Interne Quittungsformulare per EXCEL

Hallo,

ich hab eine KleinST - Firma (Belieferung von Pflegeeinrichtungen mit Drogerienartikeln), und der abendliche Schriftkram wächst mir über den Kopf…

Von jedem Seniorenheim liegt mir eine einfache
EXCEL - Tabelle aller Bewohner vor:

Name und rechts davon
„M“ männlich bzw. „W“ für die Damen.

Nur für die hausinterne Buchung mit den Be-
wohnerkonten, also nicht fürs Finanzamt, muss
ich Quittungen erstellen, sei es 1 Duschbad zu
€ 1,45 oder ein Stück Seife zu € 0,95.

Relevante Daten auf diesen „Quittungen“ sind

  • Betrag in Ziffern
  • Betrag in Worten
  • Name des Bewohners / der Bewohnerin
  • Verwendungszweck (sollte änderbar sein,
    etwa wenn’s mal nur Süßwaren sind)
  • Datum

Das Quittungs - F O R M A T:
DIN-A-6, also 4 Quittungen pro A-4-Seite

Ich möchte also aus den mir vorliegenden Be-
wohnerverzeichnissen die Bewohner markieren,
die eine „Quittung“ erhalten, den Betrag
einfügen, und EXCEL erstellt diese Belege.

Ich googelte ca. 45 Minuten nach EXCEL -
Vorlagen, fand zwar einige Lösungen, doch
bleibt es nicht erspart, die Namen einzutippen


Meine Frage an Dich lautet bitte: ist Dir eine
EXCEL - Vorlage bekannt, die pro A-4-Seite
eben 4 Quittungen druckt und den Betrag in
Ziffern auch als Wort ?

Vielleicht finde ich dann eine Möglichkeit,
„Herr Müller“ aus den mir vorliegenden Be-
wohnerverzeichnissen zu integrieren … statt
manuell eingeben zu müssen.

Bin für jeden Tipp dankbar!

Schönes Wochenende und Gruß von

Josef

Hallo,
tut mir leid, so etwas habe ich auch noch nicht gesehen.
Heinrich

Hallo Josef,
ich hab mal eine kleine Datei zusammengebastelt (u.a. mit einer Funktion aus Herber’s Excel-Forum). Wenn Du mir ein kurzes Mail mit Deiner Adresse schickst, sende ich Dir die Datei (mit kurzer Erklärung) zum Ansehen und Ausprobieren zu.
meine maildadresse: [email protected]

Servus
Gerd

Hallo Josef,
vorab einige Fragen:
Warum nicht mit Word und einem Serienbrief, hast Du kein Word?
Die Artikel musst Du aber auch mit Hand einfügen?
Schicke mir doch mal eine Mustertabelle der Bewohner
Wenn Du nur den Betrag eingeben willst, woher soll Excel wissen um welche Artikel es sich handelt. Du könntest eine Liste der Artikel als Tabelle anlegen dann kann man den Text per Formel eintragen lassen.
Renate

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Hallo Renate,

besten Dank für Deine Mail.

Ich habe ein mehr oder weniger selbsterklärendes
EXCEL - Formular vorbereitet, kann es jedoch auf diesem Weg nicht an Dich schicken.

Ich weiß, Probleme per Text zu erklären, ist nicht
einfach.

Ich hab’ als EXCEL - Vorlage das Verzeichnis aller
Bewohnernamen, sagen wir 80.

Von diesen kaufen 35.
Somit kopiere ich das komplette Bewohnerverzeichnis in
eine andere Tabelle, lösche die Namen der Bewohner
ohne Umsatz und trage rechts den jeweiligen Warenbetrag
ein, dann Autosumme, und unten der Gesamtbetrag.

Dieses Löschen der Bewohner ohne Umsatz dauert schon
eine gewisse Zeit, was ich dann jedoch unter WORD
erledigen muss:

Hab mir 12 Seiten WORD - „Leerdokumente“ zusammengefügt. Pro A-4-Seite vier Quittungen ohne
Namen, Betrag in Ziffern und als Wort und ohne Datum.

