Gehaltsabrechnung im Original aufbewahren oder genügt der Scan?

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#1

Hallo zusammen.

Ich bin in der letzten Zeit dazu übergegangen, meine Dokumente einzuscannen und in der Cloud abzulegen.
Natürlich sollte man manche Unterlagen im Original behalten.
Doch nicht ganz sicher bin ich mir da bez. Gehaltsabrechnungen (auf denen immerhin der Hinweis „Bitte sorgfältig aufbewahren!“ zu finden ist) und diverser anderer Dokumente, die ebenfalls maschinell erstellt wurden.
Muss man auch diese unbedingt im Original behalten oder genügt ggfs. auch die entsprechende PDF-Datei?

Grüße.

#2

Es gibt keine Aufbewahrungspflicht für die Gehaltsabrechnungen. Du kannst selber entscheiden, ob, in welcher Form und wie lange du diese aufbewahrst. Dies ist gegebenenfalls davon abhängig, ob du die Abrechnungen noch für einen anderen Zweck benötigst.

#3

Dir ist bewusst, dass das der denkbar schlechteste Aufbewahrungsort ist? Was genau spricht denn gegen ein paar (!) externe Festplatten?

Zur Frage: ich persönlich würde immer die Originale aufbewahren. Sooo viel Platz braucht es auch nicht, 45x12 Seiten zu lagern. Und irgendwann braucht man einen Nachweis für Rente, Kindergeld, … die man dann nicht mehr beschaffen kann. Weil der damalige Arbeitgeber nicht mehr existiert o.ä. Scans kann man bearbeiten, die beweisen nichts.

#4

Weil?
Nicht falsch verstehen: Ich sichere die Daten auch mehrfach, aber warum ist eine Cloud der denkbar ungünstigste Ort?

Dafür gibt es die Jahresmeldungen (DEÜV-Meldung), Gehaltsabrechnungen taugen da nicht, schon gar nicht als Nachweis.
Abgesehen davon bekommt man regelmäßig die Rentenbescheide.

Wozu benötigt man Gehaltsabrechnungen für das Kindergeld?

Ich perönlich besitze schon seit 2008 kein Original irgendeiner Gehaltsabrechnung mehr, schlicht, weil es total überflüssig wäre.

Und du erkennst, ob ich Dir ein Original oder den Ausdruck eines Scans (oder vielleicht sogar der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Datei) unter die Nase halte?

Unabhängig davon: Gehaltsabrechnungen haben die Eigenschaft, dass sie immer nur einen Monat widergeben.
Man könnte in der Praxis durch Rückrechnungen im Januar das gesamte Vorjahr ändern.

VG
Guido

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#5

Das ist so pauschal nicht richtig. Im Gegenteil: Eine ordentliche Cloud (regelmäßige Backups, über verschiedene Standorte weltweit verteilt, Datenverschlüsselung, professioneller Schutz vor Angriffen, …) ist besser als drei schlecht gemanagte USB-Festplatten im offenen Büroschrank.

Das ist so pauschal auch nicht richtig. „Ersetzendes Scannen“ kann durchaus rechtssicher geschehen, wenn gleich das mit einigem Aufwand verbunden ist.

Gruß,

Kannitverstan

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#6

Hierzu bewahrt man am Besten die jährliche Mitteilung des Arbeitgebers auf, da bekommt man immer zwei, eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung (unwichtig) und eine über die Meldung der Sozialversicherungsbeiträge. Letztere kann später wichtig sein, wenn es Unklarheiten über das Rentenkonto geben sollte.

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#7

Bingo. Die würde ich schon eher aufbewahren.

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#8

Ich antworte mal mit einem Link:
https://www.heise.de/download/blog/Cloud-Anbieter-Wie-steht-es-um-den-Datenschutz-3658164

#9

Mit dem Wissen, dass man Dateien verschlüsseln kann, hat der Link nicht wirklich einen Wert.

Während physische Datenträger den Geist aufgeben (nicht können sondern werden), sind gute Clouds vom möglichen Datenverlust her unschlagbar sicher.

Zum Rest kommt dann nichts mehr?

Gruß
Guido

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#10

… und selbst die besitze ich nur in digitaler Form …

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#11

Man kann. Aber macht man auch? Ist das dann wirklich bequem?

Nein, warum? Ich schrieb doch:

Kann doch jeder halten wie er will.

#12

Bei derart sensiblen Daten?

Sorry, aber ich kenne keinen, der das nicht macht - nicht einmal bei physischen Trägern.

#13

Danke für die zahlreichen Antworten und Vorschläge.
Nun bin ich etwas beruhigt, da ich schon diverse Abrechnungen gescannt und danach vernichtet habe, bevor ich diesbezüglich Gewissensbisse bekam.
Möge GMX die Scans also weiterhin für mich verwahren.
Vielleicht weiß auch jemand die Antwort auf eine Zusatzfrage:
Gilt das Der-Scan-reicht generell für alle maschinengefertigten Schreiben (die also keine Unterschrift tragen)?
Oder muss man auch Dokumente im Original aufbewahren, die gar nicht eindeutig als Original zu identifizieren wären?

#14

Ich kenne keinen, der überhaupt wüsste, wie man das macht. Und ich bezweifle, dass das ein nennenswerter Anteil der Bevölkerung kann. Die meisten wissen doch nichtmal, was Datenschutz überhaupt ist.

ich muss allerdings gestehen, dass ich keine Zahlen dazu habe.

Und natürlich ist das o.T. - was ebenso natürlich keinen mehr interessiert.

#15

Echt jetzt?
Kennwort auf ein PDF-Dokument oder mit einem beliebigen Komprimierer packen und verschlüsseln ist nun wirklich weit entfernt von kompliziert.

#16

Das schützt wie lange? Vor wem?


Und wer nimmt diese Mühe auf sich? Und merkt sich auch noch die entsprechenden starken Passwörter?

Ich denke, dass über 90% der Leute nicht mal den eingebauten von Windows nutzen, geschweige denn einen zusätzlichen installiert haben.

#17

Du glaubst wirklich, bei den Cloud-Anbietern macht sich jemand (oder ein Programm, was echte Ressourcen frisst) die Mühe, jedes einzelne Passwort zu knacken, was dazu auch noch illegal wäre?

Lass spaßeshalber mal einen PW-Remover über eine Datei mit einem 8stelligen Schutz laufen und stoppe die Zeit.