Home-Office - Arbeitgeber möchte Unkosten bezahlen - steuerliche Hürden behindern dies

Bildung & Beruf Arbeitsplatz
#1

Hallo,

Ich arbeite zu 70% im Home-Office, die restliche Zeit bin ich bei Kunden und gelegentlich zu Meetings im Stammsitz.
Mein Arbeitgeber möchte mir die Unkosten des Home-Offices bezahlen, aber sein Steuerberater sieht Probleme.

Wie kann der AG dem AN die Unkosten decken, ohne dass es steuerliche Probleme oder Riesenaufwände gibt?
Wie kann ich die Steuervergünstigung ermitteln, die sich aus dem Arbeitszimmer ergeben?

Die Rahmenbedingungen:

  • Arbeitszimmer im Eigenheim - wird 100% ausschließlich als Arbeitszimmer genutzt.
  • Schreibtisch, Bürostuhl, Sowie PC und Handy wurden vom AG bereit gestellt
  • Aktenschränke, Drucker, Telefonanschluss, Telefongeräte werden vom AN getragen

Daraus ergeben sich etwa folgende Kosten für das Home-Office:

  • Raumgröße 14 qm (Mietspiegel = 6,60 EUR) = 92,40 EUR
  • Nebenkosten pauschal (Wasser, Heizung, Strom anteilig) = 30,00 EUR
  • Internet/Telefon, Geräte(Drucker), übrige Möbel pauschal = 15,00 EUR
    Gesamt: 137,40 EUR monatlicher (1648,80 jährlich) Mehraufwand für Homeoffice

Die Lösungen wären:

  • Erstattung mit dem Gehalt - damit wird der Betrag aber EInkommenssteuerpflichtig
  • Miete - lt Steuerberater wird die gemietete Fläche damit aber automatisch gewerbliche Fläche mit entsprechenden Nachteilen für den AN
  • Erstattung ausschließlich über die Einkommenssteuererklärung (dann werden aber nur die belegbaren Kosten abgesetzt und nicht z.B. die Miete, da Eigenheim - zudem ist der Maximalbetrag bei 1250 EUR gedeckelt) Der steuerliche Vorteil ist zwar gegeben, deckt die tatsächlichen Kosten aber bei weitem nicht.

Hat jemand eine Idee, wie sich das elegant lösen lässt? Auf welche Weise der AG dem AN hier das Geld im Idealfall steuerfrei zukommen lassen kann?

#2

Hallo,

geht es tatsächlich darum, daß die tatsächlichen Kosten gedeckt werden? Oder geht’s um die tatsächlichen Aufwendungen? Da gibt’s nämlich einen erheblichen Unterschied, der darin besteht, daß mit Kosten auch kalkulatorische Kosten gemeint sind - also Positionen, für die kein Geld fließt. Konkret sind das bei Deiner Rechnung die Raumkosten, Heizung, Möbel - eigentlich alles, was über Strom für Licht und elektrische Geräte sowie das Wasser für die zwei- bis dreimal Klospülung zzgl. Händewaschen hinausgeht. Internet und Raum sind eh da, Heizung kostet im Zweifel weniger, weil ein Mensch im Haus mit rd. 100 Watt heizt und Drucker, Möbel & Co. nutzen nicht ernsthaft berechenbar mehr ab, wenn einer ab und an mal darauf sitzt oder druckt.

Wenn hier keine atomphysikalischen Ausarbeiten notwendig sind, vereinbart einen pauschalen Auslagenersatz von 50 Euro im Monat und dann hat sich das (wobei das sehr großzügig bemessen ist; bei uns gelten 20 Euro im Monat). Ich weiß nun nicht, von wem die Initiative für die Sache ausgegangen ist, aber wer es als Arbeitnehmer auf die Spitze treibt, riskiert, daß der Arbeitgeber irgendwann anfängt, die ersparten Spritkosten für die tägliche Anfahrt gegenzurechnen.

Gruß
C.

