Hilfe ! Suchfunktion in einer Excel Archiv Tabelle

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hilfe ! Suchfunktion in einer Excel Archiv Tabelle ?

Liebe Internetgemeinschaft,
ich bin Erzieher in einer Kindereinrichtung und muss mehrere hundert Seiten an pädagogischen Unterlagen sortieren. Wir sind eine sehr kleine Kindereinrichtung ohne großen Träger im Hintergrund, der uns irgendwelche Verwaltungsprogramme stellen würde.
Also müssen wir Pädagogen das alles selber machen und können das leider nicht so wie erhofft. Es bestehen leider nur geringe aber nicht ausreichende Kenntnisse von Excel.

Folgendes Archiv – mit Suchfunktion wird benötigt:

Oben ein Eingabefeld für Schlagworte

Und super wäre dann, wenn alle in dieser Excel befindlichen Schlagwörter dann gleichzeitig (Nicht hintereinander ) gefunden werden und entweder das Wort (Rot) oder die ganze Zelle (Gelb) hinterlegt sind.

Also Beispiel

Suchfunktion

A-Spalte: Oberüberschrift (z.B. Recht)

B-Spalte: Unterüberschrift
(z.B. elterliche Sorge)

C-Spalte:
Unterunterüberschrift
(z.B. Name des Textes)

D-Spalte:
Hier stehen Schlagwörter
(z.B. 10 Fachworte, die in dem betreffenden Text vorkommen)

Es ist mit bestimmt 500 Dokumenten zu rechnen.
Leider kenn ich mich mit der Makro- Funktion nicht aus.

Ich verwende Excel Office 2003

Ich würde mich sehr über Hilfe freuen, alle Zeit, die ich hierfür verwende, werde ich ehrenamtlich machen oder kostet mich Zeit, die ich auf der Arbeit besser mit den Kindern verbringen könnte.

Besten Dank

Defi2000x

#2

Hallo,

ich verstehe nicht so ganz, was du willst.

Ggf kann man das sehr einfach erreichen, indem man einen AutoFilter setzt. Dann muss aber alles in einer Datei stehen.

Wie du 500 Dokumente durchsuchen kannst, kann ich dir nicht sagen. Aber wenn Du quasi ein Inhaltsverzeichnis für diese 500 Dokumente in Excel machst und dann in diesem Inhaltsverzeichnis nach Schlagworten suchst, dann gehts ganz einfach mit dem AutoFilter.

#3

Hallo , Danke Danke, habe schon hilfe bekommen

#4

mehrere
hundert Seiten an pädagogischen Unterlagen sortieren.
Folgendes Archiv – mit Suchfunktion wird benötigt:
Oben ein Eingabefeld für Schlagworte
Schlagwörter dann gleichzeitig (Nicht hintereinander )
gefunden werden und entweder das Wort (Rot) oder die ganze
Zelle (Gelb) hinterlegt sind.
Also Beispiel
Suchfunktion
A-Spalte: Oberüberschrift z.B. Recht)
B-Spalte: Unterüberschrift z.B. elterliche Sorge)
C-Spalte: Unterunterüberschrift z.B. Name des Textes)
D-Spalte: Hier stehen Schlagwörter
(z.B. 10 Fachworte, die in dem betreffenden Text vorkommen)
Es ist mit bestimmt 500 Dokumenten zu rechnen.
Ich verwende Excel Office 2003

Hallo Defi2000x,

ich glaube, dass das, was du da vor hast schwierig wird. Sind die 500 Dokumente die du da durchforsten willst alles Excel-Dateien, oder Word-Dateien? Und wie wird sich diese Dokumentensammlung den entwickeln?
Kommen da mit der Zeit neue Dateien dazu?

Wenn wir eine entsprechende Such-Datei entwickeln wollen, fals es geht, brauchte ich genauere Informationen über die zu durchsuchenden Dokumente.
Wir müssten also uns auf Email-Kontakt einrichten, um Dateien austauschen zu können.
Wenn du daran interessiert bist, schicke mir hier über w-w-w eine Email mit deiner Emailadresse. Ich werde mich dann per Email direkt mit dir in Verbindung setzen.

Mit freundlichen Grüßen

Johannes E.

#5

Hallo, ich werde Dir gerne helfen, kann das aber erst heute abend machen. Bitte melde Dich kurz, wenn Du meine Hilfe noch benötigst.Gruß Sylvia

#6

Hallo Defi200x,

ich denke, das geht am einfachsten über die Funktion Daten filtern. Aufwändige Makros braucht man nicht. Ich habe im web eine Anleitung für große Exceltabellen gefunden. Vielleicht hilft das weiter: http://www.merkwerk.de/files/grossetabellen.pdf

Viele Grüße
Sieglinde

#7

Hallo,
kann leider nicht helfen. Tut mir leid.
Gruß
Brandis

#8

Hallo!

Auch mein Tip wäre, den Autofilter zu verwenden.

Die entscheidende Idee hattest Du schon selbst: jedes Dokument bekommt eine Zeile mit Oberbegriff, Thema, Untertiel, usw…

Wenn Du EINEN Suchbegriff eingeben willst evtl. noch folgendes an Idee(n):

  • ergänze eine letzte Spalte „Suchdaten“ oder so, wo Du z. B. die Felder Oberbegriff, Thema und Untertiel zusammenfasst
  • die Formel dazu wäre =$A2&"/"&$B2&"/"&$C2 (angenommen die Spalten A-C sollen zusammengefasst werden und Du bist in Zeile 2)
  • diese Formel kommt in alle Zeilen; das ganze am besten gleich grau machen oder so, damit es als Hilfsspalte erkannt wird
  • wenn DIESE Spalte im Autofilter berücksichtigt ist, kann man DORT im Filter „benutzerdefiniert“ wählen = dann kann man „enthält“ und den Suchbegriff eingeben

Wozu das ganze? = so kann man an EINER Stelle was eingeben und es werden alle Datenzeilen angezeigt (gefiltert), bei denen der Suchbegriff im Oberbegriff, Thema und/oder Untertiel vorkommt und zwar irgendwo im Eintrag (also nicht nur am Anfang wie bei „beginnt mit“ oder als kompletten Eintrag wie bei „entspricht“…)

Man KANN das ganze noch etwas eleganter lösen (Eingabefeld oberhalb der Tabelle und per Formel die Zeilen als gefunden bzw. „betroffen“ oder nicht einwerten und auf diese Spalte hin entweder wieder filtern oder mit bedingten Formaten das Färbeln anfangen = wenn Euch das interessiert bitte Beispieldatei mailen oder so…

cu kai