Liebe/-r Experte/-in,
kann mir jemand eine Inventurvorschrift für eine Stichtaginventur mit BArcode - Scanner senden .
Wie formuiere ich dies ? Bin bei einem Automobilzulieferer und steige nun erstmalig auf diesen Prozess um
Liebe/-r Experte/-in,
kann mir jemand eine Inventurvorschrift für eine
Stichtaginventur mit BArcode - Scanner senden .
Wie formuiere ich dies ? Bin bei einem Automobilzulieferer und
steige nun erstmalig auf diesen Prozess um
Grundsätze der Bewertung
Jeder Vollkaufmann ist nach Handels- und Steuerrecht verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Bestandsaufnahme durchzuführen (§ 240 HGB und § 140 AO).
Die Inventur ist eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Die materiellen Gegenstände des Umlaufvermögens werden durch eine körperliche Inventur festgestellt, d.h. die Gegenstände werden gezählt, gemessen, gewogen und geschätzt.
Das Verzeichnis der Vermögensgegenstände und Schulden wird Inventar genannt.
Alle folgenden Ausführungen beziehen sich auf das Vorratsvermögen des Handelsbetriebes, da die praktische Durchführung für diesen Teil der Inventur die größten Anforderungen an die betriebliche Organisation stellt.
Bezüglich des Zeitpunktes der Bestandsaufnahme unterscheidet man drei Arten der Inventur:
Stichtagsinventur
Die mengenmäßige Bestandsaufnahme der Vorräte muss nicht am Abschlussstichtag (31.12.) erfolgen. Sie muss aber zeitnah innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Abschlussstichtag durchgeführt werden. Zugänge und Abgänge zwischen dem Aufnahmetag und dem Abschlussstichtag werden anhand von Belegen (mengen-) und wertmässig auf den 31.12. fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet.
Eine mengenmäßige Fort- bzw. Rückrechung ist nur erforderlich, wenn Sie Vollwarenwirtschaft betreiben.
Hier mal am beispiel baumarkt
Festlegung der Inventurtermine
In Abhängigkeit von der betrieblichen Struktur ist es notwendig, Inventurtermine festzulegen. Zu berücksichtigen ist hierbei der zusätzliche Personalbedarf, der eventuell durch andere Filialen / Betriebe in der Umgebung gedeckt werden kann, sowie der erhöhte Bedarf an MDE-Geräten.
Inventurdurchführung
Prüfen, ob alle Bedingungen für einen reibungslosen Ablauf der Inventur gegeben sind, um dann rechtzeitig einen Aushang für die Mitarbeiter und ggf. für die Kunden vorzubereiten.
Die Inventuraufnahme ist bei einem geschlossenen Markt durchzuführen. Hierbei ist zu prüfen, ob die körperliche Bestandsaufnahme an einem Wochenende durchgeführt werden kann, oder ob es erforderlich ist, den Markt einen Tag geschlossen zu halten.
Anforderung Büromaterial
Zur Inventurdurchführung wird nachfolgend aufgeführtes Büromaterial benötigt. Ein ausreichender Bestand ist sicherzustellen.
- Kugelschreiber
- Textmarker gelb und blau (Markierung des Regalplanes während
der Inventur) - Vorzählzettel
- Gummibänder bzw. Stopper für Haken
- Ordner für Protokolle und Listen
- Locher
- Klemmbretter für die manuelle Aufnahme
- Druckerpapier
- Toner bzw. Farbband
Sicherheitsdienst / Schlüsseldienst informieren
Ist ein Sicherheitsdienst mit der Überwachung des hagebaumarktes beauftragt ist, ist dieser über den Inventurtermin in Kenntnis zu setzen.
Checkliste zur Inventuranweisung
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Phase
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Rechtzeitig den Termin zur Inventurdurchführung festlegen.
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Sind alle Mitarbeiter über diesen Termin unterrichtet wegen eventuell anfallender Überstunden?
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Zahl der benötigten Aushilfen laut Inventuranleitung festlegen und z.B. durch Anzeigen suchen
a) Vorzähler zum früheren Termin b) Hilfskräfte zur Inventur
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Kann der Markt im vorgesehenen Zeitraum geschlossen werden?