#3

Hallo,

die Berechnung ist viel zu gering, da das Home-office automatisch zur Arbeitsstätte im Sinne der entsprechenden arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften wird - einschließlich Recht auf Begehung durch SiFa bzw. ASA und Gefährdungsbeurteilung.
Und natürlich muß dieses Home-office als Arbeitsstätte auch der zuständigen BG gemeldet werden.
Auch die Ausstattung muß natürlich den entsprechenden Mindestvorgaben des Arbeitsschutzes entsprechen.

Die Zahlen, die C-Punkt da in den Raum geworfen hat, sind deshalb völlig irreal und tendenziell eher eine Verar… der betroffenen AN.

Wie der AG das dann steuerlich behandelt, muß nicht die Sache des AN sein. Ausgaben für ein Home-office dürfen aber nie und nimmer wie Arbeitslohn (einschl. sog. „geldwerter Vorteil“) behandelt werden.

&Tschüß
Wolfgang

#4

Hallo!

Und? Du bekommst Kostenerstattung, dafür setzt du ein häusliches Arbeitszimmer ab, das rechnet sich rein und raus.

Du meinst, dass keine ausschließlichen Wohnzwecke mehr vorliegen, das könnte später einen Verkaufsgewinn teilweise steuerpflichtig machen.

Außerdem will ein Mieter auch das Hausrecht ausüben, was der Arbeitnehmer vielleicht nicht toll findet. Wenn man auf diese Ausgestaltung verzichtet, gibt es gegebenenfalls andere Probleme (steuerliche Anerkennung, Arbeitschutz usw.), das ist wohl eher, was den Steuerberater besorgt.

Du hast doch selber vorgerechnet, dass du eine ortsübliche Miete statt der tatsächlichen Kosten ansetzt, also sind deine tatsächlichen Kosten wahrscheinlich deutlich niedriger. Während Arbeitszimmer in Mietwohnungen sehr oft über 1.250 € kommen, ist das im Eigentum oft nicht der Fall. Dazu musst du statt der fiktiven Miete einfach mit Abschreibung und Fremdkapitalzinsen rechnen, dann siehst du, wo du landest.

Schöne Grüße!

#5

Ich vermute, Du hast schon gelesen, daß ich die Frage stellte, ob die Kosten oder die Aufwendungen ersetzt werden sollen. Die Aufwendungen sind überschaubar und bewegen sich in dem von mir genannten Bereich. Begehung und alles, was dazu gehört, hat selbstverständlich der Arbeitgeber zu organisieren und zu bezahlen. Gleiches gilt für den Telefon-Internetanschluß, sofern nicht der vorhandene private Anschluß mit Flatrate genutzt werden kann bzw. soll. Die darüber hinausgehenden, tatsächlich auf den AN entfallenden Aufwendungen beschränken sich auf den Strom für die angeschlossenen Geräte.

Wenn man die Kosten ersetzen will, reden wir natürlich von einer ganz anderen Hausnummer, aber dann bin ich raus. Wobei ich mir aber schon noch den Kommentar erlauben will, daß in den wenigsten Fällen ein häusliches Arbeitszimmer angemietet bzw. zusätzlich wegen der Telearbeit beim Neubau eingeplant wird. In den allermeisten Fällen hingegen handelt es sich um ein Zimmer, das sowieso da ist und nun hauptsächlich als berufliches und privates Arbeitszimmer verwendet wird. Hier mit den Kosten (d.h. einer kalkulatorischen) Miete zu arbeiten, erscheint mir vor dem Hintergrund eher mutig bzw. übertrieben.

Gruß
C.

#6

Das wäre weder Mehraufwand noch Kosten, sondern steuerpflichtiger Mietertrag (oder mehr Bruttolohn, je nach Sicht- und Zahlweise).

Vielleicht ist es für Dich dann doch praktischer, täglich ins Büro bzw. direkt zu Kunden zu fahren, um eine einfachere Abrechnung zu machen.

#7

Ganz ehrlich, lass dir 100 € mehr Gehalt geben und gut ist es. lass dir das Arbeitszimmer Pc usw vom Arbeitgeber bestätigen, sodass du diesen Anteilsmäßig von der Lohnsteuer absetzen kannst.

die 100 € kommen dir dann auch in den Sozialleistungen zu gute wie Arbeitslosigkeit, Elterngeld, Rente, Krankengeld, nicht zu vergessen ggf Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Tarifliche oder andere Erhöhungen.

