Gibt es neue datenschutzrechtliche Bestimmungen darüber, ob man Kundenbriefe in schriftlicher Form archivieren muss oder ob gescannte Versionen reichen?
Bisher war es meines Wissens so, dass man die Kundenbriefe immer auch im Original archivieren muss.
Vielen Dank für jegliche Hilfe
Marco
Hallo,
ich kann aus eigener beruflicher Erfahrung berichten, dass
gescannte (digitalisierte) Kundenbriefe archiviert werden
und den gleichen Status haben wir die Originale.
Wir sind jederzeit in der Lage diese gescannten Dokumente
auszudrucken und rechtsverbindlich als Originale beispielsweise
dem Kunden wieder auszuhändigen - auch gegenüber Behörden und
Versicherungen gelten diese Dokumente als Originale.
Gruß
Czauderna
Hallo,
ja, es geht, allerdings meines Wissens nicht so ohne Weiteres. Es müssen bestimmte Voraussetzungen in der EDV geschaffen werden (ohne jetzt genau sagen zu können, welche). Ich denke, es geht dabei um das Risiko der Verfälschung.
Gruss Hans-Jürgen
***
Hallo,
für „Handelsbriefe“ besteht nach §§ 257 ff. HGB eine
Aufbewahrungspflicht. Es reichen dafür auch gescannte Versionen,
allerdings bedarf es dafür idR eines Archivsystems, weil die
Rechnungen geordnet, schnell auffindbar, die Authentizität
gewährleistet sein muss (keine nachträgliche Verfälschung,
Zeitstempel, etc.).
Für Beweiszwecke gilt nur das Original als Urkunde, alles andere
unterliegt der freien Beweiswürdigung des Gerichts.
Grüße
EK
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Hallo,
ja, genau so ist es - wir sind eine Körperschaft des öffentlichen Rechts
und von daher werden alle Voraussetzungen erfüllt.
Gruß
Czauderna