Guten Tag,
ich bin vor kurzem auf GTD gestoßen und bin bisher von der Theorie begeistert.
Ich suche nun nach einer Lösung wie ich es für mich Technisch umsetzen kann. Ich will meine PC- Outlook und mein PDA als „Ablage“ nutzen. KEin Papier keine zettel etc.
Mich würde intressieren wie Ihr das System von GTD umgesetzt habt.
-> welche Software nutzt ihr?
-> Kombination Outlook und PDA
-> gibt es alternative Software ???
Danke
Hallo XAMIBOR,
endlich einmal etwas Nicht-Technisches.
Ich will meine PC- Outlook und mein PDA als
„Ablage“ nutzen. KEin Papier keine zettel etc.
Ich verwende für mein Zeitmanagement Outlook, ein Helfrecht Zeitplanbuch (Papier hat einfach eine geile Haptik, Handschrift geht besser ins Hirn und Notizen sind unterwegs schneller erledigt) und Evernote (Notizverwaltung), Termine und Kontakte werden aufs Handy synchronisiert
Im Prinzip bietet Outlook alles was Du brauchst:
Outlook 2007 bietet hier entscheidende Verbesserungen gegenüber 2003.
Der größte Fehler ist, dass die meisten User ihren Posteingangskorb als Ablage verwenden und ihre Mails nicht nicht strukturieren.
Am besten Du besorgst Dir das Buch von Lothar Seiwert: Zeitmanagement mit Outlook. Da bekommst Du alles im Detail serviert.
Gruß, Sausewind
Gruß, Sausewind
Danke für den Tipp.
werde mir mal das Buch zu legen. auch wenn es villeicht blöd klingt, aber mir sind das noch zu viele verschieden tools. Ich kenne mich. Ich lasse mal mein Notitz block liegen oder meine mappe … etc.
Was ich aber überhaupt nicht mache ist … mein Outlook prüfen und mein Handy / PDA vergessen.
Mich würde mal intressieren wie Ihr / du Outlook von den Ordnern her Organsierst, mit welchen Plugin / Macros du arbeitest um effectiv zu bleiben etc.
Danke
Hallo Xamibor,
aber mir sind das noch zu viele verschieden tools. Ich
kenne mich. Ich lasse mal mein Notitz block liegen oder meine
mappe … etc.
Genau deshalb habe ich einen teuren Lederkalender, auf den passt man auf. Wichtig ist, dass dieser Kalender in die Westentasche passt, sonst liegt er immer nur rum. Der beste Notizkalender ist der, den man mit hat. A-5 hat sich nicht bewährt, A-4 ist unhandlich. Das führende System ist für mich Outlook, für unterwegs und zum schnellen Nachschauen habe ich die Termin auf dem Handy. D.h. aber auch, dass man öfters synchronisieren muss. Eigentlich kein Aufwand, wenn man ohnehin jeden Tag mit dem PC oder Laptop arbeitet.
Was ich aber überhaupt nicht mache ist … mein Outlook prüfen
und mein Handy / PDA vergessen.
Tja mein Lieber, Disziplin ist das Wichtigste beim Zeitmanagement. Ohne Disziplin kannst Du machen was Du willst, es wird nie funktionieren. Wenn Du nicht ins Outlook, in deinen Kalender oder auf deine Aufgabenliste schaust, gerät so manches in Vergessenheit.
Mich würde mal intressieren wie Ihr / du Outlook von den
Ordnern her Organsierst, mit welchen Plugin / Macros du
arbeitest um effectiv zu bleiben etc.
Mein Outlook hat keine Plugins etc. Ich kenne leider dein Problem nicht, deshalb ist es schwierig dir jetzt einen Rat zu geben, wie du effizient bleiben oder werden kannst. Für mich ist das Wichtigste,nicht ständig Mails abzufragen, sonst wirst du permanent abgelenkt und kommst nicht dazu, die wichtigen Aufgaben zu erledigen. Wer es wirklich brandeilig hat, kann Dich ja anrufen.