#8

Danke für Eure Meinungen.
@Albarracin und @anon50614561 Danke für die Antworten - das bringt mich etwas weiter! Die tatsächlichen Kosten sind faktisch höher als mein Rechnungsansatz. Der Raum wurde aufwändig renoviert, eine neue Telefon/Internetleitung musste gelegt werden und die Aktenschränke habe ich gekauft. Diese Initialkosten kann ich steuerlich zumindest zu einem gewissen Anteil geltend machen.
Chef und ich waren uns vor Arbeitsantritt einig, dass er hier die Kosten tragen will, indem er eine monatliche Unkostendeckung abrechnet - und das sich daraus ergebene „WIE“ war der Grund meiner Frage.

@C_Punkt du scheinst vom schlechten im Menschen auszugehen und auch davon, dass Eigentum weniger Kosten als ein Mietobjekt verursacht. Anders kann ich mir deine kuriose Rechnung nicht erklären. Nicht jeder erbt Immobilien - manch eine junge Familie finanziert das zu 100% selbst.

@anon44275120 Fürchte darauf wird es auch hinauslaufen.

#9

Zum einen habe ich meiner Antwort eine Frage vorangestellt, die bis jetzt noch nicht beantwortet ist. Meine Antwort gilt für eine der beiden möglichen Antworten, was auch eigentlich klar zu erkennen ist.

Zum anderen ist es eher selten, daß junge Familien bei einem Neubau extra ein Zimmer einplanen, das nur für den Telearbeitsplatz gedacht ist und für nichts anderes und es das Zimmer nie gegeben hätte, wenn es den Telearbeitsplatz nicht geben würde. Meist läuft es doch genau anders herum: das Haus ist da, ein Zimmer ist Arbeits- und Bügel- oder Bücherzimmer und da wird dann später auch beruflich gearbeitet, wenn sich die Möglichkeit ergibt. So ist es jedenfalls hier in 100% der Fälle und wenn hier jemand dem Arbeitgeber damit käme, daß dieser (also der AG) dem Mitarbeiter doch freundlicherweise anteilige Zinsen, Heizung, Grundsteuer, Müllabfuhr, Niederschlagswassergebühr und Gartenpflege zu zahlen hätte, wäre er seinen Telearbeitsplatz sofort wieder los. Dies nicht zuletzt vor dem Hintergrund, daß der Telearbeitsplatz in Regel im Interesse des Arbeitsnehmers liegt und dieser dadurch nicht nur erhebliche zeitliche Vorteile hat, sondern auch finanzielle.

Sofern natürlich die Nutzung des Telearbeitsplatzes vor allem im Interesse des Arbeitsgebers liegt, kommt §670 BGB zum Zuge, wonach die notwendigen Auslagen vom Auftraggeber=Arbeitgeber zu tragen sind. Da sind die Auslagen aber auch auf das notwendige Maß begrenzt, d.h. wenn für das Arbeitszimmer nur 10 Quadratmeter benötigt werden, kann man nicht die kalkulatorische Miete für das ganze 25 Quadratmeter große Arbeitszimmer in Rechnung stellen.

Aber tatsächlich ist mir auch nur ein Arbeitgeber bekannt, der die Nutzung von Telearbeit in seinem Interesse quasi anordnete und das war ein großes Telekommunikationsunternehmen, das sich bei seinem Raumkonzept im neuen Bürokomplex so gründlich verkalkuliert hatte, daß die Mitarbeiter tageweise von zu Hause arbeiten mußten, weil die Zahl der Arbeitsplätze nicht ausreichte.

Wenn es sich also um einen solchen Fall handelt, dann kann man natürlich die Vollkostenrechnung aufmachen. Sofern aber der Telearbeitsplatz im Interesse des Arbeitsnehmers eingerichtet wurde, sollte man den Ball schön flach halten.

