Kassenbuch - welche Einträge?

Bildung & Beruf Existenzgründung & Selbstständigkeit
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Guten Morgen, liebe Gemeinde.

Frage: Ich mache mich gerade als freie DTP-Operatorin selbstständig. Ein eigenes Geschäftskonto existiert bereits, allerdings komme ich bisher nur online daran, weil die Karte noch folgt, mit der ich Bar-Beträge abheben kann.

Nun soll ich ja ein Kassenbuch führen. Mir ist allerdings bisher nicht klar, ob dort nur die Bar-Beträge eingetragen werden, die ich für bspw. Büromaterial, Veerköstigung, Taxifahrten zum Kunden usw. ausgebe (also die berühmte Portkasse) ODER auch die Investitionen, die ich tätigen muss, wie Büroeinrichtung, Software- und Hardwareerweiterung des PCs.
Weiterhin ist mir nicht klar, ob ich in das Kassenbuch auch mein Arbeitsentgeld (sprich Umsatz) inklusive oder exklusive MwSt. eintragen muss.

Also, was gehört alles in das Kassenbuch?
Kann ich alles (also alle Einnahmen und auch die Beiträge zur Krankenversicherung, Rentenversicherung usw.) über mein Geschäftskonto laufen lassen?

Mir ist die Trennung von Eigenbedarf und dem, was ich für die „Firma“ ausgebe noch ein wenig unklar.
Oder klamüsert das am Ende des Geschäftsjahres mein Steuerberater alles auseinander?

Ahoi
Claudia

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Hallo Claudia,

Also, was gehört alles in das Kassenbuch?

Ins Kassenbuch gehören ausschließlich Bargeldbewegungen. Dergestalt, dass man zu einem beliebigen Zeitpunkt einen Strich ziehen kann und den Betrag, der lt. Kassenbuch da ist, in Bargeld vorzählen kann.

Das Kassenbuch ist eine Urkunde. Es muss in einer Weise geführt werden, die nachträgliche Änderungen ausschließt. Wenn in z.B. excel, dann muss es ausgedruckt, datiert und unterschrieben werden.

Kann ich alles (also alle Einnahmen und auch die Beiträge zur
Krankenversicherung, Rentenversicherung usw.) über mein
Geschäftskonto laufen lassen?

Ja. Obwohl die Versicherungen nicht Betriebsausgaben, sondern Sonderausgaben sind, ist es nützlich, alles, was mit dem Thema ESt zu tun hat, über dieses Konto zu ziehen.

Mir ist die Trennung von Eigenbedarf und dem, was ich für die
„Firma“ ausgebe noch ein wenig unklar.

Was genau ist unklar? Wenn es um solche Dinge geht wie Privatanteile PKW-Nutzung, Aufteilung Telefongebühren etc.: Das ist für das Steuerbüro Standard. Wenn es um Dinge geht, die betrieblich und/oder privat genutzt werden können (Büromaterial z.B.), kennst bloß Du selber die Zurechnung und musst diese auch selber vornehmen.

Oder klamüsert das am Ende des Geschäftsjahres mein
Steuerberater alles auseinander?

Frag am besten vorher sein FiBu-Mäuslein, wie sies haben will. Je weniger zu klamüsern ist, desto schmaler wird die Honorarnote.

Schöne Grüße

MM

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hallo claudia,

in das kassenbuch kommt alles, was mit bargeld zu tun hat. natürlich keine
privaten ausgaben.

renten-kranken, usw. andere versicherungen werden wohl eher per bank überwiesen
gehören als nicht ins kassenbuch.
wenn du also büromaterial einkaufst genauso wie eine privateinnahme

wenn du die von dir beschriebenen investitionen bar bezahlst, gehören die auch
hier ins kassenbuch.

ich habe mir eine einfache exeldatei erstellt.

das kassenbuch ist eine offizielle urkunde. stell dir mal folgendes vor: du
fängst an mit einer bareinlage von z.b. 1000 €. dann kaufst du büromaterial für
5 €. du trägst beides an und hast in deiner kasse nach adam riese 995 €. ich
selbst habe mir eine kleine metallkasette angeschafft.

