziell zugestellt gelten.
Aber: Eine Unterschrift ist für eine Rechnung nicht vorgeschrieben. Ob die Rechnung nun beim Aussteller oder beim Kunden ausgedruckt wurde ist für das Finanzamt daher nicht überprüfbar.
Man kann natürlich seine Lieferanten mit solchen Methoden hinhalten und auf diese Weise die Zahlung (vermutlich sogar legal) noch ein paar Wochen hinauszögern. Ob der Lieferant dann allerdings beim nächsten Auftrag nicht plötzlich 10% teurer ist sei dahin gestellt. Ich habe ein paar Kunden, denen ich wegen so etwas noch ein „Schmerzensgeld“ in Rechnung stelle.
Subjektive Antwort: Warum druckt A die Rechnung nicht einfach
aus und betrachtet Sie als zugestellt?
Das würde A ja gerne tun, aber der Anhang war nicht lesbar. Natürlich hat A den dritten Zustellungsversuch mit funktionierendem und lesbarem Anhang ausgedruckt und als Zustellung gewertet. Nur war das 14 Tage später!
Weder ging es in der Frage um eine Unterschrift, noch wird seit dem 01. Juli 2011 eine „qualifizierte elektronische Signatur“ benötigt.
Darum ging es aber gar nicht. Es ging darum, dass der Inhalt der Rechnung aufgrund von Übertragungsfehlern oder sonstigen technischen Widrigkeiten schlicht für den Empfänger nicht lesbar war.
In anderen Worten: Wenn eine Email mit elektronischer Rechnung im Anhang zwar ankommt, der Anhang aber für den Empfänger nicht lesbar ist (z.B. eine defekte PDF Datei, die von keiner dem Empfänger verfügbaren Software zu öffnen ist), gilt sie dann dennoch als zugestellt im Sinne der Zahlungsfrist?