Wir sind fünf Makler welche jeweils unter einer eigenen Firmierung auftreten. Wir wollen jedoch zukünftig in einer Bürogemeinschaft zusammenarbeiten und nach außen unter einer gemeinsamen Firmierung in Erscheinung treten.
Hierzu suchen wir eine passende und unseren Anforderungen im weitesten gerecht werdende Workflow- und Datenbasis. Ist dies evtl. unter Outlook darstellbar, kennt sich hier jemand aus?
Ansprüche/Wünsche mit unterschiedlicher „Gewichtung“ an die zu verwendende Softwarelösung:
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Von der Örtlichkeit unabhängiger Datenzugriff (Clientserverlösung, Onlinelösung oder sonstiges).
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Bei einer Onlinelösung soll eine Offline- Bebarbeitungsmöglichkeit vorhanden sein.
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Datenzugriff vom Iphone aus sollte möglich sein.
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Mit Windows sowie mit Mac-Os kompatibel.
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Das Programm sollte in der Bedienung so intuitiv wie irgend möglich sein sowie größtmögliche Transparenz und Übersicht aufweisen
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Termine sollen als privat/persönlich zu kennzeichnen sein.
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Kontakte sollen als privat/persönlich zu kennzeichnen sein. Der Betrachter soll sehen, dass dieser Termin eingetragen/diese Zeit geblockt ist, jedoch jeder außer der Ersteller des Termins sieht keinen Inhalt.
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Kontakte sollen als persönlich/vertraulich kategorisiert werden können. Es soll sichtbar sein, dass es diesen Kontakt (ohne Kontaktinformationen) gibt, kontaktiert und bearbeitet soll dieser jedoch nur von demjenigen werden, der diesen angelegt oder von einem Zuarbeiter/Backoffice zugeordnet bekommen hat.
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Eine Dublettenprüfung soll möglichst schon bei der Eingabe von Kontakt- oder Objektdaten automatisch durchgeführt werden.
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Es soll die Möglichkeit bestehen vorgegebene Kriterien von Kontaktdaten wie Kontaktart, Lage usw. auszuwählen, allerdings auch für uns überflüssige oder neue Kriterien raus zu nehmen bzw. durch fehlende und für uns nötige zu ergänzen.
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Globale Kontaktdatenerfassung einmalig, anschließende Qualifizierung in Anfrager, Kunde, Mieter, Eigentümer usw. mit der jeweiligen Erfassung der Such-, Lage oder sonstigen Kriterien.
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Qualifizierungsmöglichkeit nach A,B,C- Kunden
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Globale Objektdatenerfassung einmalig, anschließende Qualifizierung in Wohnen, Gewerbe, Grundstück, Investment usw. mit der jeweiligen Zuordnung der Objekt und Lagekriterien.
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Individuelle Zugriffsrechte Vergabe für Kontakte und Objekte. Jeder soll den von ihm angelegten Kontakten und Objekten jeweils individuelle Lese-, Schreib und Bearbeitungsrechte zuordnen können.
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Grundsätzliche Vergabe von Administrator- und Mitarbeiterrechten, sowie individueller Benutzerrechte.
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Eine integrierte Nachweisführung (Verknüpfung der jeweiligen Aktivitäten zu Objekt(ten), Kontakt (ten)), z.B. soll bei einer Selektion auf ein Objekt jeder selektierte Interessent ein individuelles Angebot per E-Mail mit PDF-Anhang bekommen, diese Aktion soll jeweils beim angebotenen Objekt(ten) und den angeschriebenen Interessenten eine Aktivitätenverbuchung auslösen, ebenso soll aus dieser Aktion die Möglichkeit bestehen eine Nachfass-Widervorlage zu generieren) muss vorhanden sein.
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Eine Stapelbearbeitung soll möglich sein. Es befinden sich z.B. in der Wiedervorlage diverse Kontakte die vorweg mit einem Angebot angeschrieben wurden sich jedoch noch nicht gemeldet haben, diese sollen in einem „Rutsch“ mit einem „Nachfassschreiben“ angeschrieben werden können. Aus einer solchen Aktivität soll sich wiederum eine entsprechende (am Wiedervorlagetermin soll ersichtlich sein, dass dieser Kontakt bereits mit dem z.B. „Nachfassschreiben1“ angeschrieben wurde, folglich wäre die nächste Aktion, diesen Kontakt direkt kontaktieren oder „Nachfassschreiben2“ versenden) Wiedervorlage erzeugen lassen. evtl. ist hier auch ein automatisierter Workflow möglich welcher durch individuellen „Eingriff“ „beeinflussbar“ ist
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Hinterlegung von Bearbeitername oder Kürzel, Datum, Uhrzeit und Art bei jeder Aktivität.
