Korrekte Buchführung mit EKR03/SKR03

Geld & Sparen Steuern
#1

Hallo zusammen,

ich hoffe, dass ich nun eine FAQ-konforme Formulierung gewählt habe und der Betrag nicht wieder gelöscht wird.

Es geht um korrekte Buchführung bei einigen Spezialfällen in der Anwendung des EKR03/SKR03.

Grundsätzlich ist klar, daß eine korrekte Buchführung immer auf einem Konto- und einem Gegenkonto beruht. Bei einigen Spezialfällen ist allerdings die korrekt Kontenkombination nicht klar, um am Ende eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung, Umsatzsteuererklärung und EÜR zu erhalten.

Ich hoffe, einige Informationen zur korrekten Buchführung bzw. zum korrekten Umgang mit dem EKR03/SKR03 zu erhalten.

Dienstreisen:
Wie werden Fahrten mit einem Privat-PKW und Verpflegungssätze korrekt gebucht, wenn diese mit im Steuerrecht verankerten Pauschalen geltend gemacht werden.

Es gibt im EKR03 die (Sach-) Konten 4670ff Reisekosten Unternehmer. Welches Gegenkonto wird verwendet, wenn kein Geld fließt, d.h. der Unternehmer sich die Reisekosten nicht ausgezahlt. Ein Geldkonto (Bank, Kasse) kann ja nicht verwendet werden.

Bei Bahntickets, Hotelquittungen, … gibt es ja in der Regel ein entsprechendes Geldkonto und sind unproblematisch

Ergänzung: Welche Nachweise für Reisekosten (Fahrten mit dem Privat-PKW, Abrechnung mit 30ct/km) werden benötigt, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird?

Arbeitszimmer:
Das bei Dienstreise gesagte gilt für das Arbeitszimmer in der gemieteten Wohnung. Hier gibt es auch das Sachkonto 4288 aber kein Gegenkonto. Wie erfolgt hier die korrekte Gegenbuchung, wenn kein Geld Geschäft->privat fließt.

Privatanteile:
Wenn der Unternehmer nur einen prozentualen Anteil der Telekommunikationskosten als Geschäftsausgaben angesetzt und der Rest private Kosten sind, muß dies auch korrekt gebucht werden. Die Privatanteile sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Es soll aber auch in diesem Fall kein Geld Privat-> Geschäft fließen. Der Telekomanbieter für das Festnetz wird vom Privatkonto und der für den Mobilfunk vom Geschäftskonto abgebucht. Wir werden die Telekommunikationskosten korrekt im EKR03/SKR03 gebucht, damit die EÜR und die Umsatzsteuer stimmen.

Korrekturen/Korrekturbuchungen:
Unterstellen wir einmal, die Kassenbucheingaben für das 3. Quartal + Umsatzsteuervoranmeldung wurden gemacht. Nun wird aber festgestellt, daß ein Beleg/eine Quittung übersehen und nicht eingegeben wurde. Kann man diese einfach im 4. Q mit Belegdatum über die entsprechenden Konten des EKR/SKR buchen? Für die EÜR sollte der Buchungszeitpunkt ja mehr oder weniger irrelevant sein, da die für die Steuererklärung relevante EÜR des Jahres erst noch erstellt ist. Wie sieht es aber mit der Umsatzsteuer aus, muß man die Voranmeldung korrigieren oder reicht es, wenn man dies im Rahmen der Umsatzsteuererklärung richtig stellt.

Danke und viele Grüße
Mu Lei

#2

Servus,

die Konten für Privateinlagen sind im SKR 03 #1890-1899, für Privatentnahmen #1800-1809.

Dienstreisen:
Wie werden Fahrten mit einem Privat-PKW und Verpflegungssätze
korrekt gebucht, wenn diese mit im Steuerrecht verankerten
Pauschalen geltend gemacht werden.

Betrag per Aufwand an Privateinlage

Ergänzung: Welche Nachweise für Reisekosten (Fahrten mit dem
Privat-PKW, Abrechnung mit 30ct/km) werden benötigt, wenn kein
Fahrtenbuch geführt wird?