Das zweite ist, den Posteingangskorb immer nahezu leer zu halten, damit behältst Du die Übersicht und trennst Dich vom Unwesentlichen. Es funktioniert so: Unwichtige Mails werden sofort gelöscht, Mails auf die ich nicht reagieren muss, kommen sofort in den Ablageordner. Mails, deren Bearbeitungszeit nicht länger als 2 Minuten dauert, werden sofort beantwortet (ist übrigens eine wichtige GTD-Regel!), alle anderen wichtigen Mails kommen in den Ordner „Wichtige Aktivitäten“. Dann habe ich noch drei weitere Ordner: Lesen/Info, Fun, Newsletter. Du hast es schon erraten, in den Lesen/Info-Ordner kommen alle Mails, die irgendwann gelesen werden können und wo nichts anbrennt, in den Fun-Ordner alle lustigen Mails (wichtig: erst lesen, wenn du Zeit dafür hast, sonst lenkt es dich nur ab und das kostet Effizienz!, die guten Newsletter (die schlechten landen im Mistkübel) kommen in den Ordner Newsletter (den liest du dann, wenn du wirklich nichts wichtiges und dringendes zu tun hast). Dieser Verteilvorgang dauert 5 Minuten, dann ist dein Posteingansordner leer und du kannst jetzt den „Wichtige Aktivitäten“-Ordner öffnen und dort die Aufgaben nach Prioritäten einteilen und auf den Kalender schieben (dann werden daraus Aufgaben). Jetzt heisst es wieder Disziplin walten lassen und abarbeiten!
Outlook 2007 bietet verbesserte Möglichkeiten der Widervorlage, der Markierung und Kategorisierung. Zusaätzlich kannst Du mit Regeln automatisch Mails markieren und in Ordner verschieben, wie z.B. die Newsletter gleich in den Newsletter-Ordner zu verschieben.
Hilfreich ist auch die Autoarchivierung, die du für jeden Ordner einzeln anlegen kannst (rechte Maustaste: Eigenschaften …) So kannst Du z.B. alle Newsletter löschen, die älter als 6 Monate sind oder auch in das Newsletterarchive verschieben.
Zum Archivieren habe ich mir zusätzliche Datendateien (.pst-Files) angelegt:
Das war es eigentlich, somit ist auch das Archivierungsproblem geregelt. Die Standardatendatei liegt auf meiner D-Partition und wird wird laufend mit allen übrigen Daten laufend gesichert, am Jahresende werden die wichigsten Mails von der Ablage ins Mailarchiv verschoben und das war es auch schon.
Ich hoffe, ich habe Dich jetzt nicht erschlagen mit Infos. Vielleicht geht es noch einfacher oder effizienter, ich bin schon neugierig.
Gruß aus Oberösterreich, Sausewind
Hi,
ich binauch gerade mit GTD dabei mich umzuorganisieren (mal wieder).
Am liebsten nach dem vorgeschlagenen System, um sowohl Beruf und Privat mit einem System zu erschlagen.
Beruflich nutze ich auch Outlook und stelle gerade das Email-Management um - ähnlich wie hier beschrieben. Für terminierte Aufgaben geht hier auch der Kalender und die Aufgabenliste.
Privat nutze ich Thunderbird/Googlemail/Googlekalender und kämpfe momentan noch mit dem Datenabgleich zwischen OutlookGooglecalendar (googlesync funktioniert leider nicht).
Ansonsten bin ich ein Fan von Mind-Maps zum Organisieren von Informationen (FreeMind als Offline oder mindmeister.com als online version).
Zusätzlich habe ich ein A5 Skizzenbuch (500 Seiten, weiss), welches ich nutze, wenn ich analog arbeiten muss (oder Brainstorming).
Bisher nicht funktioniert haben normale Kalender (mangelnde Diziplin) und PDA (unzuverlässiger Datenabgleich).
Bin aber immer über jeden zusätzlichen Tipp dankbar.
Gruss
Urizen