Hallo,
ich würde gerne wissen, ob Papierdokumente, die eingescannt wurden, also optisch archiviert werden sollen, auch farbig eingescannt werden müssen, wenn das Originaldokument farbig ist (z.B. ein Rezept).
Es wäre gut, wenn bei der Antwort eine Quellenangabe mit bei wäre -ich konnte bis jetzt leider noch keine dazu finden.
Viele Grüße
Kai
Moin,
ich würde gerne wissen, ob Papierdokumente, die eingescannt
wurden, also optisch archiviert werden sollen, auch farbig
eingescannt werden müssen, wenn das Originaldokument farbig
ist (z.B. ein Rezept).
Auf welcher Rechtsgrundlage müssen denn Rezepte überhaupt gescannt und archiviert werden?
Ich weiß von Zahlungsverkehrsbelegen, die ja farbig sind, dass diese nicht auch farbig archiviert werden müssen, hier reichen Graustufen auch aus. Quellenangabe habe ich keine, aber ich arbeite mit Banken & Sparkassen als Kunden im Bereich Zahlungsverkehr und auch optische Archivierung. Nicht jeder unserer Kunden scannt die Belege farbig.
Gruß,
-Efchen
Hallo,
erstmal Danke für die schnelle Antwort 
Rezepte sind rechnungsbegründende Unterlagen und werden deshalb auch archiviert.
-Ich denke dann mal, dass bei diesen genau wie bei Rechnungen auch Graustufen ausreichen.
Viele Grüße
Kai
Hallo,
googel mal nach PDF/A.
Das ist die gültige Norm für die Langzeitarchivierung von Dokumenten
Gruß
Markoliner
Hallo,
danke für den Hinweis! Aber müssen optisch archivierte Dokumente jetzt zwangsläufig in so einem normierten PDF-Format abgespeichert werden oder reicht es auch, wenn man sie in einem normalen PDF archiviert?
Gruß
Kai
Auch im von mir angesprchenen Zahlungsverkehr verlangen unsere Kunden die Langzeitarchivierung mit PDF/A-1a nach ISO19005-1:2005.
In diesem PDF-Standard wird z.B. der Zeichensatz mit eingebunden, so dass das Dokument auch in 10 Jahren, wenn die Fonts vielleicht schon wieder ganz anders funktionieren, noch genauso aussieht, wie zum Zeitpunkt der Archivierung. Im „normalen“ PDF-Format werden die Fonts des jeweiligen Systems genutzt. Schon jetzt kann es dabei betriebssystemübergreifend Probleme geben. Aber die Langzeitarchivierung ist ja auch 10 Jahre ausgelegt, und in 10 Jahren soll das archivierte Material einfach noch genauso aussehen wie vorher - bei der kurzlebigen IT schon eine wichtige Sache.
Ich denke, wenn Deine Rezepte auch der Langzeitarchivierung zugeführt werden müssen, dann ist PDF/A schon ratsam, wenn nicht sogar bindend.
Gruß,
-Efchen
P.S.: Ob da noch mehr Dinge im PDF/A drin sind außer der Fonts, entzieht sich meiner Kenntnis.