Der Beleg dafür enthält Datum, Anlass der Fahrt (ggf. Name des besuchten Kunden, Veranstalter der besuchten Tagung etc.), Ziel der Fahrt, Fahrtstrecke.

Arbeitszimmer:
Das bei Dienstreise gesagte gilt für das Arbeitszimmer in der
gemieteten Wohnung. Hier gibt es auch das Sachkonto 4288 aber
kein Gegenkonto. Wie erfolgt hier die korrekte Gegenbuchung,
wenn kein Geld Geschäft->privat fließt.

Betrag per Aufwand an Privateinlage

Privatanteile:
Wenn der Unternehmer nur einen prozentualen Anteil der
Telekommunikationskosten als Geschäftsausgaben angesetzt und
der Rest private Kosten sind, muß dies auch korrekt gebucht
werden.

Wenn man die Vorsteuer sauber behandeln will - d.h. Vorsteuer auf den Anteil privater Nutzung des vom Betriebskonto bezahlten Anschlusses von vornherein nicht abzugsfähig -, wird der private Anteil als negativer Aufwand (bzw. negative Betriebsausgabe) gebucht:

Betrag per Privatentnahme an Telefonkosten (mit Vorsteuerschlüssel)

Ob die vom Privatkonto bezahlten Leistungen teilweise für das Unternehmen bezogen wurden, hängt vom Vertrag und von der Fakturierung ab. Buchung:

Betrag per Telefonkosten (mit/ohne Vorsteuerschlüssel je nach Sachlage) an Privateinlage

Korrekturen/Korrekturbuchungen:
Unterstellen wir einmal, die Kassenbucheingaben für das 3.
Quartal + Umsatzsteuervoranmeldung wurden gemacht. Nun wird
aber festgestellt, daß ein Beleg/eine Quittung übersehen und
nicht eingegeben wurde. Kann man diese einfach im 4. Q mit
Belegdatum über die entsprechenden Konten des EKR/SKR buchen?

Das kommt drauf an. Wenn ein Kassenbuch geführt wird, muss die Buchung in der Periode erfolgen, in der sie fehlt - die Kasse ist ja falsch erfasst (gibt es FiBu-Anwendungen ohne Anzeige der Abstimmsumme?). Wenn kein Kassenbuch geführt wird - Überschussrechner müssen keines führen - geht man erstmal in die Stammdaten und ändert die Kontenbeschriftung. Es wäre fatal, wenn man Bargeldbewegungen, die keine echten Kassenbewegungen sind, als „Kasse“ ausweist. Eine freiwillig geführte Kasse muss allen Ansprüchen an eine Kassenführung genügen, sonst sind Tür und Tor für Teil-, im Extrem Vollschätzungen des Gewinnes offen. Und mit geänderter Bezeichnung (z.B. „Barzahlungen“) kann man dann den Beleg buchen wann man lustig ist, solang das nicht zu einer völligen Vernebelung der Aufzeichnungen führt.

Schöne Grüße

MM

#3

Hallo,

Martin May, vielen Dank für Deine Antworten. Privateinlagen und Privatentnahmen sind also die Lösung.

Fahrtenbuch geführt wird?

Der Beleg dafür enthält Datum, Anlass der Fahrt (ggf. Name des
besuchten Kunden, Veranstalter der besuchten Tagung :etc.),Ziel der Fahrt, Fahrtstrecke.

Wäre ein Aufzeichnung als Exceltabelle akzeptabel oder muss dies eine handschriftlicher / unterschriebener Beleg sein?

Privatanteile:
Wenn der Unternehmer nur einen prozentualen Anteil der
Telekommunikationskosten als Geschäftsausgaben angesetzt und
der Rest private Kosten sind, muß dies auch korrekt gebucht
werden.

