Kundendatenbank und Abrechnung

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Guten Tag werte Expertinnen und Experten!

Ich habe in den letzten Monaten an einer Datei zum verwalten und abrechnen von Kunden gefeilt.
Die entstandene Datei funktioniert inzwischen auch wirklich ziemlich gut.
Wenn ein neuer Kunde angelegt werden soll, nimmt man sich eine Blanko Datei, gibt die Stammdaten ein und fertig.
Jeder Kunde erhält so eine eigene Datei, in der die Stammdaten, Anwesenheiten und am Ende die Rechnungen für die einzelnen Monate angelegt sind.

Leider ist diese Herangehensweise etwas Problematisch was das erstellen von Statistiken und Übersichten angeht.

Ich würde z.B. gerne die Anwesenheiten der Kunden, Rechnungsbeträge, Rechnungsnummern Einnahmen und so weiter, übersichtlich mit einer Monatsauswahl oder ähnlichem zusammenfassen. Auch eine automatische Vergabe der Rechnungsnumern wäre sehr wünschenswert.
Was mir jetzt fehlt ist eine Idee wie man das ganze (wenn es denn nicht den Ramen von Excel sprengt) praktikabel umsetzen könnte.

Am einfachsten wäre vermutlich eine Lösung bei der alle Kunden in einer Datei zusammen stehen und verwaltet werden.
Allerdings hat jeder Kunde aktuell rund 27 Tabellenblätter (1x Stammdaten, 1x Awesenheit, 12x Leistungsnachweise, 12x Rechnungsmonate mit jeweils 3 Seiten und 1x Rechnungsblatt für Nachberechnungen).
Der Kundenkreis ist bei uns recht überschaubar, jedoch wenn ich auch nur 30 Kunden in einer Datei anlegen würde, käme man auf immerhin 810 Tabellenblätter zzgl. den Blättern für die angestrebten Auswertungen und Statistiken.
Das dies nicht unbedingt Zielführend ist kann sich sicherlich jeder vorstellen.
Vielleicht gibt es ja eine Lösung die von der Navigaton über die Tabellenblätter etwas „losgelöst“ ist.
Beispielsweise stehen dasnn im Inhaltsverzeichnis die Kundennamen aus Zelle XY der Kundendatenblätter. Wenn man diese (Hyperlinks?!) dann anklickt, kommt man die einer Übersicht/kleinem Inhaltsverzeichnis den Kunden betreffend oder so…

Oder vielleicht aus ganz anders… -.-

Ich hoffe Ihr könnt mein Problem nachvollziehen und überschüttet mich nun weniger mit Spott und Hohn als viel mehr mit ambiitionierten Lösungsvorschlägen.

  • Die anonymisierte Version der aktuellen Kundendatei hänge ich hier an.

Danke im Voraus T

BlankoEinzelrechnung.xlsm

#2

Excel ist eine Tabellenkalkulation und kein Datenbanksystem. Und auch wenn es Kaufleute gibt, die mit Excel Liebesbriefe schreiben und Dinge treiben, die kaum noch etwas mit dem zu tun haben, was die Aufgabe einer Tabellenkalkulation wäre, wird immer wieder gerne viel Zeit und Aufwand in Dinge investiert, bei denen mal eigentlich von vorne herein weiß, dass man sie mit einer Tabellenkalkulation nicht wirklich und auch nur ansatzweise sinnvoll lösen könnte. Und das Blöde dabei ist, dass Datenbanksysteme vollkommen anders arbeiten, und man weder das zur Gestaltung einer solchen Lösung unter Excel investierte Gehirnschmalz noch die so erzeugten Daten mit vertretbarem Aufwand so auf eine geeignete Lösung umzumünzen.

Insoweit sollte schnellstmöglich - und bevor man jetzt noch weiter Aufwand in eine ungeeignete Lösung investiert - zunächst mal nach fertigen Branchenlösungen schauen. Gibt es solche nicht/sind die zu umfangreich/nicht finanzierbar, sollte man nach generalistische Lösungen für die Verwaltung von Kunden und Aufträgen suchen. Die Eigenentwicklung ist eine recht gefährliche Sache, weil bei solcher Software auch jede Menge rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten sind. Es kommt nicht von ungefähr, dass auch Großkonzerne heute auf Standardlösungen setzen, die dann „nur noch“ auf die eigenen Bedürfnisse im Rahmen von Projekten angepasst werden.