Ich muss dann bei 35 Quittungen manuell eintippen:

Bewohnername

Betrag in Ziffern

Betrag in Worten

Quittungsdatum

gegebenenfalls Verwendungszweck, meist Pflegeartikel,

ab und zu füge ich dann noch Obst oder Süßwaren
hinzu.

Was der letzte und ebenfalls zeitraubende Schritt ist:

die Buchhaltung der Seniorenheime muss sich darauf
verlassen können, dass meine Quittungen zu 100% korrekte Beträge enthalten, Vertippen, Zahlendreher brächte Ärger ein, da diese Quittungen mit den Bewohnerkonten verbucht werden.

Die Angehörigen der Heimbewohner erhalten monatlich eine Gesamtabrechnung über Pflegekosten, Rechnungen für Maniküre, Pediküre, Telefon etc. … und wenn dann eine (meine) Quittung oder Buchung dabei ist
„Körperlotion € 38,50“ statt € 3,85, upppsss!!


Das Optimale wäre eben:

ich notiere neben den Bewohnern, die eine Lieferung
bekamen, den Betrag. EXCEL erstellt das o.g. Verzeichnis mit den 35 Bewohnern samt jeweiligen Beträgen.

Und setzt die Namen, die Beträge in Ziffern und Worten ein. Dazu das aktuelle PC - Datum; so ich erst ein oder 2 Tage später zum Bearbeiten komme, setze ich das PC - Datum entsprechend zurück.

Und: falls ich nicht anderes hinzufüge oder komplett ändere, steht als „Verwendungszweck“ Pflegeartikel.

Dir einen schönen Sonntag, und so Du eine Idee hast,
wäre ich sehr dankbar.

Besten Gruß,

Josef

Servus Josef,
ich habe eine einfache Möglichkeit gefunden, allerdings bedeutet diese, alle Beträge erst einmal selbst zu erfassen. Bsp.:

a1 1 b1 eins
a2 2 b2 zwei
a3 3 b3 drei
usw. bis zu der Größenordnung, die Du in der Regel brauchst. Idealerweise in einer extra Tabelle sagen wir hier Tabelle 2.
Nehmen wir an der Rechnungsbetrag in Zahlen steht in der Quittung in Zelle A1, dann gebe auf der Seite in der Du die Quittung oder Rechnung erfaßt hast neben dem Rechnungsbetrag in Zahlen folgende Formel ein: =SVERWEIS(A1;Tabelle2!A1:B3;2;FALSCH).
Es gibt aber auch noch eine bereits vorgegebene Formel in VBA programmiert, dazu kann ich Dir aber leider keine Hilfestellung leisten.
Viele Grüße
Haupt

Hallo Josef,

hier ist ein Link http://www.herber.de/forum/archiv/948to952/t948040.htm zu einem Makro, welches Deinen Betrag in Worte umwandelt. Kopiere dieses Makro in Deine Arbeitsmappe und passe die Formel in Spalte B an Deine Tabelle an.
Mit einem Serienbrief in Word holen wir die Daten aus der Exceltabelle.
Welche Spaltenüberschriften sind in der Tabelle enthalten?
Welche Version von Excel und Word hast Du?

Gruß Renate

Hallo Josef,
auf http://www.doktus.de/dok_upload.html kannst Du Deine Tabelle und Word Dokument hochladen.
Das ist offiziell siehe http://www.wer-weiss-was.de/app/faqs/classic?entries…
ziemlich weit herunterscrollen.
…wie verlinke ich Bilder und andere Dokumente…
ich habe in zwischen schon eine Lösung gefunden. Dafür brauche ich Deine Vorlagen. Habe mir Muster erstellt und es funktioniert. Du gibt die Daten in der Exceltabelle ein und in Word werden alle Angaben in das Formular eingetragen. Es werden nur die Belege mit Beträgen gedruckt. Du musst auch nichts löschen und kopieren…
Gruß Renate

Hallo

Tut mir leid eine solche Quittung ist mir leider nicht bekannt. Aber ich würde mir diese einfach selber im Excel zusammenstellen.