Wenn man die Vorsteuer sauber behandeln will - d.h. Vorsteuer
auf den Anteil privater Nutzung des vom Betriebskonto
bezahlten Anschlusses von vornherein nicht abzugsfähig -, wird
der private Anteil als negativer Aufwand (bzw. negative
Betriebsausgabe) gebucht:

Betrag per Privatentnahme an Telefonkosten (mit
Vorsteuerschlüssel)

Ob die vom Privatkonto bezahlten Leistungen teilweise für das
Unternehmen bezogen wurden, hängt vom Vertrag und von der
Fakturierung ab. Buchung:

Betrag per Telefonkosten (mit/ohne Vorsteuerschlüssel je nach
Sachlage) an Privateinlage

Wieso hängt dies vom Vertrag ab? Können für die Fälle bezahlt vom Geschäftskonto bzw. vom Privatkonto ein Beispeil für die Buchung inkl. Vorsteuer gegeben werden. Dies ist noch nicht ganz klar.

Korrekturen/Korrekturbuchungen:
Unterstellen wir einmal, die Kassenbucheingaben für das 3.
Quartal + Umsatzsteuervoranmeldung wurden gemacht. Nun wird
aber festgestellt, daß ein Beleg/eine Quittung übersehen und
nicht eingegeben wurde. Kann man diese einfach im 4. Q mit
Belegdatum über die entsprechenden Konten des EKR/SKR buchen?

Das kommt drauf an. Wenn ein Kassenbuch geführt wird, muss die
Buchung in der Periode erfolgen, in der sie fehlt - die Kasse
ist ja falsch erfasst (gibt es FiBu-Anwendungen ohne Anzeige
der Abstimmsumme?). Wenn kein Kassenbuch geführt wird -
Überschussrechner müssen keines führen - geht man erstmal in
die Stammdaten und ändert die Kontenbeschriftung. Es wäre
fatal, wenn man Bargeldbewegungen, die keine echten
Kassenbewegungen sind, als „Kasse“ ausweist. Eine freiwillig
geführte Kasse muss allen Ansprüchen an eine Kassenführung
genügen, sonst sind Tür und Tor für Teil-, im Extrem
Vollschätzungen des Gewinnes offen. Und mit geänderter
Bezeichnung (z.B. „Barzahlungen“) kann man dann den Beleg
buchen wann man lustig ist, solang das nicht zu einer völligen
Vernebelung der Aufzeichnungen führt.

Es würde also ausreichen, ein Konto „Barzahlungen“ anzulegen.

Leider haben auch Überschussrechner manchmal keine Wahl, sich mit Buchführung befassen zu müssen. Zum Beispiel wenn sie die Wiso Steuerprogramme (Sparbuch) für Umsatzsteuervoranmeldung, Umsatzsteuererklärung und Einkommensteuererklärung (EÜR) benutzen. Nur mit Verwendung der Kassenbuchfunktion läßt es sich vermeiden, dass man für alle drei der vorgenannten Steuerangelegenheiten alle Daten jeweils per Hand eingeben muss. Es geht also um reine Reduzierung des Verwaltungsaufwandes/Vermeidung von Mehrfacheingaben der Daten. Die Buchführung selbst ist dabei nur Hilfsmittel und eigentlich nicht nötig.

Nochmal Danke und viele Grüße

Mu Lei

#4

Servus,

Wäre ein Aufzeichnung als Exceltabelle akzeptabel oder muss
dies eine handschriftlicher / unterschriebener Beleg sein?

Excel ist bei Eigenbelegen immer kritisch, weil man Exceltabellen mühelos ändern kann. Das geht freilich auch mit handschriftlichen und unterschriebenen Belegen, diesen wird aber im Zweifelsfall Beweiskraft zugestanden. Das hat u.a. damit zu tun, dass die Prüfer ihre Schweinchen am Gang erkennen.

Wieso hängt dies vom Vertrag ab?

Weil Vorsteuerabzug nur in Frage kommt, wenn die Leistung für das Unternehmen bezogen worden ist. Eine Telefonleistung, die z.B. im „Family Plus“-Tarif vereinbart ist, wird nicht für das Unternehmen bezogen. Auch bei einem Tarif, der gewerbliche Nutzung ausschließt, ist das zumindest zweifelhaft.

Können für die Fälle bezahlt
vom Geschäftskonto bzw. vom Privatkonto ein Beispiel für die
Buchung inkl. Vorsteuer gegeben werden.

