Oulook-Mails in Windows-Ordner schieben: Datum wird verändert, doppelte Mails wie sichern?

Internet E-Mail
#1

Hallo

ich bekomme viele Mails zu verschiedenen Projekten, die alle in einem Outlook-Konto im Posteingang landen. Es hat sich mitterlweile viel angesammelt, also habe ich alles über die Archivfunktion von OL gesichert.

Nun möchte ich aber zusätzlich jede eingegangene Mail einzelnen projektbezogenen Windows-Ordnern zuordnen. Also einzelne Mails aus dem Outlook zum normalen Schriftverkehr in z…B. Ordner A, Ordner B, Ordner C usw. schieben.

Bei einigen hundert Mails von verschiedenen Absendern ist die Zuordnung recht mühselig: ich muss mir die Mails in Outlook angucken, dann den betreffenen Windows-Ordner öffnen und dort rüber ziehen.
Ok. Fleissarbeit.

Aber erstes Problem:
Leider sind manche Betreffzeilen wenig aussagekräftig bzw. existieren etliche Mails mit immer derselben Betreffzeile. Diese kann ich nicht in einem Ordner ablegen, weil Windows meckert, dass es diese Mail schon einmal gibt und es diese überschreiben will - soll es nicht!
Jede Mail soll erhalten bleiben und in ein und denselben Ordner abgelegt werden.

Leider ist es nicht möglich, die Betreffzeile innerhalb OL zu ändern.
Also lege ich sie in einem extra für doppelte Mails angelegten Windows-Ordner ab.
Und kann die dort von Hand umbenamsen und erst dann in den richtigen Ordner schieben.
Nervig!
Und manchmal auch nicht so einfach, wel sich die betreffende bereits vorhandene Mail irgendwo im Windows-Ordner befindet und ich sie erstmal suchen muss.

Gibt es für die ganze Prozedur eine nicht ganz so zeitaufwändige Möglichkeit?

Zweites Problem:
Mit dem Verschieben der Mails in die Windows-Ordner wird das Datum des Mailempfangs geändert. Als Erstell- und Änderungsdatum erscheint das Datum des Verschiebens/Ablegens in dem betreffenen Windows-Ordner, nicht das Empfangsdatum  der Mail.
Das ist schlecht.

Klicke ich auf eine Mail, sehe ich zwar in der Schnellansicht des Explorers den Mailinhalt und das Maildatum. Aber nur dann. Eine zeitliche Zuordnung der empfangenen Mails ist im Windows-Ordner auf einen Blick nicht möglich, ohne dass ich alle Mails von oben nach unten durchklicken muss.
Sehr ärgerlich beim Suchen einer Mail.

Wie macht ihr das?

P.S.: Die abgelegten Mails müssen innerhalb eines Netzwerks auf jedem Rechner lesbar sein. Es gibt Rechner mit WinXP und Win7, Outlook 2010 und Outlook irgendne-alte-Version

Gruß Dani

#2

Da ich schon mal dabei bin:

bei den bereits in die Windows-Ordner verschobenen Mails stehen im Dateinamen manchmal Zahlen in Klammern, z.B. „AW (2).msg“ oder „Kita Container (14).msg“

Was bedeutet das?

Gruß
dani

#3

bei den bereits in die Windows-Ordner verschobenen Mails
stehen im Dateinamen manchmal Zahlen in Klammern, z.B. „AW
(2).msg“ oder „Kita Container (14).msg“
Was bedeutet das?

Hallo dani!

Ich glaube, die Zahl ist eine laufende Hochnumerierung ansonsten identischer Dateinamen (die Windows ja nicht verträgt).
Die Dateinamen werden aus dem Betreff der OL- Emails erzeugt und falls der identische Betreff zu identischen (verbotenen) Win - Dateinamen führen würde werden die Zahlen automatisch eingefügt.
Alle Angaben OHNE Gewähr…

-)

Grüße!
Timsy

#4

Hallo daniela,

warum legst Du Dir nicht einen persönlichen Ordner an (lokale Datei mit der Endung *pst.
Hier kannst Du beliebiger Ordnerstrukturen anlegen, auch Unterordner. Den speicherort dieser Datei kannst Du selbst festlegen. Kannst Dir auch mehrere Dateien anlegen. z.B. Mailarchive 2013, 2012 o.ä. oder Projekte_aktuelle / Projekte alt …

Dabei werden die Nachrichten so 1:1 abgelegt. Musst nur aufpassen, dass Du nicht die Datenmenge pro pst Datei von 1,5 GB überschreitest (Anhänge werden auch mit abgelegt !)

Viel Glück hierbei

PS: wenn Du nicht weiss, wie es geht, sag Bescheid !

#5

Stimmt, Timsy. Hab ich befürchtet…

gruß
dani

#6

Könnte ich, Jürgen. Hilft mir für meine Zwecke aber nix.

Was ich will, ist, Mails bereits vorhandenen Windows-Ordnern zuzuordnen und für alle Mitarbeiter im Windows-Explorer für alle sichtbar zu machen.

Beispiel:
Ich habe Win-Ordner für Stahlbau, Fliesen, Dachdeckung.
Der Mail-Verkehr ist auf 3 verschiedenen Rechnern der 3 Mitarbeiter in den jeweils dort vorhanden Outlooks abgelegt.
Diese Outlook-Mails der verschiedenen Rechner, sowohl Eingänge wie auch die gesendeten Mails, möchte ich in den betreffenen Win-Ordnern auf einem Rechner unterbringen, auf den im Netzwerk von allen Mitarbeitern zugegriffen werden kann (kein Exchange-Server).
Also eine Mail bezüglich Stahlbauarbeiten soll im Win-Ordner Stahlbau auch vorhanden sein, eine die das Gewerk Fliesen betrifft, dort, usw.
Nicht nur im Outlook des jeweiligen Rechners, auf dem die Mail eingegangen ist. Sie soll dort auch wie alle anderen Dateien zu sehen sein.

Ich kann die Mail natürlich aus dem Outlook nehmen und in den Order ziehen. Das funktioniert ja auch.
Nur habe ich dann die Probleme mit der Veränderung des Maildatums und den gleichen Betreffzeilen…

gruß
dani