OL2007+EX: Einladung zum Termin

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Hallo zusammen,

gestern hat mich eine Kollegin gefragt, ob sie in ihrer Funktion als Sekretärin Teilnehmer einladen kann, ohne dass dieser Termin in ihrem Kalender aufscheint oder zumindest als „frei“ gekennzeichnet bleibt, da sie selber nicht daran teilnimmt. Sie hat nur die Koordinierungsfunktion und sollte auch wissen, wer zu oder absagt. Möchte aber wie gesagt, am liebsten diese Termine aus ihrem Kalender ausblenden oder zumindest als

Ich habe leider selber keinen Exchange-Server und es deshalb leider nicht selber ausprobieren und frage im Auftrag: reicht es, wenn der Termin bei der Dame als „frei“ gekennzeichnet ist oder gibt es da eine viel bessere Variante, wie Meeting-Kalender oder so ähnlich? Wie machen das die Profis?

Gruß, Sausewind

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Hallo Sausewind,

gestern hat mich eine Kollegin gefragt, ob sie in ihrer
Funktion als Sekretärin Teilnehmer einladen kann,

kann Sie, wenn Sie die Einladende/Veranstalterin ist.

ohne dass
dieser Termin in ihrem Kalender aufscheint oder zumindest als
„frei“ gekennzeichnet bleibt, da sie selber nicht daran
teilnimmt.

dann macht es KEINEN Sinn, dass SIE jemanden einlädt.

Sie hat nur die Koordinierungsfunktion und sollte
auch wissen, wer zu oder absagt. Möchte aber wie gesagt, am
liebsten diese Termine aus ihrem Kalender ausblenden oder
zumindest als

als … ?

Ich habe leider selber keinen Exchange-Server und es deshalb
leider nicht selber ausprobieren und frage im Auftrag: reicht
es, wenn der Termin bei der Dame als „frei“ gekennzeichnet ist
oder gibt es da eine viel bessere Variante, wie
Meeting-Kalender oder so ähnlich? Wie machen das die Profis?

Eine Sekretärin verwaltet idR. die Postfächer Ihrer Chefs.
Also kann Sie auch im Namen Ihrer Chefs einladen. Der Termin wird dann beim Chef im Kalender eingetragen.

Möglich wäre auch (in den öffentlichen Ordnern des Exchange-Servers) ein gemeinsamer Kalender für den Raum X. Der verwaltende User für diesen Kalender wird als Dummy-User zusätzlich in Exchange angelegt. Die Sekretärin kann dann im Namen von „Dummy-User“ = Raum X einladen, also analog wie bei den Chefs.

Legt man nun für jeden Besprechungsraum einen eigenen Kalender an, hat man eine schöne Raumplanung.

Umgekehrt lädt der Einladende dann den Raum mit ein, und der Termin wird dort gleich gespeichert, bzw. sieht der Einladende, dass der Raum ggf. zu dem Zeitpunkt besetzt ist.

Gleiches kann man dann mit z.B. gemeinsam genutzten Fahrzeugen / Geräten (z.B. Service-Notebook) etc. machen.

Urlaubs- /Einsatzplanung etc. wickeln viele Firmen ebenfalls so ab.

Weitere Themen wären dann gemeinsame Mails, Adressen, Aufgaben, Notizen etc. pp.

Z.B. ein gemeinsames Postfach für Info@, auf dass dann mehrere Mitarbeiter Zugriff haben und gemeinsam verwalten könnten.

Wie du siehst, gibt es da Möglichkeiten ohne Ende :smile:

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

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Hallo Netwolf,

besten Dank für die ausführliche Antwort. Mit den anderen Dingen, wie gemeinsame Power Points etc. hast Du mein Interesse geweckt. Ich würde das gerne ausprobieren. Brauche ich dazu unbedingt den Microsoft Exchange Server oder geht das auch mit einer günstigeren Lösung?

Besten Dank und schöne Grüße aus dem Süden in den Norden.

Sausewind

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Hallo Netwolf,

Brauche ich dazu unbedingt den Microsoft Exchange Server oder geht das auch mit einer günstigeren Lösung?

eigentlich hat jede Firma einen (File)-Server, wo zentral Dokumente etc. abgelegt werden können. Je nach Berechtigung können dann die User die Dateien ändern, oder nur lesen.

Grüße aus dem verregneten Schönberg in den Süden
Wolfgang
(Netwolf)