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#3

Hallo,

das ist das verrückteste CRM/ERP-System von dem ich je gehört habe.

Deinen Einsatz in allen Ehren, aber mit Excel wird das nichts. Diese Daten gehören in eine richtige Datenbank, besser gleich in ein vollwertiges CRM.

Gruß,
Steve

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#4

Der Grund dürfte eher die schnelle Verfügbarkeit und (relative) Sicherheit bei der Wartung / Weiterentwicklung sein. Neben fehlendem Know-How und Menpower in den eigenen Reihen.

#5

Spott und Hohn sind überhaupt nicht angesagt, wenn man eine funktionierende Lösung immer wieder erweitert, bis die vorhandenen Werkzeuge (Tabellenkalkulation Tk) versagen.

Wer seine Waren mit einem Lastenfahrrad ausliefert und sein Geschäft erfolgreich erweitert, wird irgendwann einen LKW benötigen und den Führerschein machen müssen.

Naja, übertreibe mal nicht. Eine DB kann ebenso wie eine Tabellenkalkulation auf einem Einzelrechner unter einem Server-Programm laufen, muss nicht juristisch wasserdicht sein.

Das muss ich leider bestätigen. Was man aber wiederverwenden kann ist das vorhandene Formular-Layout für Ein- und Ausgabe.

Ich vermute, dass Mutterfisch1982 die Tk-Lösung neben seiner Haupttätigkeit entwickelt hat, also nicht die Zeit hat, sich auf Datenbanken (DB) und deren Programmierung weiterzubilden.

Da müsste er für sich überlegen, ob diese Weiterbildung für seinen beruflichen Werdegang nutzbringend ist. Wenn 1982 sein Geburtsjahr ist, kann es sich lohnen. Ich habe mich mit 50 in einer beruflichen Auszeit noch in DBs und Internet-Techniken eingearbeitet, war allerdings vorher schon Softwareentwickler.

Die Daten-Verbindung von Excel zur Datenbank MySQL (bzw. MariaDB) sind CSV-Dateien (Comma Separated Values), die beide Seiten importieren und exportieren können.

So ist ein Weiterarbeiten unter Excel möglich, während die Datenbank-Lösung entwickelt und getestet wird.

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#6

???

Was hat das eine mit dem anderen zu tun? Sorry, aber Du wirst mir immer suspekter.

In so einer Anwendung werden personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet. Schon mal davon gehört, dass es dafür rechtliche Rahmenbedingungen gibt, die einzuhalten sind, und ansonsten zu sehr hässlich teuren Folgen führen können?

Der Fragesteller hat nichts zum Umsatz/Gewinn seines Unternehmens geschrieben, und inwieweit er ggf. buchführungspflichtig ist. Die GoBD sagen Dir etwas? Mit der Anwendung werden Rechnungen geschrieben, da wird mit Umsatzsteuer hantiert, da wird sinnigerweise ein RAB so erzeugt, dass man es in eine FiBu einlesen kann, …

Gibt/braucht es ggf. ein Kassenbuch/soll/wird eine Barkasse über so ein System mitverwaltet? Dann kommt man in den Bereich der KassensichV, …

Ja, zu meinen Studienzeiten war die Welt auch noch einfacher. Da hat man gemacht, was technisch ging und gut war es. Diese Zeiten sind aber schon eine Weile vorbei!

#7

So eine Anwendung?

Liest sich, als glaubst du, die Anwendungen per Kalkulationsprogramm sind frei von diesen Vorschriften. Bzw. dass Datenbanken besondere Vorschriften hätten.

Kannst du das belegen?

#8

Bezieht sich auf jegliche Form einer IT-gestützten Verwaltung entsprechender Dinge, vollkommen unabhängig vom Einsatz von Word/Excel/Access/SAP/Oracle/… (auch wenn es so eine kuriose Aussage gibt, dass eine nicht individuell abgespeicherte Word-Rechnung Papier sei, und damit nicht der GoBD unterfiele). D.h. @Mutterfisch1982 hat da jetzt schon ein Problem und sollte die Chance nutzen, auf eine Anwendung zu wechseln, die auch in Bezug auf die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen professionell erstellt wurde, statt jetzt wieder selbst etwas zu basteln, das dann vielleicht technisch zwar besser, aber genauso wenig die rechtlichen Aspekte erfüllt, wie die bisherige Lösung