MS-Outlook - Email-Suche, Email-Filterung, Programmierung

Internet E-Mail
#1

Liebe/-r Experte/-in,
Hallo, ich habe MS Office Outlook 2003.

Frage 1: Email-durchsuchen
Wenn ich meine Emails nach einem bestimmten Wort durchsuche, dann - so scheint es mir - sucht MSOutlook immer zuerst die ältesten Emails durch. Dabei interessieren mich eigentlich meist die neuesten. Das kostet also Zeit, da ich sehr viele Email gespeichert halte.

Frage konkret: Gibt es eine Einstellungsoption, mit der man die Suchrichtung der Emails beeinflussen kann?

Frage 2: Email-Sortierung
MSOutlook ermöglicht ja, über die Funktion „Regel und Benachrichtigungen“ die Emails nach bestimmten Kriterien in entsprechende Ordner „zu leiten“. Wir bekommen recht viele Emails von technischen Geräten, die verschiedene Warnungen bzw. Fehlermeldungen enthalten. Manchmal bekommen wir auch gar keine Email, weil die Kommunikation ausgefallen ist.
Auch dieses „Nichtankommen einer erwarteten Email“ sollte gemeldet werden.

Frage 2 konkret: Gibt es für MS-Outlook (ähnlich wie bei Excel) eine ARt „Visual Basic“ um, die Filterung, die Prüfung der Emails auf eine kluge Art zu automatisieren?
Falls ja - Wer kennt sich mit dieser Programmiersprache aus?

Herzlichen Dank im Voraus!
Stefan

#2

Hallo Stefan,
bin zur Zeit im Urlaub und melde mich ab 18.8. wieder.

Leider bin ich kein VBA Spezialist.
Mit der Frage 2 wende Dich bitte an spezielle Foren wie
http://www.office-
loesung.de/viewforum20_0_0.php&sid=3024c09dcbc7f1981b2e949306b0c39
a oder andere.

Viele Grüße

Otmar Witzgall

#3

Ok, schönen Urlaub und danke für die Antwort mit dem Link-Hinweis.

Gruss
stefan

#4

Hallo Stefan,

zu 1.: Mit Bordmitteln läßt sich die Suche nicht anpassen. Die ist bei Outlook insgesamt nicht besonders gut.

zu 2.: Ja, es gibt VBA für Outlook und es lassen sich sehr viele Dinge damit machen. Soweit ich weiß, gibt es dafür eigene Experten (ich bin keiner).

Gruß
Raymund

#5

Hallo,

Frage 1: Email-durchsuchen
Frage konkret: Gibt es eine Einstellungsoption, mit der man
die Suchrichtung der Emails beeinflussen kann?

Du kannst auf die Spaltenüberschrift „Datum“ klicken, dann wird umsortiert.

Frage 2: Email-Sortierung

Auch dieses „Nichtankommen einer erwarteten Email“ sollte
gemeldet werden.

Wie soll das funktionieren? Woher soll OL wissen, ob eine EMail kommen sollte.
Du kannst über VBA bestimmt etwas programmieren, das Ordner in regelmäßigen Abständen prüft und eine Warnung ausgibt, wenn sie leer sind.

Frage 2 konkret: Gibt es für MS-Outlook (ähnlich wie bei
Excel) eine ARt „Visual Basic“ um, die Filterung, die Prüfung
der Emails auf eine kluge Art zu automatisieren?
Falls ja - Wer kennt sich mit dieser Programmiersprache aus?

Gibt es, ist VBA (wie bei allen Office Programen). Auskennen tun sich damit Programmierer, Entwickler usw.

http://lmgtfy.com/?q=vba+outlook

Hth

Gruß

Roman

#6

Erstmal, vielen Dank für Deine Antwort, Roman!

Frage 1: Email-durchsuchen
Frage konkret: Gibt es eine Einstellungsoption, mit der man
die Suchrichtung der Emails beeinflussen kann?

Du kannst auf die Spaltenüberschrift „Datum“ klicken, dann
wird umsortiert.

DAs stimmt! ABer ich habe es gerade getestet - die Suchrichtung ändert sich dadurch leider nicht.
ZUmindest nicht bei mir in meiner Einstellung.

Frage 2: Email-Sortierung

Auch dieses „Nichtankommen einer erwarteten Email“ sollte
gemeldet werden.

Wie soll das funktionieren? Woher soll OL wissen, ob eine
EMail kommen sollte.

Das ist recht einfach. Die technischen Geräte haben
eine bestimmte Email-Adresse. Jeden Tag soll eine Email von dieser Adresse zu einer bestimmten Zeit kommen. Wenn sie einmal nicht kommt- weil die KOmmunikation gestört ist, dann soll eine Warnung raus gehen.
Man könnte sagen: Schau doch einfach selbst nach, ob sie gekommen ist, aber wenn jeden Tag ca. 100 Mails kommen, dann möchte ich das eben irgendwie automatisieren.

Gruss und Dank

STefan

#7

Hallo Raymund,

danke für deine Antwort.
Werde mich auf die Suche nach VBA-Spezialisten machen.
Habe schon eínen Forums-Link bekommen, von einem anderen Beantworter.

Gruss
stefan

#8

Frage 1: Email-durchsuchen
Frage konkret: Gibt es eine Einstellungsoption, mit der man
die Suchrichtung der Emails beeinflussen kann?

Du kannst auf die Spaltenüberschrift „Datum“ klicken, dann
wird umsortiert.

DAs stimmt! ABer ich habe es gerade getestet - die
Suchrichtung ändert sich dadurch leider nicht.
ZUmindest nicht bei mir in meiner Einstellung.