der bargeldbestand in der kasette muss immer genau dem kassenbuch entsprechen.

ich denke, was die vorsteuer betrifft, wird es bei dir überwiegend ohnehin nur
16 % vorkommen. macht das ganze ein wenig einfacher.

ich habe ein cafe und kann dann immer noch beide mehrwertsteuersätze
auseinanderhalten.

eigenbedarf und bedarf für die „firma“ solltest du allerdings schon genauestens
trennen.

allerdings was die trennung berufliche nutzung von der privaten betreffend
telefon, auto, miete usw. ist so direkt nicht zu beantworten. da solltest du
dich eher von einem steuerberater beraten lassen.

ist auch nicht so teuer, wie man denkt.

habe mir einen steuerberater von freunden/bekannten empfehlen lassen. ich
bezahle ca 80 E im monat für seine dienste, habe allerdings auch einige
angestellte, aushilfen usw. sollte also in deinem falle günstiger werden.

gruss

vic

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hallo,

so wie ich das sehe bist du überhaupt nicht buchführungspflichtig (HGB/ AO) - wozu willst du dir dann den stress mit einem kassenbuch machen ?

gruß vom fragenden inder

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hallo claudia,

in das kassenbuch kommt alles, was mit bargeld zu tun hat.
natürlich keine
privaten ausgaben.

renten-kranken, usw. andere versicherungen werden wohl eher
per bank überwiesen
gehören als nicht ins kassenbuch.
wenn du also büromaterial einkaufst genauso wie eine
privateinnahme

Hi Jörg.

Zunächst mal vielen Dank für die ausführliche Info.
Genau das wollte ich wissen: Es handelt sich also nur um den Bargeldverkehr.
Und ich hab’s geahnt:
Irgendwo muss 'ne Büchse hin, in der geheime Scheine ruhen
:wink:)
Ich pack da also eine gewisse Summe 'rein (muss ich die dann auch von meinem Geschäftskonto abheben - da komme ich ja noch gar nicht 'dran?!?!?) und alle Kröten, die 'rausgehen, werden auf diese Weise abgemeldet.
Aha …
So, jetzt habe ich schon im Vorfeld, bevor ich an mein Geschäftskonto überhaupt herankomme, schon Auslagen für Taxi, Büromaterial (u.a. auch das Kassenbuch) gehabt. Ich gehe mal davon aus, dass ich von meinem Privatkonto in die Kasse etwas einzahlen kann (auch im Nachhinein – müsste eigentlich egal sein) und dann die entsprechenden Auslagen aufführe?!? Richtig?
Und was meinst Du eigentlich mit Privateinnahmen?
Privat ist doch privat und gehört demzufolge nicht in mein Kassenbuch.
Oder habe ich das falsch verstanden?

Ich werde noch viel lernen müssen. Wie gut, dass ich wenigstens mein angestammtes Handwerk sicher beherrsche.

Ich habe übrigens ein recht umfangreiches Kassenbuch/Buchungssoftware als Freeware im Internet gezogen.
Für diejenigen, die’s interessiert:
MMS Buchführung
www.mmsgmbh.de

Danke Dir für Deine Auskunft.
Kommst Du eigentlich auch aus Norddeutschland?
Dann … Grüße in die Heimat :smile:)

Ahoi
Claudia

6

Der Inder fragt das und die Claudi fragt sich:
„Warum fragt der Inder?“.

Und sie kommt zu dem Ergebnis:
Need more information!!!

Hmmmpf … das Steuerberatungsmuckel sagte nämlich:
„Du, führe Kassenbuch. Gibt’s in jedem Schreibwarenladen für 7,50 EURO.“.

Wie kommst Du darauf, dass ich evtl. gar nicht buchführungspflichtig bin? Das wäre ja ganz was Neues, aber es interessiert mich.
Also dann – need more information … :wink:)

Ahoi
Claudia

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Frag am besten vorher sein FiBu-Mäuslein, wie sies haben will.
Je weniger zu klamüsern ist, desto schmaler wird die
Honorarnote.

