Hallo Anna,
da Du in der Buchhalterey tätig bist und ich das dunkle Ahnen habe, dass Du eventuell selber die Lohn- und Gehaltsabrechnungen besorgen musst, aber dabei völlig Dir selbst überlassen bist, vielleicht noch ein Hinweis:
Offenbar ist die Umstellung auf die papierlose Übermittlung an Euch vorbeigerauscht - oder der Jefe war zu geizig, um die Personal-Rechenknechte (Dich?) zur notwendigen Schulung zu schicken. Wenns nur das war, kann man das jetzt noch (teuer, weil einzeln) nachholen. Wenn aber auch keine Anpassung der Software stattgefunden haben sollte, empfehle ich folgendes Vorgehen:
(1) Klären, mit was für einer Lizenz die veraltete Lohn/Gehalts-Software betrieben wird.
(2) In Abhängigkeit davon entscheiden, ob die vorhandene Software mit den entsprechenden Updates/Upgrades auf den aktuellen Rechtsstand angepasst werden soll oder ob eine gänzlich neue Software dafür besorgt werden soll oder die Löhne und Gehälter nach draußen gegeben werden sollen (das ist wegen der schnellen ständigen Veränderung in den verschiedenen betroffenen Rechtsbereichen bei Unternehmen bis zu ca. 30 Arbeitnehmern eine Überlegung wert).
(3) Wenn dieses entschieden ist, klären, ob das Unternehmen, von dem die Software ist, als Service die Eingabe von Papier auf DFÜ-fähiges Format anbietet. Viele tun das, weil nicht alle Lohn-/Gehaltssysteme so gut geschützt sind wie LODAS und in vielen Unternehmen der Lohn-/Gehalts-PC nicht nur physikalisch vom Netz getrennt ist, sondern auch niemals nicht ans Internet darf. Dieses wäre eine Lösung ad hoc, weil die Einrichtung eines neuen Systems, die Schulung der betreffenden Mitarbeiter (vor allem jetzt, wo die entsprechenden Schulungen alle gelaufen sind) und dazu noch nachträgliche Eingabe / Übernahme der 2004er Werte und Neuaufbau von inzwischen zwei Monaten 2005 alles zusammen eine Schweinearbeit sind.
(4) Mir ist ein Fall bekannt, in dem - obwohl das vom Gesetzgeber nicht vorgesehen ist - das zuständige FA bereit war, die 2004er Lohnsteuerdaten auf Papier entgegen zu nehmen. Eine entsprechende Verhandlung erfordert aber Fingerspitzengefühl und bietet keine starke Aussicht auf Erfolg.
(5) Ad hoc, um mit den Terminen erstmal irgendwie klarzukommen, können die laufenden LSt-Anmeldungen (nicht die LSt-Bescheinigungen) mit der Eingabe- und Übermittlungshilfe „Elster Formular“ (Download gratis) übermittelt werden, auch wenn sie auf Papier aus einer Software stammen, die dem Rechtsstand nicht mehr genügt.
Schöne Grüße
MM
