Hallo Leute,
ich bin seit Tagen damit beschäftigt, meine Warenwirtschaft einzurichten. Jetzt bin ich an dem Punkt angelangt, wo ich die Startnummern für alle laufenden Belege und Kunden eingeben muss. Fange ich mit 1 an? Das sieht doch blöd aus. Wer kann mir Rat geben?
Liebe Grüße
Servus Holger,
Vorsicht mit „sprechenden Ziffernreihen“! Sie kollidieren schneller als man glaubt.
Wenn man die Chance hat, Kundennummern in der gleichen Struktur wie die dazugehörigen Debitorenkonten zu vergeben, ist es sicher nicht schlecht, das zu tun: Das kann künftig viel Zeit sparen, wenn ich z.B. in dem Moment, wo der Kunde am Telefon seine Kundennummer gesagt hat, bereits sein Konto in der FiBu aufgerufen habe und nicht um drei Ecken in der Stammdatenverwaltung rumeiern muss. Würde dann bei fünfstelligen Debitorenkonten und der Kontengruppe 10000 - 39999 für Debitoren ungefähr laufen: 10xxx = Debitoren A, 11xxx = Debitoren B etc. Ob die 999 Plätze pro Anfangsbuchstabe ausreichen, hängt von der Art des Geschäftes ab.
Falls es besondere Gruppen von Kunden gibt, die für irgendwas anderes wichtig sind (z.B. Haftpflichtversicherung will alle US-Umsätze getrennt angegeben haben), kann man sich überlegen, ob man derartige Eigenschaften in Debitoren-Nummernkreise reinpacken will.
Wenn „Beleg Nr. 1“ zu pofelig aussieht, wirds halt Beleg Nr. 100901. Aber mehr „Struktur“ täte ich den Nummern keinesfalls geben, sonst gibts bald an irgendeiner unerwarteten Stelle keinen Platz mehr.
Schöne Grüße
MM
Das ist eigentlich eine sehr individuelle Angelegenheit und immer auch abhängig von Deinen Anforderungen.
Kurz:
Nummernkreise für bestimmte Belegarten sind häufig sinnvoll:
Belegart = Nummernkreis
Angebot = 80xxxx
Auftrag = 50xxxx
Rechnung = 20xxxx
Übernahme = 91xxxx
wobei xxxx hochgezählt wird.
Du könntest jetzt z.B. bestehende Belege mit 91 und xxxx = frühere Auftragsnummer in Dein neues Programm übernehmen.
Somit hast Du alte und neue Belege sauber getrennt.
Und jetzt noch ein wenig Allgemeines:
In der Regel unterstützen Warenwirtschaftssysteme sog. Nummernkreise. Jetzt muss man zuerst einmal studieren, welche Nummernkreiskonzepte Dein Warenwirtschaftssystem unterstützt.
Einfach ab einer bestimmten Zahl hochzählen dürfte die einfachste und unkomplizierteste Variante darstellen. Dadurch erhältst Du einen einfachen „künstlichen Schlüssel“ für alle Belege. Jede Erweiterung der Auftrags- oder Belegnummer mit einem „natürlichen“ Attribut, wie z.B. Postleitzahl, Datum, Kundennummer o.ä. birgt Gefahren und man muss genau überlegen, wo die Grenzen solcher Konzepte sind.
Ggf. kannst Du eine Regel hinterlegen, um eindeutige Beleg- oder Auftragsnummern zu vergeben. Dies wären dann sog. dynamische Nummernkreise.
Auch, wenn das Programm keine dynamischen Nummernkreise oder Bildungsregeln für Nummernkreise untersützt, kannst Du die Beleg- oder Auftragsnummer ja durch selbst auferlegte Regelungen errechnen. Voraussetzung hierfür, dass Du Beleg- bzw. Auftragsnummer von Hand editieren kannst:
Mögliche dyn. Regelungen könnten dann sein:
‚200‘ +
‚300‘ + ’ +
…
MfG Frank
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