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Möglichkeit aus jeder Aktivität eine Widervorlage zu generieren und einem Bearbeiter zuzuordnen.
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Eingehende Faxe sollen direkt in der Datenbank auflaufen (ggf. auch zusätzlich auf dem Drucker), eine Funktion „eingehendes oder ausgehendes Fax“ mit direkter Verknüpfung zum jeweiligen, in der Datenbank hinterlegten Kontakt sowie der Verbuchung einer entsprechenden Aktivität und dazugehörigen Wiedervorlage
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Eingehende Briefe sollen in der Datenbank mittels Scann und Zuordnung zum entspr. Kontakt und/oder Objekt hinterlegbar sein.
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Zur Erfassung von Gewerbeobjekten eine Erfassung von Objekt und Einheiten im jeweiligen Objekt.
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Kontaktdatenerfassung aus der Zwischenablage.
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Individuelle Kalenderführung sowie gegenseitige Einsicht in den Kalender als auch Abstimmung von Terminen untereinander
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Geburtstagsdaten sollen verbucht werden können
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Adressverbindungen/Hierarchien sollen darstellbar sein
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Es soll möglich sein aus den Kontaktdaten heraus einen Anruf zu tätigen. Hier soll sich automatisch die Aktivität „ausgehender Anruf“ aufrufen. Ebenso soll bei einem eingehenden Anruf eine Aktivität mit der Bezeichnung „eingehender Anruf“ aufgerufen werden (mit der Möglichkeit Gesprächsdetails zu verbuchen, erzeugen…
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Bei einer Terminvereinbarung und Eintragung in den Kalender soll eine Generierung einer Terminbestätigung mittels Standard-Terminbestätigung per Mail (PDF), Fax oder Brief aktiviert werden können. Ebenso sollte sich aus dieser Aktivität eine Wiedervorlage als „Memo“ (um ggf. etwas vor zu bereiten oder zu erledigen oder oder oder) vor dem jeweiligen Termin erzeugen lassen.
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Der Kalender soll eine (evtl. mehrfache) Erinnerungsfunktion aufweisen.
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Die verbuchten Aktivitäten sollen im Nachhinein nicht abänderbar sein
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Bei Kontakten und Objekten soll zwischen aktiven und passiven unterschieden werden können, dies soll auch bei der Suche Berücksichtigung finden (standardmäßig und zur besseren Übersicht der Suchergebnisse nur nach aktiven suchen, erweiterte Suchmöglichkeit = passive mit einbeziehen).
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Eine freie Selektion von Kontakten oder Objekten soll, auch ohne Abgleich mit Kontakten oder Objekten mit frei definierten Kriterien möglich sein. Soll bedeuten, ich suche z. B. ein Grundstück mit entsprechenden Kriterien und muss hierzu nicht zwingend einen Kontakt anlegen der diese Suchkriterien mittels seiner eingegebenen Anfrage erfüllt und ich das Grundstück auf diesen selektiere, sondern ich kann quasi eine freie Objekt/Kontaktselektion mit frei „erfundenen“ Kriterien generieren.
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Ein Ausdruck/ PDF Erzeugung der Aktivitäten je Kontakt oder je Objekt muss möglich sein, dies auch für einen oder eine Selektion von Kontakten oder Objekten
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Eine Rechtschreibprüfung bei jeder Eingabe soll vorhanden sein
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Nach dem Programmstart und/oder auch als „Basisansicht“ sollte ein Home- Start- oder Hauptbildschirm mit der Übersicht an ToDo`s Wiedervorlagen Terminen usw. angezeigt werden
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Um eine gute Übersicht in der Tagesansicht zu erreichen sollen Wiedervorlagen/ ToDo`s nach deren jeweiliger Priorität markierbar und in der Tagesansicht ggf. entsprechend selektierbar sein.
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