*grins* … sie ist ein Mann und wahrscheinlich kein Mäuslein, sondern eine Ratte.

Scherz beiseite. Mir ging’s jetzt nur darum, ob die „Kasse“ virtuell oder ein „Gegenstand“ ist.
Aber das ist ja mit der Antwort „nur Bargeldbewegungen“ erklärt.
Wobei ich mich gerade frage, ob es egal ist, woher das Geld, das ich aus der Kasse entnehme, kommt.
Bisher habe ich alle Ausgaben, wie z.B. für’s Büromaterial, zwar bar beglichen, aber stammt das Geld noch von meinem Privatkonto, da ich von meinem Geschäftskonto in Ermangelung einer Karte noch nicht gescheit herankomme.

Aber dankeschön zunächst für Deine Auskunft.

Ahoi
Claudia

8

Freeware

Ich habe übrigens ein recht umfangreiches
Kassenbuch/Buchungssoftware als Freeware im Internet gezogen.
Für diejenigen, die’s interessiert:
MMS Buchführung
www.mmsgmbh.de

Ich korrigiere, denn hier gibt’s die eigentliche Freeware:
http://www.freewarepage.de/download/2934.shtml

Grüßlix
Claudia

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Wieso nur Bargeld?
Hallo Claudia,

hab eines über die gepostet (Gewinn/Verlust-Thema).
Ich frage mich, warum es hier nur um „Bargeld“ geht, gehen sollte.

Mein Steuerberater hat mir gesagt, ich solle im eigenen Interesse Buch führen, am besten mittels Software über ALLE Einnahme, Ausgaben, also nicht nur Bargeldverkehr, um Gewinn/Verlust zu ermitteln usw.

Drum frage ich mal interessehalber: wie machst du das dann mit all deinen Buchungen, Einnahmen, Ausgaben, Abschreibungen usw., wie und wo erfasst du die denn dann?

Das Finanzamt hat doch ab 2004 schöne neue EÜR-Formulare, wo selbst mein Steuerberater die Hände überm Kopf zusammen geschlagen hat.

Chris

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hallo chris,

sicherlich muss man über alles buch führen, in dem artikel von claudia ging es
allerdings nr um die fragen betreffend des kassenbuches.

andere vorgänge, wie z.b. bankvorgänge lassen sich einfach über die kontoauszüge
und die dazugehörigen belege nachweisen.

gruss

vic

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11

moin moin claudia,

ja, ich komme aus norddeutschland.

aber erst einmal muss ich mich bei dir entschuldigen, ich meinte nicht
privateinnahmen sondern geschäftliche einnahmen.

kannst mir ja ansonsten auch direkt an meine mail-adresse schreiben, wenn du
noch derartige fragen haben solltest.

schönes we

jörg

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Das Finanzamt hat doch ab 2004 schöne neue EÜR-Formulare, wo
selbst mein Steuerberater die Hände überm Kopf zusammen
geschlagen hat.

Chris

  • wurde auf 2005 verschoben und die dinger werden nochmal überarbeitet…

gruß vom inder

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Der Inder fragt das und die Claudi fragt sich:
„Warum fragt der Inder?“.

Und sie kommt zu dem Ergebnis:
Need more information!!!

Hmmmpf … das Steuerberatungsmuckel sagte nämlich:
„Du, führe Kassenbuch. Gibt’s in jedem Schreibwarenladen für
7,50 EURO.“.

  • klar dann hat ders einfacher und muss nur die beträge aus dem kassen buch abtippern…

Wie kommst Du darauf, dass ich evtl. gar nicht
buchführungspflichtig bin? Das wäre ja ganz was Neues, aber es
interessiert mich.
Also dann – need more information … :wink:)