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Rechzeitig Schilder mit Hinweisen auf die Inventur fertigstellen und aufhängen.
a) wegen Inventur am _______________ geschlossen. b) wegen Inventur eingeschränkter Verkauf am _______________
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Ist ein Regalplan im Markt vorhanden oder muss der vorhandene aktualisiert werden?
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Sind die Aufnahmebögen in ausreichender Anzahl bestellt?
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Wer führt nach welchen Kriterien die Bewertung der Ware durch, und welche Daten müssen durch die Inventur dazu erhoben werden (Wareneingang)?
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Selbstklebende Nummern zur Regalkennzeichnung bereitstellen.
II. Phase
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Sind für alle Warenpräsentationen Platznummern vergeben?
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Sind die Aufnahmebereiche der einzelnen Zähler festgelegt?
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Sind von dem Regalplan Kopien der einzelnen Bereiche für die Zähler erstellt?
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Sind die Aufnahmebögen mit einem geschlossenen Nummernkreis versehen?
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Sind Ordner vorbereitet, in die die Aufnahmebögen nach Abgabe einsortiert werden?
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Ist ein Liste mit allen Platznummern erstellt worden lt. Anlage?
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Sind ausreichend Kugelschreiber der Farbe schwarz und rot beschafft worden?
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Sind Klemmbretter für die Aufnahme im Markt vorhanden?
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Wurden alle Mitarbeiter über den Termin der Einweisung informiert?
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Werden die Kopien der Rechnungen der am Jahresende eingehenden Warenlieferungen im Büro gesammelt, um eine zeitliche Abgrenzung vornehmen zu können?
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Sind alle Mitarbeiter der Warenannahme informiert, Wareneingänge am Jahresende separieren und in der Originalverpackung zu belassen?
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Ist durch einen Vermerk auf der Rechnung sichergestellt, daß Ware, die bereits in der Ausstellung eingeflossen ist, aber erst im neuen Jahr berechnet wird, aus der Inventur genommen wird?
III. Phase
Ist die Ware gekennzeichnet, die erst im neuen Jahr berechnet wird, also nicht in der Inventur berücksichtigt werden darf?
- Sind die Sortimentsbereiche festgelegt worden, die durch Vorzähler vorab aufgenommen werden wie
Musterflächen
Warenannahme
Saisonartikel
verpackte Einheiten
lose Ware
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Sind diese Bereiche gesondert gekennzeichnet?
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Sind die Vorzähler informiert
- wie bereits gezählte Ware zu kennzeichnen ist
- in welchen Einheiten (z. B. a’20 Stück) zusammengefaßt wird
- welche Stückzahlen für den Verkauf nicht zu berücksichtigen sind, damit Entnahmen aus gezählter Ware vermieden werden?
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Sind die Mitarbeiter bei Entnahme von bereits gezähler Ware angewiesen, die Entnahme zu vermerken?
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Ist die Ausstellung durch Überarbeiten der Präsentation (Ware sortieren, Zuordnung verbessern) für die Inventur vorbereitet?
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Sind die Regale mit Nummern gekennzeichnet?
IV. Einweisung
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Sind bei der Einweisung alle betroffenen Mitarbeiter anwesend?
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Ist allen Mitarbeitern mitgeteilt worden, welche Aufgaben sie durchzuführen haben und wurden Aufnahmeteams gebildet?
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Ist der Aufnahmebogen mit allen Mitarbeitern besprochen worden?
3.1. Inventurunterlagen und Nummernkreis
3.2 Eintragungen mit schwarzem, Kontrolle immer mit rotem Kugelschreiber
3.3. Kein Überschreiben, nur sauberes Streichen der Zeile
3.4. Jedes ausgefüllte Blatt ist zu unterschreiben.
3.5. Welche Regale von welchem Team aufgenommen werden sollen
3.6. Ausgabe der Kopien der einzelnen Bereiche
3.7. Eintragen von Datum, Platznummer, Artikelnummer, Menge und Verkaufspreis
3.8. Aufführung des ersten und letzten Artikels mit kompletter Bezeichnung.
3.9. Wenn nötig, Vermerk des Auszeichnungsdatums (Wareneingang)
3.10. Bei jedem Regalmeter neuen Aufnahmebogen verwenden.
3.11. Aufnahmebögen in aufsteigender Nummemfolge verwenden
- Ist die Kontrolle über ihre Aufgaben informiert?
a) Stückzahl b) Wareneingangsdatum
5. Ist festgelegt worden, welche Regale kontrolliert werden sollen?
- Anderungen sind durch die Kontrolle namentlich abzuzeichnen.
v. Durchführung
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Ist geklärt, wo und durch wen die Aufnahmebögen ausgegeben werden?