Gruß
C.

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#10

Worin besteht denn Deiner Ansicht nach der Unterschied von tatsächlichen Kosten und tatsächlichen Aufwendungen?
Nur für dich: die tatsächlich aus privater Tasche, per Rechnung bezahlten Kosten für Renovierung usw. liegen bereits mehrfach über den vom FA gedeckelten 1250EUR absetzbarer Kosten.

Ich verstehe das, was du schreibst - ich verstehe nur nicht warum du es schreibst: Wenn Du eine Frage nicht beantworten kannst, dann lass es doch sein.

#11

c.Punkt kennt sich in steuern recht gut aus, daher kann er die Frage nciht beantworten ohne alle nötigen Details zu kennen.

Eine gut gestellte frage ist eine halb beantwortete Frage.

#12

Ich habe mir weder die Begriffe noch die Unterschiede ausgedacht, sondern es handelt sich dabei um definierte betriebswirtschaftliche Begriffe:

Der hier entscheidende Unterschied zwischen Kosten und Aufwendungen ist, daß Du Aufwendungen für einen Raum hast, wenn Du ihn als Arbeitszimmer anmietest. Wenn Du hingegen das Arbeitszimmer ein Raum ist, der sowieso da ist, dann hast Du dafür keine spezifischen Aufwendungen, weil man ein Immobiliendarlehen, Grundsteuer oder Müllabfuhr nicht je Quadratmeter aufnimmt bzw. bezahlt, sondern für ein Objekt. Hier gibt es also keine unmittelbar zurechenbare Aufwendungen, sondern man kann die Kosten nur durch Umlage ermitteln (sog. Umlügen von Kosten). Bei den so ermittelten Kosten für das Arbeitszimmer handelt es sich - von direkt zurechenbaren Kosten wie dem Stromverbrauch des Laptops abgesehen - um sog. EDA-Kosten (Fixkosten, die eh da sind).

Ist halt ein bisserl blöd, daß Du die durchaus nicht irrelevante Informationen bzgl. Renovierung, Verlegung von Leitungen, gekauften Schränken usw. erst einen knappen Tag nach Veröffentlichung der Frage rüberwachsen läßt.

Am Ende bleibt es aber bei der alles entscheidenden Frage, nämlich ob der Telearbeitsplatz im Interesse des AG oder des Arbeitnehmers eingerichtet wurde. Davon hängt nämlich ab, ob der AG die Kosten tragen muß (dann kannst Du Dir den Umweg über die Steuer komplett sparen und die Rechnungen beim AG einreichen) oder ob der AN und AG eine angemessene Auslagenentschädigung vereinbaren sollten.

Gruß
C.

#13

Da steht doch gar nicht zur Debatte.
Der Arbeitgeber bietet doch von sich aus die umfasende Kostenübernahme an, wie klar aus dem Initialposting hervorgeht.
Ich darf z.B. als Handwerker mein Werkzeug selber kaufen und die Rechnung dem AG zur vollständigen Erstattung einreichen.
Was hernach mit dem Werkzeug passiert, ist eine ganz andere Sache.
Um es ganz offiziell zu machen könnte der AN die Arbeitsmittel nach Ablauf der Abschreibungsfrist für 1€/ Position offiziell vom AG abkaufen und in sein Eigentum übernehmen.

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#14

Da steht, daß er Arbeitgeber die Unkosten des Telearbeitsplatzes bezahlen will. Da steht nichts davon, ob er die laufenden Kosten, die Ausstattung oder die Vollkosten inkl. Finanzierungskosten und Abschreibungen bezahlen möchte. Es ist halt die Frage, ob letzteres schon geäußert wurde oder ob man sich so grundsätzlich einig ist, sich zu einigen, wie sich Gewerkschaften und Arbeitgeber einig sind sich zu einigen - und anschließend geht man mit völlig unverschämten Forderungen in die Verhandlungen, kloppt sich über Monate und einigt sich dann auf einen vernünftigen Mittelweg.