  • die buchführungspflicht ist im HGB bzw. in der Abgabenordnung geregelt - gilt grob gesagt für kaufleute i.s. des HGB und abgeleitet für bestimmte gewerbetreibende abhängig von größenmerkmalen des betriebes… wie du selbst sagst bist du wohl selbständig (nicht gewerbetreibend) tätig und ermittelst deinen gewinn gem §4(3) EStG durch überschussrechnung - damit bist du nicht buchführungspflichtig im eigentlichen sinne - das heisst nicht das du keine aufzeichnungen machen musst - ich würde an deiner stelle meine buchhaltung folgendermassen organisieren
  1. bankauszüge mit den zugehörigen rechnungen/ belegen sortiert
  2. fach für barbelege/ eigenbelege chronologisch sortiert

… wenn dein StBer irgendwas anderes verlang, dann dient das für ihn zur zeitersparnis…

gruß vom inder

Ahoi
Claudia

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Hallo Chris,

zu den Erklärungen von Inder und jörg noch meinen Senf obendrauf:

Der Überschussrechner ist für seine Aufzeichnungen an keinerlei bestimmte Form gebunden.

Technisch ist es aber sinnvoll, bei externer Erledigung der FiBu die Unterlagen so aufzubereiten, wie sie in der Kanzlei auch verarbeitet werden: Für jedes Geldkonto einen Buchungskreis.

Anderenfalls wird dort alles, was vorbereitet ist, weggelegt und wieder vom Einzelbeleg neu aufgebaut. Das kostet dann…

Außerdem: Wenn ein Kassenbuch als Kassenbuch geführt ist, hat dieses im Gegensatz zum Gemischtwarenladen im Zweifelsfall Beweiskraft.

Betreffend das berühmte Formular: Es dient zum Eintragen der Ergebnisse der Aufzeichnungen, nicht zu deren Erstellung.

Schöne Grüße

MM

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Hallo Claudia!

Deine weiteren Fragen in deisem Thread deuten darauf hin, dass Dir folgendes noch nicht richtig klar ist:

Das Kassenbuch erfasst alle Ein- und Auszahlungen in Deinem geschäftlichen Bargeldbstand.
Wenn Du also deine Kasse anlegst und da 1000 ? von Deinem privaten Konto rein legst, muss das der erste Eintrag sein. Einzahlung 1000,00 ?; Privateinlage oder Privatdarlehn; Claudia.
Damit ist der Saldo dann bei 1000 ?. Wenn Du jetzt etwas daraus bezahlst, kommt ein entsprechender Eintrag für die Entnahme darunter und der Kassenstand verringert sich.
Vorsicht auch, wenn gleichzeitig Einnahmen und Ausgaben anfallen! Du hast für den Geträmkehändler um die Ecke einen Flyer gestaltet, er holt den ab und bringt gleich die bestellte Kiste Wasser mit. Das sind zwei getrennte Vorgänge, auch wenn das Wasser da so teuer ist, dass gar kein Bargeld fließt. :wink:

Damit ist zweierlei gesichert: der aktuelle Kassenstand stimmt immer mit dem Kassenbuch überein. Und jeder Geschäftsvorgang, der nicht duch Kontoauszüge dokumentiert ist, steht da drin.

Ist es jetzt klarer geworden?

Gruß
Arndt

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Hallo Claudia!

Deine weiteren Fragen in deisem Thread deuten darauf hin, dass
Dir folgendes noch nicht richtig klar ist:

Ähm, ja, bzw. nein, denn Deine Vorredner haben ja schon deutlich gesagt: Kassenbuch betrifft Bargeldbewegungen. Mir war nur nicht ganz klar, ob alles, was ich in die Kasse einzahle (mit entsprechender Buchung, versteht sich) analog in dem Kontoauszug meines Geschäftskontos erscheinen soll. Offenbahr ja nicht. Einzahlen kann ich scheinbar immer, auch von meinem Privatkonto.
Alle anderen Geldbewegungen werden ja durch die Kontoauszüge und die entsprechenden Rechnungen zweifelsfrei erfasst.