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Wer führt die Liste der Regaleinheiten und kontrolliert die Abgabe der Bögen?
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Sind die Aufnahmebögen ordnungsgemäß ausgefüllt und unterschrieben abgegeben worden?
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Ist der Nummernkreis nach Abgabe der Aufnahmebögen wieder geschlossen?
VI. Liste der Regaleinheiten
Platznummer Ausgabe Rückgabe Aufnahme
001/01 Herr Maier Herr Maier x
001/02 erx001/01 x
001/03 x
001/04 x
Frau Schulz Frau Schulz
035/17 x
035/18 x
036/01 x
036/02 x
Die Liste ümfaßt alle vergebenen Platznummern. Bei der Ausgabe der Aufnahmebögen wird der Empfänger namentlich zusammen mit dem Nummernkreis in dem zugeteilten Aufnahmebereich eingetragen. Bei der Rückgabe der Aufnahmebögen wird der vermerkte Nummernkreis auf Vollzähligkeit kontrolliert und entsprechend vermerkt. Da jede Platznummer durch mindestens einen Aufnahmebogen vertreten sein muß, kann im Zuge der Ablage die Platznummer als bereits aufgenommen gekennzeichnet werden.
Wird beim Ausfüllen der Liste festgestellt, daß einzelne Aufnahmebögen aus dem Nummernkreis fehlen oder Regaleinheiten nicht aufgenommen wurden, kann unmittelbar vor Ort eine Klärung herbeigeführt werden.
Da bei der Ausgabe der Aufnahmebögen die benötigte Anzahl nicht bekannt ist, können
Nachforderungen unter Angabe der zuletzt aufgenommenen Platznummer nachgetragen werden.
Zuviel ausgegebene Aufnahmebögen werden unter Angabe der zuletzt beschriebenen Blattnummer
beim Empfang bestätigt und wie oben erneut vergeben.
Nach der Durchführung der Inventuraufnahme sowie der Bewertung mit Einstandspreisen muß eine Bewertung der Inventurbestände durchgeführt werden. Schwer oder nicht verkäufliche Artikel sind nach dem Prinzip kaufmännischer Vorsicht abzuwerten.
Erforderlich ist die Bewertung des einzelnen Artikels.
Eine Gruppenbewertung ist im Rahmen der Inventur jedoch auch zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 240 Abs. 2 HGB erfüllt sind. Danach darf eine Gruppenbewertung für Waren vorgenommen werden, die gleichartig sind. Gleichartig bedeutet zunächst, daß es sich nicht um gleiche Gegenstände handeln muß. Die Gleichartigkeit der Vermögensgegenstände wird durch die
Merkmale:
- Zugehörigkeit zur gleichen Warengattung oder
- Gleichheit der Verwendbarkeit oder Funktion sowie durch
- annähernde Preisgleichheit bestimmt.
Annähernde Preisgleichheit ist grundsätzlich dann gegeben, wenn die Preisunterschiede sich in einem Rahmen von 20 % - 25 % halten. Das Erfordernis der annähernden Preisgleichheit ist nicht in allen Fällen zwingend.
Letztendlich ist für die Abgrenzung der verschiedenartigen Vorratspositionen die Verkehrsanschauung maßgeblich. So kann auch bei fehlender Preisgleichheit Gleichartigkeit gegeben sein, wenn die zu einer Gruppe zusammengefaßten Vermögensgegenstände im Geschäftsverkehr und nach kaufmännischer Übung gleichgesetzt werden. Erhebliche Preisunterschiede zusammen mit anderen Kriterien (allgemein anerkannte und deutlich abgrenzbare Qualitätsstufen, Marktgängigkeit, Verbraucher-Ansprüche, Branchen-Übung usw.) weisen auf verschiedenartige Vermögensgegenstände hin, die im Geschäftsleben nicht gleichgesetzt werden und damit auch einer Gruppenbewertung nicht unterzogen werden dürfen.