Da sich der Fragesteller bzgl. Umfang und Inhalt der grundsätzlichen Einigung bedeckt hält, war mein Rat vorsichtshalber, nicht mit der Maximalforderung in den Ring zu steigen, aber den kann man ja auch ignorieren.

#15

Der „Telearbeitsplatz“ wurde grundsätzlich in beider Interesse, einvernehmlich, erschaffen. Es gibt seitens AG jedoch keine Order die Aufgabe von Zuhause aus zu erledigen, weil im Büro kein Platz mehr ist oder sowas in der Art.

Lt. Steuerberater kann der AG die Rechnungen und Belege für Renovierutensilien und Möbel, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Unternehmensimmobilie stehen bezahlt werden. Zudem wären gewisse Dinge dann Eigentum des Unternehmens - was IMHO zu verkraften wäre.

Die EDA Kosten sind EDA+ Kosten geworden.
Telefon/Internet: Vorher: 9,99 EUR für ein grottiges Internet und Telefonflat mit einer Nummer. Jetzt 34,99 EUR für High-Speed Internet, 3 Rufnummern und Telefonflat (ohne Auslandsgesprächen und Telefonaten in Mobilfunknetze - diese kommen bisweilen noch dazu)
Strom: Vorher Abschlag ca. 100 EUR Jetzt ca. 115 EUR (bei gleichen Konditionen)
Heizung: Gesamtkosten für 2017 ca. 1000 EUR Jetzt ca. 1200 EUR (da die Heizung tagsüber nicht auf 16° herunterregelt sondern durchläuft - der Winter 16/17 war härter als der 17/18)
Das ist eine recht einfache Rechnung die nachweist, dass die EDA Kosten um ca. 56 EUR gestiegen. Dazu kommen gelegentliche Mehrbelastungen durch Telefonie ± 5-15 EUR monatlich.

Es geht mir auch nicht um eine Minutiöse Auflistung aller Faktoren, sondern um einen einigermaßen fairen Ausgleich meiner durch die Home-Office Bereitstellung entstandenen privaten Mehraufwände, sowie eine gewisse Kompensation dessen, dass ich ca. 10% meiner Wohnfläche bereit stelle.

Allein schon aus Gründen der DSGVO kann ein solcher Raum nicht mehr anderweitig genutzt werden. Es muss ein Sichtschutz von Außen angebracht sein, um den Blick auf die Daten gegenüber Dritten zu verhindern, ebenso muss der Raum verschlossen sein, wenn nicht gearbeitet wird.
Hätte ich eine Loft und in einer Ecke einen Schreibtisch stehen, liese sich das nach meinem Kentnisstand nicht mit der DSGVO vereinbaren.

  • wie haben die Mitarbeiter des „großen Konzerns“ die Kosten verrechnet? Da war die Order des AG ausschlaggebend nehme ich an?
  • Wie werden diese Aufwandsentschädigungen von 20 oder 50 EUR angegeben? Sind diese Steuer- und Sozialabgabenpflichtig?
#16

Tu ich doch gar nicht - der AG und AN sind sich einig - es geht nur um das WIE!! (steht mehrfach im Thread)

#17

Ich glaube, diese ausführlichen Ausführungen wären zusammen mit Deinem Text von heute morgen 10:09 Uhr gleich zu Anfang an hilfreich gewesen.

M.W. werden da gar keine Kosten verrechnet; die Mitarbeiter haben auch keinen vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz, sondern lümmeln zum Teil mangels Arbeitszimmer auf dem Sofa herum. es gab bis heute keine Begehung hinsichtlich der Tauglichkeit der Verhältnisse im Hinblick auf die Arbeitsstättenverordnung und auch keine Prüfung der elektrotechnischen Anlagen.

Sie werden als Aufwandsentschädigung ausgewiesen und erhöhen Steuerbrutto sowie SV-Brutto KV, RV und AV.

#18

Und da lese ich eher Grosszügigkeit des AG:
Er würde wohl alles bezahlen, was an Kosten anfällt und das FA an Kostenübernahme zulässt, ohne dass es zum Bumerang z.B. in Form von Steuern/ zusätzliche Abgaben für den AN oder ihn selber wird.

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