Den Namen kannst Du mit einem SVERWEIS ziehen, hierfür müsste aber jeder Bewohner eine Kundennummer oder so bekommen.

Ob Herr oder Frau kannst Du vom M und W mithilfe eines SVERWEIS über die Kundennummer ableiten.

Ich hoffe ich konnte Dir helfen.
Gruss

uhhh Josef - das ist eine langwierige Aufgabe. Mein Vorschlag - stell die Frage in ein allg. EXCEL Forum. Da könnte jemand so was ähnliches gemacht haben. Dies dann umzubauen ist einfacher. Neu erstellen ist Zeitraubend. Deshalb sei mir nicht böse - zu viel Arbeit. Ich wünsche dir viel Erfolg und Freude in der Pflegeinrichtung
hans S

Hi

Dass, was Du brauchst, ist ohne etwas Arbeit nicht zu machen.

Hier mein Vorschlag:

Für jedes Heim ein Tabellenblatt.
Spalte 1 die Personen Kennziffer (habt Ihr doch bestimmt, oder?)
Spalte 2 Name
Spalte 3 Vorname
Spalte 4 Name und Vorname
( bsp: in Feld B3 Steht König
in Feld B3 steht Wolfgang
in Feld D3 folgende Formel:B3&" "&C3
die Formel nach unten kopieren

In die nachfolgenden Spalten kannst Du noch eigene wichtige Daten füllen.

Zusätzlich zu den Tabellen der Bewohner noch ein Tabellenblatt zum Bearbeiten.
Und ein Tabellenblatt, in dass die Namen eingeschrieben wird. (Dient als Grundlage für Datengültigkeit um eine Liste zu erstellen, aus denen Du die Namen auswählen kannst.)

Das Ziel:

A) Aus einer Liste (Dropdown) dein Heim auswählen
Dadurch werden die Namen der Heimbewohner und die PK in das Tabellenblatt Namen geladen. Dadurch sind alle Daten erst mal auf ein Heim beschrenkt.
B) aus einer Liste (Dropdown) den Namen des Heimbewohners auswählen.
Jetzt kann die Quittung an den Heimbewohner fertig gestellt werden.
Analog dazu ist es noch möglich eine Tabelle mit Artikeln zu erstellen, die, wenn ausgewählt, den Preis angeben.

Wenn Du dass möchtest, kann ich Dir zwar helfen, ist kein Hexenwerk, Die Arbeit dazu musst Du aber selber erledigen. Formeln usw. kann ich Dir dann mitteilen.

Hallo,

sorry, dies ist eine Anfrage, die über einfache kurze Hilfe weit hinausgeht. Das ist eher schon ein kleiner Software-Entwicklungsauftrag.

Ich habe leider im Augenblick nicht die Zeit hier tiefer einzusteigen und die Anforderungen genau zu klären.

Gruß Frank

Danke für Deine Antwort. Kann Deine Haltung verstehen.
Dachte, EXCEL „macht sich“ mehr oder weniger alleine,
wenn’s nur um Druckerausgaben, nicht um komplizierte
Formeln geht.

Nur zu Deiner Info: von 1984 - 1989 entwickelte ich,
damals freilich unter DOS, nebenberuflich ein komplettes Branchenprogramm für große Fleisch verarbeitende Betriebe, und dies war bis ca. 2005 auch mein „täglich Brot“, also der Verkauf und die ständige Weiterentwicklung.
Die Programmiersprache war zwar „nur“ BASIC, doch zu einen der vielen der 23 Branchenpaketen gehörte auch die „Rezepturoptimierung von Wurst“, und das passierte auf der Basis lineare Optimierung nach dem Simplexverfahren. - 2 gesetzlich vorgeschriebene Minimal- und 2 Maximalanforderungen, unter Berücksichtigung von Gewichtsschwund, Zugabe von Wasser in Form von Eis und letztlich Gewürzen / Hilfsstoffen, die vom Gewicht her zwar eine Rolle an sich spielten, nach deren Berücksichtigung jedoch wohl auf diese Anforderungen.

