Gibt es eine schnelle Möglichkeit, in Excel automatisch Zellen herauszuzählen, sobald diese einen Inhalt haben? Ja, das geht – mit der ZÄHLENWENN-Funktion.
In unserem Beispiel haben wir eine Excel-Tabelle, in der manche Zellen einen Text-, andere einen Zahleninhalt besitzen. Manche Zellen sind auch komplett leer, besitzen also keinen Inhalt. In unserem Beispiel möchten wir nun, dass Excel automatisch auswertet, in wie vielen Zellen Inhalte stehen.
Für diesen Zweck besitzt Excel die Funktion ZÄHLENWENN. Sie befindet sich bei den Formeln im Bereich Mehr Funktionen – Statistisch . Wie die Beschreibung der Funktion andeutet, muss man bei Zählenwenn zunächst einen Bereich definieren, der geprüft werden soll. Anschließend legen wir die Suchkritierien fest, um die Funktion nach bestimmten Inhalten suchen zu lassen .
ZÄHLENWENN-Funktion in Excel anlegen
In unserer Beispieltabelle möchten wir, dass der Bereich von A1 bis D7 durchsucht wird. Wir legen also in einem Feld, in dem unser Ergebnis ausgespielt werden soll, eine neue ZÄHLENWENN-Funktion an. Anschließend bestimmen wir den Suchbereich. Wir klicken also das Feld A1 an und ziehen mit gedrückter Maustaste das Suchfeld so lange auf, bis der gesamte gewünschte Bereich erfasst ist. Natürlich können wir den Suchbereich auch per Hand eingeben. Wie bei anderen Funktionen werden hier die Startzelle links oben und die Schlusszelle rechts unten, von einem Doppelpunkt getrennt, angegeben.
Nun legen wir die Suchkriterien fest. Wenn wir hier in unsere Tabelle klicken wird ZÄHLENWENN den gesamten Bereich nach dem exakten Inhalt der gewählten Zelle durchsuchen. Wollen wir etwa wissen, wie oft in unserem Beispiel das Wort Äpfel auftaucht, klicken wir auf eine Zelle, die dieses Wort enthält. Sobald wir mit OK bestätigen, wird uns das Ergebnis unserer Suche angezeigt.
Unterscheidung: Textinhalte oder Zahlenwerte
Was, wenn wir nur nach Textinhalten, aber nicht nach Zahlenwerten suchen wollen? In diesem Fall verwenden wir einen Platzhalter. In Excel ist der allgemeine Platzhalter für alle Textinhalte das Symbol STERN. Fügen wir also die ZÄHLENWENN Funktion neu ein, und geben im Bereich Suchkriterien ein Sternsymbol an. Das Ergebnis: In unserem Beispiel befinden sich 16 Zellen mit reinem Text.
Bei Zahlenwerten reicht es in der Regel aus, nur nach allen Zahlen zu suchen, die größer als 0 sind. Sollten sich Zahlenwerte in unserem Dokument befinden, die negativ sind, müssen wir zusätzlich noch nach Zahlen kleiner 0 suchen.
Wir könnten nun also nach allen Texten sowie positiven und negativen Zahlen suchen, und die Ergebnisse einfach aufsummieren. Damit sind alle Zellen mit Inhalte gezählt; übersichtlich, aber auch etwas umständlich.
Wir können der ZÄHLENWENN Funktion zum Glück aber auch direkt sagen, dass sie nach allem suchen soll, das kleiner oder größer als eine leere Zelle ist; darin wären auch Textinhalte inbegriffen. Dazu geben wir einfach ins Feld Suchbegriff ein „kleiner als“ und direkt dahinter, ohne Leerzeichen, ein „Größer als“ Symbol ein.