danke für die Vorlage durch die vorherige Frage. Jetzt weiß ich endlich, wer mir ein langes Leiden beenden kann, welches ich durch eine Fragestellung in Zusammenhang mit der Kasse und dem Datum in Zusammenhang mit der Auslagenerstattung habe.
Der Mitarbeiter einer GmbH kauft am 01.02. ein Fachbuch für 100 EUR. Am 01.03. reicht er den Beleg ein und erhält die 100 EUR aus der Kasse. Wenn die Auszahlung nun am 01.03. stattfand, die Ausgabe aber nach Beleg am 01.02., stellt sich mir folgende Frage: wo waren die 100 EUR in der Zwischenzeit buchungstechnisch?
im Kassenbericht steht die Auszahlung mit dem Datum, an dem sie stattgefunden hat. Anders ist die Kasse nicht sturzfähig.
Wenn der Unternehmer selber (im Fall eines Einzelunternehmers) oder der Gesellschafter-Geschäftsführer einer Einmann-GmbH oder UG sich ihre Auslagen mit so großem zeitlichem Abstand wie im vorgelegten Beispiel aus der Kasse erstatten lassen, kann das übrigens dazu führen, dass die gesamten Aufzeichnungen über Bargeldbewegungen bei Bp verworfen und durch Teilschätzung ersetzt werden. Ich meine, es sei in 2005 oder 2006 gewesen, dass dieses Thema durch die Instanzen geklagt und zugunsten des prüfenden FA entschieden wurde.
Zwei mögliche saubere Lösungen, um das Entstehen einer nicht gebuchten „Hauptkasse II“ in der Jackentasche oder im Handschuhfach vom Jefe zu vermeiden:
(1) Erstattung von Barauslagen an dem Tag, an dem sie stattgefunden haben, wenn der Unternehmer oder der Beschäftigte am Ort des Unternehmens ist. (2) Erstattung im Rahmen einer Reisekostenabrechnung mit festgelegtem Rhythmus, wenn der Unternehmer oder der Beschäftigte nicht am Ort des Unternehmens ist. Bei der Verbuchung der Reisekostenabrechnung werden dann alle Belege mit ihrem tatsächlichen Datum verbucht, und ihre Zugehörigkeit zu einer bestimmten Abrechnung wird mit Belegnummer gekennzeichnet und ist am Gegenkonto nachvollziehbar.
danke für die ausführliche Darstellung. Fall 2 ist für eine GmbH ja gelebte Realität. Aber genau das ist auch die Beschreibung meines Problems. Bedeutet das, daß also im Monat 03 ein Buchungssatz für den 01.02. geschrieben wird (in der Art von „Kosten Fachliteratur / Kasse“)?
der von mir beschriebene zweite Fall berührt die Kasse überhaupt nicht.
Es handelt sich dann um die Verbuchung einer Reisekostenabrechnung für Februar, mit Datum der einzelnen Belege, aber Gegenkonto ist nicht Kasse, sondern ein transitorisches Konto für Vbl aus Reisekostenabrechnungen. Wenn diese über die Gehaltsabrechnung gezogen und mit den Gehältern ausgezahlt werden, z.B. ein Unterkonto zu Vbl aus Lohn und Gehalt; sonst ein Unterkonto zu „Sonstige Verbindlichkeiten“.
Die einzelnen Abrechnungen werden dann über Belegnummern zugeordnet, z.B. Reisekostenabrechnung Janosch Szepinski Februar = JS02.
Wegen der beschriebenen Problematik nicht zeitnaher Verbuchung von Bargeldbewegungen ist es nicht besonders nützlich, Reisekostenabrechnungen bar auszuzahlen. Besser per Überweisung oder bei Klinkenputzern Senior Customer Service Deputies eben per Kreditkarte, dann ist der ganze Vorgang nachvollziehbar belegt.
Ich kenne ein nicht ganz kleines Unternehmen in Mannheim, wo wegen des ständigen Ärgers mit dem ganzen Bargeldgeraffel überhaupt keine Kassenbestände mehr gehalten werden. Hübsche, saubere Lösung für ein leidiges Problem - und es gibt keinerlei Schwierigkeiten damit.
die Idee bezüglich der personenbezogenen Vbl hilft mir sehr in meinem Gedanken. Denn ich suchte verzweifelt nach einer Buchung, die die 100 EUR – ggf. auch nur gedanklich – in der Zeit vom Belegdatum bis zur Auszahlung an den MA behandelt, weil sich ansonsten allerlei Eigenartigkeiten ableiten lassen würden.
Vielen Dank für die ausführliche Darstellung und die praktischen Randbemerkungen.
am 01.02. kam doch der Betrag von 100,00 Euro aus der Geldbörse des Mitarbeiters, da diese nicht gegenstand der Buchhaltung des Unternehmens ist, gibt es am 01.02. keine Berücksichtigung im Kassenbuch des Unternehmens.
nein, so einfach ist es eben nicht. Der MA kauft das Fachbuch im Namen der Firma. Und „die Firma“ zahlt auch direkt, denn ein OP entsteht in der Buchhandlung nicht. Und der Beleg ist vom 01.02. Das Unternehmen kann den 100-Euro-Schein, der eigentlich für dieses Buch in der Kasse bereitliegt, bis zum 01.03. ja noch verwenden, obwohl er nachträglich bereits zum 01.02. weggebucht sein wird.
Es ist erst etwas weggebucht, wenn es weggebucht wird.
Ist der 100derter nicht mehr in der Kasse, kann er auch nicht mehr verwendet werden. - Also Vorschuß.
Die Firma zahlt ja tatsächlich nicht wirklich sofort. - Hallo -
wenn das Geld noch in der Kasse ist - ist es nicht von der Firma (soll wohl auch Unternehmen heissen) bezahlt.
Völlig egal wie du es siehst oder darstellen willst - deine Betrachtung ist einfach falsch.