In anderen Worten: eine Wurst noch billiger zu machen war mathematisch / analytisch nicht mehr möglich.


Diese Progs laufen nach wie vor unter WIN bis Version 7, jedoch nur im 32-Bit-Modus, bei 64 ist dann Ende.


Dann „zurück zu den Anfängen“ … ich häng’ dann etliche Nächte an und schreib mir sowas selbst.

Danke in jedem Fall für Deine Antwort!

Gruß

Josef

Hallo Josef,

eine Vorlage, die deinen Anforderungen entspricht, kenne ich nicht. Ich habe aber mal eine kleine Demodatei gebastelt, die dir vielleicht weiterhelfen könnte. Schick mir über das Autorenprofil deine E-Mail-Adresse, dann sende ich dir den Downloadlink.

Gruß,
Carsten

Hallo Carsten,

hab Dank für Deine Mail.

Meine Mailadresse:

[email protected]

Das Zeitaufwändigste ist eben das Erstellen von
Quittungen auf der Basis einer vorliegenden
einfachen EXCEL - Aufstellung:

Albrecht
Berthold
Bayer
Beyer
Eilert

… neben „Albrecht“ den Quittungsbetrag eintragen,
gleiches für Bayer und Eilert, und die Quittungen
werden erstellt.

Schönen besinnlichen 1. Advent!

Josef

Hallo Josef,
wird meine Hilfe noch benötigt oder hat es sich erledigt.
Es wäre nett, wenn Deinerseits eine Reaktion erfolgen würde. Habe doch geschrieben, dass ich eine Lösung parat habe, dazu aber Deine Tabelle und Dein Word Dokument benötige um alles einrichten zu können und Dir zur Verfügung zu stellen. In der letzten Mail habe ich geschrieben wo Du die Dateien ablegen kannst, dass ich sie bekomme.
Renate

Hallo Renate,

hab vielen Dank für Deine Mail, mit der ich echt nicht rechnete, also,
ob Deine Hilfe noch benötigt wird … und WIE!

Zunächst lud ich „josef.xls“ auf den von Dir angeklickten Link hoch,
doch dann passierte nichts.
Anschließend stellte ich ein 3-Minuten-Video (Zusammenschnitt von
Vorlagen EXCEL / WORD) unter

http://www.youtube.com/watch?v=y9IRXJka8Ro&feature=g…

ein und sandte Dir den Link, der via wer-weiss-was also nicht ankam.

Wenn Du möchtest, schau Dir bitte mal die Website www.DerHerrJosef.de
an. - Dort findest Du ua. auch meine Mailadresse.

Diese Website ist alles andere als professionell; meine „Endkunden“ sind
Bewohner von Pflegeeinrichtungen, die freilich keinen PC und somit Zugang zu
Mails haben. - Nein, ich plane eine groß angelegte
Briefaktion an ca. 90 Seniorenheime re Belieferung von Bewohnern ohne
Angehörige, die regelmäßig Pflegeartikel (Duschbad, Shampoo, Lotion, Zahn-
pflege, eben das volle Programm) mitbringen.

Diese Homepage ist daher nichts anderes als ein reines Infoportal in Begleitung
zu diesen etwa 90 konventionellen Briefnen; Mails werden allzu schnell abgeklickt!