  • Geschäftskonto: 100 € Entgelt, 30% private Nutzung:

a) 119 € per Telefonkosten (mit Vorsteuerschlüssel) an Bank
b) 35,70 € per Privatentnahme an Telefonkosten (mit Vorsteuerschlüssel)

  • Privatkonto: 100 € Entgelt, 60% betriebliche Nutzung, Vorsteuerabzug möglich:

71,40 € per Telefonkosten (mit Vorsteuerschlüssel) an Privateinlage

Es würde also ausreichen, ein Konto „Barzahlungen“ anzulegen.

Ja. Mit genau den gleichen Funktionen wie Konto „Kasse“. Es genügt, den Text der Kontenbezeichnung zu überschreiben.

Die „Kassenbuchfunktion“ aus FiBu-Anwendungen heißt nur so, man könnte sie auch „Erfassungshilfe mit offener Abstimmsumme und erlaubten Lücken in der Sachkonteneingabe“ oder irgendwie anders nennen. Ursprünglich war die Kassenbuchfunktion in der FiBu dafür gedacht, dass Mitarbeiter, die die Bargeldkasse verwalten, aber keine FiBu-Kenntnisse haben, ihren Kassenbericht unmittelbar in der FiBu erfassen und dabei Sachkonten oder USt-Schlüssel offen lassen können, die dann vom Kollegen aus der FiBu vervollständigt werden. Daher hat sie ihren Namen. Problematisch wird das erst, wenn z.B. ein ausgedrucktes Protokoll auch als Kassenbuch bezeichnet ist - dann muss das allen Anforderungen an ein „richtiges“ Kassenbuch genügen.

Wenn ich auf die Problematik „Kasse“ hinweise, beziehe ich mich tatsächlich auf die Bezeichnung des Kontos. Was als „Kasse“ ausgewiesen ist, muss auch als Kasse geführt werden - d.h. unter anderem muss der ausgewiesene Kassenbestand jederzeit per Kassensturz vorgezählt werden können, und die Bewegungen sind tagesgenau zu dem Zeitpunkt zu erfassen, zu dem sie stattgefunden haben etc.

Schöne Grüße

MM

#5

Hallo,

danke noch einmal für die ausführlichen Erläuterungen jetzt kommt Licht ins dunkel.

Excel ist bei Eigenbelegen immer kritisch, weil man
Exceltabellen mühelos ändern kann. Das geht freilich auch mit
handschriftlichen und unterschriebenen Belegen, diesen wird
aber im Zweifelsfall Beweiskraft zugestanden. Das hat u.a.
damit zu tun, dass die Prüfer ihre Schweinchen am Gang
erkennen.

O.K., dann wird es wohl besser sein, ergänzend immer einen Zusatzbelegt (Messeticket, sonstigen Besuchsnachweis, …) zu haben. Dann sollte es keinen Ärger geben. Ein Fahrtenbuch verursacht nur unnötigen Aufwand.

Wieso hängt dies vom Vertrag ab?

Weil Vorsteuerabzug nur in Frage kommt, wenn die Leistung für
das Unternehmen bezogen worden ist. Eine Telefonleistung, die
z.B. im „Family Plus“-Tarif vereinbart ist, wird nicht für das
Unternehmen bezogen. Auch bei einem Tarif, der gewerbliche
Nutzung ausschließt, ist das zumindest zweifelhaft.

Dies leuchtet ein. Darauf kann man ja bei den Verträgen auch achten.

Konto „Barzahlungen“ anzulegen.

Wenn ich auf die Problematik „Kasse“ hinweise, beziehe ich
mich tatsächlich auf die Bezeichnung des Kontos. Was als
„Kasse“ ausgewiesen ist, muss auch als Kasse geführt werden -
d.h. unter anderem muss der ausgewiesene Kassenbestand
jederzeit per Kassensturz vorgezählt werden können, und die
Bewegungen sind tagesgenau zu dem Zeitpunkt zu erfassen, zu
dem sie stattgefunden haben etc.

Es soll ja Unternehmen geben, die keine Kasse im Sinne des Wortes haben. Naja, manchmal sind die Lösungen doch so einfach.

Viele Grüße

René