Das Kassenbuch erfasst alle Ein- und Auszahlungen in
Deinem geschäftlichen Bargeldbstand.
Wenn Du also deine Kasse anlegst und da 1000 ? von Deinem
privaten Konto rein legst, muss das der erste Eintrag sein.
Einzahlung 1000,00 ?; Privateinlage oder Privatdarlehn;
Claudia.
Damit ist der Saldo dann bei 1000 ?. Wenn Du jetzt etwas
daraus bezahlst, kommt ein entsprechender Eintrag für die
Entnahme darunter und der Kassenstand verringert sich.
Vorsicht auch, wenn gleichzeitig Einnahmen und Ausgaben
anfallen! Du hast für den Geträmkehändler um die Ecke einen
Flyer gestaltet, er holt den ab und bringt gleich die
bestellte Kiste Wasser mit. Das sind zwei getrennte Vorgänge,
auch wenn das Wasser da so teuer ist, dass gar kein Bargeld
fließt. :wink:

Mann, muss der Flyer schlecht sein… oder der Gestalter, dass er nicht mehr bekommt für sein Werk (Netzhautpeitsche, Augentripper *grusel*)
Also, ich beabsichtige eine Qualität zu produzieren, die mir bei meinem Getränkehändler zumindest einen Kasten Sekt einbringt.

Ist es jetzt klarer geworden?

Oh ja … ich liebe WWW … man bekommt eigentlich immer schnell brauchbare Antworten zu allem Möglichen. Sehr klasse !!!

Herzlichen Dank
Claudia

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Hallo Claudia,

hab eines über die gepostet (Gewinn/Verlust-Thema).
Ich frage mich, warum es hier nur um „Bargeld“ geht, gehen
sollte.

Mein Steuerberater hat mir gesagt, ich solle im eigenen
Interesse Buch führen, am besten mittels Software über ALLE
Einnahme, Ausgaben, also nicht nur Bargeldverkehr, um
Gewinn/Verlust zu ermitteln usw.

Drum frage ich mal interessehalber: wie machst du das dann mit
all deinen Buchungen, Einnahmen, Ausgaben, Abschreibungen
usw., wie und wo erfasst du die denn dann?

Hi Chris.

Ähm, ich stellte die Frage nach Sinn, Zweck und artgerechten Gebrauch eines Kassenbuches, das mir mein Steuerberater auftrug zu führen. Demzufolge geht es bei diesem Posting nur um das Bargeld.
Was den bargeld losen Verkehr angeht, würde ich jetzt sagen, wird dieser ja durch Kontoauszüge und Rechnungen lückenlos erfasst.
Tja, und Gewinn und Verlust lässt sich ja in einer Tabelle, ob sie nun handgemacht ist oder über eine Software, erfassen und darstellen.
Einnahmen - Ausgaben = Gewinn/Verlust.
Ich werde mir eine solche Datei in Excel anlegen, allein nur, um die Übersicht zu behalten.
Die „Endabrechnung“ (Bilanz), die auch das Thema Steuern betrifft, folgt ja erst am Ende des Geschäftsjahres. Bis dahin ist die Mwst. bzw. Vorsteuer von 16% ein durchlaufender Posten (ich zahle 16%, kann das aber ja beim FiAmt geltend machen – wenn ich das alles so richtig verstanden habe).
Aber lass’ Dir das lieber von jemandem erklären, der sich wirklich damit auskennt.
Ich habe ja zwei Konten, und eines davon werde ich rein für geschäftliche Vorgänge nutzen. D.h., das was ich an Geldern von meinen Auftraggebern bekomme, lasse ich mir auf’s Geschäftskonto zahlen und schöpfe dann einen monatlichen Betrag für mein Privatkonto ab, der rein dem privaten Verbrauch dient (Miete, Haushalt, Eigenbedarf usw.).
Den ganzen Rest lasse ich über’s Geschäftskonto laufen, also auch meine Sozialversicherungen, Steuerzahlungen usw. .
Aber das dürfte Dich ja nicht betreffen, denn die Sozialbeiträge trägt ja in Deinem Fall das AA.

Gel, das ist alles nicht so einfach mit der Selbstständigkeit. Ich hatte erst Interessenten und dann die Idee, mich selbstständig zu machen (war vorher auch arbeitslos). Musste alles ganz schnell gehen, sonst wäre mir der erste Auftraggeber durch die Lappen gegangen.

Ahoi
Claudia