Dann musst du mir erklären, was du mit Suchrichtung meinst, oder was dich an der normalen Suche stört.

Frage 2: Email-Sortierung

Das ist recht einfach. Die technischen Geräte haben
eine bestimmte Email-Adresse. Jeden Tag soll eine Email von
dieser Adresse zu einer bestimmten Zeit kommen. Wenn sie
einmal nicht kommt- weil die KOmmunikation gestört ist, dann
soll eine Warnung raus gehen.

Das lässt sich sicher mit VBA realisieren, aber wie genau kann ich niicht sagen. Wenn man sich aber ein bissl damit beschäftigt, denke ich, dass es kein Problem sein sollte.

#9

Frage 1: Email-durchsuchen
Frage konkret: Gibt es eine Einstellungsoption, mit der man
die Suchrichtung der Emails beeinflussen kann?

Du kannst auf die Spaltenüberschrift „Datum“ klicken, dann
wird umsortiert.

DAs stimmt! ABer ich habe es gerade getestet - die
Suchrichtung ändert sich dadurch leider nicht.
ZUmindest nicht bei mir in meiner Einstellung.

Dann musst du mir erklären, was du mit Suchrichtung meinst,
oder was dich an der normalen Suche stört.

Ich hätte gerne schneller die ERgebnisse, die mich interessieren. Meist sind die emails die ich suche, eher die neueren Emails. Outlook sucht - bei mir - aber immer vom Datum her die ältesten Emails zuerst und arbeitet sich dann zu den neueren Emails durch. Wenn ich also Emails von vor ca. 1 Monat suche, dann werden erstmal die Emails von vor 3 Jahren (je nachdem wie lange ich meine Emails in Outlook lasse) durchsucht und das dauert dann eben manchmal recht lange.
Könnte ich den SuchModus ändern, also „Von den aktuellen zu den alten Emails“, dann hätte ich die Email, die mich interessiert, meist viel schneller gefunden, und könnte dann die Suche stoppen.
Leider hat sich - nach meinen Erfahrungen - daran auch nichts geändert, auch wenn ich die Emails vom Datum her anders herum sortiere.

War das verständlich??

Frage 2: Email-Sortierung

Das ist recht einfach. Die technischen Geräte haben
eine bestimmte Email-Adresse. Jeden Tag soll eine Email von
dieser Adresse zu einer bestimmten Zeit kommen. Wenn sie
einmal nicht kommt- weil die KOmmunikation gestört ist, dann
soll eine Warnung raus gehen.

Das lässt sich sicher mit VBA realisieren, aber wie genau kann
ich niicht sagen. Wenn man sich aber ein bissl damit
beschäftigt, denke ich, dass es kein Problem sein sollte.

#10

Frage 1: Email-durchsuchen

Ich hätte gerne schneller die ERgebnisse, die mich
interessieren. Meist sind die emails die ich suche, eher die
neueren Emails. Outlook sucht - bei mir - aber immer vom Datum
her die ältesten Emails zuerst und arbeitet sich dann zu den
neueren Emails durch. Wenn ich also Emails von vor ca. 1 Monat
suche, dann werden erstmal die Emails von vor 3 Jahren :
War das verständlich??

OK, dazu gibt es ja die erweiterte Suche. Ich habe zwar mittlerweile OL 2007, aber im 2003er sollte es auch eine erweiterte suche geben, in der man festlegen kann, dass nur Mails des letzten Monats, Jahres usw. gefunden werden.

Wenn das trotzdem zu lange dauert, bist du zu ungeduldig :wink:, dein Rechner/Server zu langsam, oder dein Postfach nicht ordentlich organisiert.
Alte Mails sollten archiviert werden. Länger als 6 Monate braucht man keine Mail im aktuellen Mailfile, für ältere Daten gibt es das Archiv.

#11

Hallo Stefan,
aus dem Urlaub zurück, möchte ich auf die Frage eins
eingehen.
Wenn Du in einem bestimmten Mail-Ordner gehst und mit
F3 die Suche aufrufst, gibst Du in die geöffnete Zeile
Dein Suchwort ein. Du kannst jetzt über Optionen und
Erweiterte Suche (die kannst Du auch grundsätzlich mit
Strg+Umsch+F einschalten).

In der Maske kannst Du Deine Suche verfeinern.
Am Besten Du gehst auf den Reiter /Erweitert und gehst
in der Schaltfläche /Feld auf /Häufig verwendete Felder
und /Betreff. Bei /Bedingung kannst Du /enthält lassen
und bei /Wert setzt Du Dein gesuchtes Wort ein. Jetzt
darfst du nicht vergessen, dass Du auf die Schaltfläche
/Zur Liste hinzufügen gehst.
Du machst den gleichen Vorgang nochmal mit Feld
/Datum/Uhrzeitfelder und /Erhalten. Hier setzt Du bei
/Bedingung den /Zeitraum (z.B. eine Woche) den Du
abfragen möchtest.
Wieder /zur Liste hinzufügen. Jetzt /Suche starten.
Unter /Menü und /Datei kannst Du die /Suche speichern
und später wieder laden und die Kriterien anpassen.

So hast Du die Suchkriterien selber in Hand.

Klingt am Anfang etwas umständlich. Wenn Du gelernt
hast mit der Tastenkombination Strg+Umsch+F die Maske
aufzurufen und Dir die Suche zu laden, dann geht es
ganz flink.

Viel Erfolg

Otmar Witzgall

Wenn Du mehr Tipps und Tricks und Seminare von mir
kennen lernen möchtest, dann besuche meine
Internetseite.

#12

Sehr gut erklärt.
Hab sogar ich kapiert.
Und es funktionert.
Vielen Dank also!

Gruss
STefan