hallo an alle 
ich bin freibrufler (fotograf und verleger von postkarten und blankomaterial ) und würde gerne mehr ordnung und übersicht in meine projekte und kundenabwicklung schaffen.
die frage lautet nun: was sind eure bewährten strukturen im büro, was den umgang mit ordnern (denen die im schrank stehen) und zettelkram angeht.
ich bin mit meiner bisherigen struktur nicht zufrieden weil ich kaum immer wieder am suchen bin, und viel schlimmer: am überlegen wohin ich jetzt dies oder jenes stecken könnte ohne es hinterher suchen zu müssen.
gerade bin ich am auftragsordner: er heisst aufträge 2010.
- sortiere ich den nun chronologisch,
- oder nach kundennamen?
- kommen da nur freigegebene aufträge rein?
- bleiben die erledigten?
- was ist mit folgeaufträgen? (die bekommen eine eigene auftragsnummer, und werden erneut einsortiert.)
- was ist mit angeboten?
- was ist mit abgelehnten angeboten?
- was ist mit abgeschlossenen aufträgen aber unbezahlt?
ich bin ein bisschen am verzweifeln, da ich selbst da keine funktionierende ordnung reinbringen kann 
grüsse, marcus
frag denProfi
der weiss die Lösung:
http://www.moreee.de
Mario
Hallo Marcus,
was spricht denn dagegen, genau die von Dir genannten Unterkategorien im Ordner aufzugreifen? Mit Registern kannst Du das dann richtig überschaubar machen. Du hättest dann also die Bereiche
* freigegebene Aufträge
* erledigte Aufträge
* Angebote
* abgelehnte Angebote
* abgeschlossene Angebote
* abgeschlossene, unbezahlte Angebote
Die Frage nach chronologisch oder Kundennamen würde ich je nach Deiner Erfahrung entscheiden. Wenn Du häufig nach dem Auftrag von xy suchst, dann sortiere nach Kunden; wenn häufiger die Frage des Datums ist, dann eben so.
Ich lese ganz gerne diesen Newsletter http://www.simplifyyourlife.de/gel/simplify-news/mai…, der einem klar macht, dass die besten Regeln fürs Sortieren die sind, die Du selbst aufgestellt hast. So könntest Du auch den oben genannten Subkategorien klingende Namen geben („endlich geschafft“ oder „he, bezahl mich“), um das ganze zu individualisieren und damit Du genau weißt, worum es geht.
Ich hoffe, das hilft weiter.
Viele Grüße,
Tanja
Hallo,
ich mache es so, dass ich erledigte Aufträge nach Kundennamen ablege. Im Fall der Fälle möchte ich persönlich nämlich nicht wissen, wann ich welche Aufträge bekommen habe, sondern zum Beispiel bei XYZ sehen, was für Aufträge im Laufe der Zeit so kamen…
Ordner stehen nicht direkt an meinem Schreibtisch.
Und deshalb lege ich laufende Aufträge mit dem Mappei-System ab. http://www.mappei.com (kann man natürlich auch mit anderen Mappen machen… aber auf der Seite bekommt man einen kurzen Eindruck…)
Man soll eigentlich Unterlagen vom / am Schreibtisch haben, je nachdem, wie oft man sie benutzt. Also je seltener, desto weiter können sie davon entfernt sein.
Und laufende Aufträge hab ich halt in einer Stehmappe, auf deren Innenseite erst mal alle wichtigen Daten stehen, damit ich alles auf einen Blick habe.
In dieser Stehmappe ist alles zu einem Auftrag drinne, bis die Rechnung geschrieben ist… Die nämlich wandert in den Ordner „unbezahlte Rechnungen“, bis sie bezahlt ist… und der wiederum ist mir so wichtig, dass er ganz nah am Schreibtisch ist 
Angebote hab ich auch in den Stehmappen, bis ich Rückmeldung habe. Die haben allerdings einen andersfarbigen Reiter oben als die Aufträge.
Und abgelehnte Angebote hefte ich ab… wenn es schon einen Kunden-Vorgang dazu gibt, dort unter dem Kundennamen; ansonsten hefte ich sie eine Zeit lang so ab. Sie werden allerdings dann irgendwann geshreddert… denn anfangen kann ich damit ja eigentlich nix, es sei denn ich will irgendwie Werbung nachschicken. Nur dafür hab ich eh eine eigene Liste…
Viel Glück bei der Ablage *g*
Greets
ShannonS
Hi marcus,
also wenn mein System ideal funktionieren würde, würde das folgendermassen aussehen:
- so ein Plastikstapelschubladenboxdingsda http://www.albat.biz/uploads/pics/ablagekorb3.gif mit den folgenden Fächern:
- todo (=ich muss was tun)
- wartet (=irgendwer sollte eigentlich was tun und sich wieder melden)
- erledigt (=ich sollte das mal abheften)
- intern (Telefonliste, Formulare und so Kram)
Und damit die Unterordnung in den Fächern nicht leidet, kriegen Projektgruppen (je nachdem was Du halt hast, ich sortiere gerne nach Produkten) unterschiedlich farbige Klarsichthüllen, die dann noch mit dem feinen Edding beschriftet werden. Und damit man den Edding auch wieder abkriegt ohne die Spirituspulle suchen zu müssen, klebe ich nen Streifen normalen Tesafilm drunter und beschrifte erst dann. Das heisst, dann ist dann das ganze „ToDo-Unterthema“ in einer Klarsichthülle und wenn mich wer anruft muss ich lediglich diese Hülle hektisch durchwühlen *fg*
- Ordner, wo die Sachen aus Fach #3 reinwandern. Diese Ordner würde ich tunlichst nach Kundennamen sortieren, da gibt’s doch so charmante A-Z Register, die das einfach machen.
Achja, logischerweise entsprechen die Farben der Klarsichthüllen dann den Ordnerfarben. Aber das ist Geschmackssache, ob Du a) ein Farbenmensch bist und b) ob das geht. Bei mir isses einfach: Produkt_1 ist gelb, Produkt_2 ist orange, Produkt_3 ist lila etc. aber ob das bei Dir auch passt musste halt gucken.
*wink*
Petzi