Bei „Josef.de“ -> Referenzen findest Du auch den Bericht einer Heimzeitschrift über
mich & meinen beruflichen Werdegang. Nun, sehr gute berufliche Qualifikationen
hin oder her: sobald „man“ eine vor dem Alterstacho hat und NICHT Handwerker
ist, sind die Chancen auf dem 1. Arbeitsmarkt sehr schlecht. - Egal, durch den
Mobilmarkt (in 6 Heimen wird jeweils am gleichen Tag / zur gleichen Uhrzeit im Foyer
dieser Market für 2 Std. aufgebaut, Titelfoto auf der Homepage) werde ich durch das
Lächeln, ein „Danke“ oder „schön, dass Sie da sind“, belohnt. - Und sowas ist niemals
durch Geld zu bezahlen … also diese ehemaligen „Trümmerfrauen“, oft ohne Verwandte
bzw. solche in Reichweite außer zu den obligatorischen Muttertags- und Weihnachts-
besuchen. - Und dann haben sie 1x wöchentlich die Möglichkeit, sich ne Schokolade,
Gebäck oder sonst was zu kaufen (siehe "Josef.de -> Produktübersicht).

Doch sind Transport der Waren, des Mobiliars etc. vom Kombi ins Foyer, dazu das Aufbauen, echte
Knochenarbeit. -

Daneben beliefere ich die mit dem Mobilmarkt betreuten Heime mit Pflegeprodukten.

Wenn Du möchtest, schau mal auf meine Preisliste bei „Josef.de“. Diese Endpreise enthalten

> Warenbeschaffung als solche
> Kommissioniereung, Beschriftung
> Lieferung frei Wohnbereich(e)
> Rechnungslegung

„Großmärkte“, hier jedenfalls, wie EDEKA (MIOS) oder SELGROS (REWE) kannste total
vergessen, METRO ist sogar noch teurer.

Ergo: (ob KAUFLAND die Werbung „Tipp“ bundesweit durchführt, entzieht sich meiner
Kenntnis) - Jedenfalls waren diese Woche FA Duschbäder zu € 0,77 bzw. - Deos zu
€ 0,88 in der Werbung. - Ähnliches mit anderen Pflegeartikeln bei REAL!

Aber: keine Kassiererin lässt mich mit 50 Duschbädern passieren ( „haushaltsübliche Mengen“),
also, was bleibt mir anderes übrig als mit 3 x 6 Deos und Kaffee oder sonst was durch 6 oder 7
Kassen zu gehen, um die angebotenen Preise anbieten zu können?

Vor 3 Wochen gab es bei REAL! eine Aktion „Dove - Coupons“. Für € 9,00 DREI Produkte kaufen,
Rabattierung von € 2,00. - Dazu fuhr ich zum REAL! 20 km entfernt nach Teltow. Nur dort gibt es
SB - Kassen, und die Aufsicht passt lediglich darauf auf, dass nichts durchgeht.

Die Mengen sind, das fand ich vor langem heraus, weniger interessant. - So waren das bei 11
SB - Kassendurchgängen ca. 2,5 Std.

Eben WEIL die Warenbeschaffung dermaßen zeitaufwändig ist, möchte ich wenigstens ein
klein wenig vom Resttag haben. Also nicht noch Quittungen über 3 Mandarinen zu € 0,95 etc.
schreiben müssen. Auch ich hab nur einen Akku, keinen in Reserve.


Sorry, dass ich Dich nun mit eigentlich irrelevanten Fakten zugemüllt habe. Doch möchte ich
mir diese Senioren erhalten, muss jedoch neue Pflegeheime nur mit Drogerieartikeln gewinnen.

Ich kenne nur Deinen Vornamen. Sollte einer Deiner Angehörigen in einem Seniorenheim wohnen
und Du „Interna“ wissen möchtest …

Zwischen den „Pflegeleitbildern“ im WEB und der Realität liegen -auch in hochpreisigen Einrichtungen-
meist Welten.

Nochmals Danke für Deine Rückfrage!

Gesegneten 2. Advent und eine besinnliche Zeit wünscht Dir

Josef