In der praktischen Umsetzung der genannten Kriterien ergeben sich Grenzfälle, bei denen man über die Zulässigkeit trefflich streiten kann. Sicherlich nicht zulässig wird es z. B. sein, wenn die in Ihrem Bestand vorhandenen Gartenhäuser mit den sonstigen Holzartikeln (Zäunen, Latten, Pfosten etc.) zu einer Gruppe zusammengefaßt werden. Zusammengefaßt werden können aber z. B. die näherungsweise preisgleichen Gartenhäuser oder die vorhandenen Zäune. Auch innerhalb der Pflanzen, Sämereien und Gartenmöbel wird es größere Bestände geben, die aufgrund ihrer gleichartigen Funktion und Qualität der Gruppenbewertung zugänglich sind.
Größere Probleme könnten im Bereich der sog. Werbeware auftreten. Sollten sich hier nicht einzelne Gruppen, trennen lassen, müßte eine Einzelbewertung vorgenommen werden.
Das gleiche gilt auch für Artikel, die modischen Einschätzungen der Kunden unterworfen sind.
Diese Artikel müssen im Zweifel einzeln bewertet werden. Ihre Bewertung richtet sich nach dem mutmaßlich noch erzielbaren Preis. Beträgt der Einstandspreis z.B. 1,00 € pro Stück und die Verkaufseinschätzung lautet auf € 0,50/Stück, ist eine Abwertung von € 0,50 pro Artikel vorzunehmen.
Modische Artikel verlieren gelegentlich ihre modische Qualität bis zur Unverkäuflichkeit; bei Unverkäuflichkeit ist der Artikel zu 100% mit dem Vermerk ,u.v." abzuwerten.
Die Gruppenbewertung selbst erfolgt nach der gesetzlichen Vorschrift mit dem sog. gewogenen Durchschnittswert. Wir verweisen insoweit auf das nachfolgende Beispiel:
Menge Preis je Einheit € J Gesamtpreis-€
Anfangsbestand 50 5,00 250,00
Zugang 1 100 6,00 600,00
Zugang 2 200 7,00 1.400,00
Zugang 3 50 5,00 250,00
Summe 400 6,25 2.500,00
Endbestand 100 6,25 625,00
Bei einem Endbestand von 100 und einem Verbrach von 300 Einheiten ergibt sich im obigen Beispiel ein Inventurwert von € 625,00. Der Endbestand muß nach den allgemeinen Regeln der körperlichen Aufnahme ermittelt werden. Die oben skizzierte einfache Methode muß abgewandelt werden, wenn der Bestand während des Geschäftsjahres ausnahmsweise voll verbraucht wird. In diesem Fall dürfen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des verbrauchten alten Bestandes die Durchschnittsbewertung für nachfolgende Zugänge nicht beeinflussen. Es beginnt eine neue Durchschnittsbewertung.
Vielen Dank - super und einen schönen Abend
Hallo Oliver,
zunächst einmal müsstest Du mir mitteilen, welche Art von Inventur Du durchführen willst. Ist es eine Umlaufmittel-Inventur (auch Lagerinventur), eine Inventur im Vorratsvermögen oder ist es eine Anlageninventur (Inventur im Anlagevermögen). Bei diesen Arten der Inventur kannst du dich an www.vajasoft.de wenden. Die haben genügend Erfahrung mit Scanner-Inventuren und sollten dir auch entsprechende Inventurvorschriften zur Verfügung stellen können. Ich hoffe ich konnte dir weiterhelfen. Viele Grüße
Hallo und vielen Dank für die schnelle Hilfe.
Ich werde eine Umlaufinventur durchführen - hast Du mir hier Unterlagen wie dies beschrieben ist - parallel nehme ich Kontakt mit vajasoft auf
Danke und Gruss
Hallo Oliver, ich würde Dir gern etwas geben, nur leider ist mein Kollege der die Inventurunterlagen verwaltet bis Januar im Urlaub. Ich habe gerade gesehen, dass auch schon jemand ausführlich geantwortet hat. Konnte Dir das weiter helfen? Viele Grüße
Hallo Oliver, ich würde Dir gern etwas geben, nur leider ist
mein Kollege der die Inventurunterlagen verwaltet bis Januar
im Urlaub. Ich habe gerade gesehen, dass auch schon jemand
ausführlich geantwortet hat. Konnte Dir das weiter helfen?
Viele Grüße
Vielen Dank für die Mühe , kannst mir ja trotzdem im Januar schicken - wäre toll - Danke