Kein grundbucheintrag, trotz zahlung des vollen kp

wir haben ein haus gekauft und beim notar noch einen betrag von 10.000,00 zurückgehalten bis die schäden beseitigt werden sollten. jetzt haben wir vor einem jahr beim notar die € 10.000,00 freigegeben und sind bis heute noch nicht im grundbuch eigetragen. der notar sagt die bank hätte das schreiben verloren etc. was können wir tun und wie können wir jetzt vorgehen?
vielen dank

welches Schreiben?

welches vom Grundbuchamt an die Bank geschickt wurde. Ich glaube man nennt es Grundschuldbrief!