Outlook: Aufgabe in Gruppe bearbeiten?

Salute zusammen,

Problem:
Wir möchten Outlook-Aufgaben an eine Empfänger-Gruppe delegieren. Jeder in dieser Gruppe soll den Bearbeitungsstand sehen und editieren können. Wie geht das?

Bis jetzt habe ich es nur soweit hinbekommen, daß die beteiligten Personen (über „Zuordnen“ ausgewählte Kontakte) z. B. eine Mail bekommen, wenn jemand anderes den Bearbeitungsstand verändert hat. In der Listenansicht erscheint die Aufgabe dann aber immer noch als offen/unerledigt.

Oder weiß jemand eine Alternative? Gerne auch als Server-Lösung…

Vielen Dank und bestliche Grüße :o)
-Rob.

Hi Rob,

Wir möchten Outlook-Aufgaben an eine Empfänger-Gruppe
delegieren.

Und was soll die Gruppe mit den Aufgaben machen? Pickt sich jeder wahllos eine Aufgabe heraus, die ihm gefällt oder wie hast Du Dir die individuelle Aufgabenverteilung vorgestellt? Und wie willst Du feststellen, ob die „Gruppe“ die Aufgabeerle digt hat? Bsp. Aufgabe „Auto waschen“. Wer in der Gruppe wäscht jetzt das Auto und wer meldet, dass „die Gruppe“ das Auto fertig gewaschen hat? Du merkst schon auf was ich hinaus will. Es gibt einen Verantwortlichen und Verteilung von Unteraufgaben an Individuen, wie z.B. Kotflügel waschen oder Polieren. Das kann Outlook eigentlich recht gut, mit der Zuordnung von Kategorien könnte man die Aufgaben sogar einem Projekt zuteilen.

So wie ich Outlook verstanden habe, ist es individuell ausgerichtet, d.h. jeder kann für sich seine individuelle Aufgabenliste erstellen und übernimmt damit auch die Durchführungsverantwortung. Das für eine ganze Gruppe im Detail durchzuplanen und zu verwalten halte ich in den meisten Fälle für überzogen und nicht zielführend. Hier würde ich eher am Arbeitsstil der Gruppe ansetzen und weniger bei Outlook.

Jeder in dieser Gruppe soll den Bearbeitungsstand
sehen und editieren können. Wie geht das?
Bis jetzt habe ich es nur soweit hinbekommen, daß die
beteiligten Personen (über „Zuordnen“ ausgewählte Kontakte) z.
B. eine Mail bekommen, wenn jemand anderes den
Bearbeitungsstand verändert hat. In der Listenansicht
erscheint die Aufgabe dann aber immer noch als
offen/unerledigt.

„Jeder“ kann und soll nur die Aufgabe editieren, für die er verantwortlich ist. Das funktioniert Outlook ganz gut. Wenn der Status auf 100% erledigt ist, ist die Aufgabe auch nicht mehr offen.

Im Grunde suchst Du nach einer Projektmanagementsoftware, die mit Outlook verstrickt werden kann. Ob die dann wirklich Dein/Euer vordergründiges Problem löst, da bin ich mir nicht ganz so sicher. Ich habe eher den Eindruck, dass das Hauptproblem eher bei der Disziplin im Erledigen von Aufgaben liegt, oder täusche ich mich?

Würde mich über eine Diskussion freuen.

Gruß, Sausewind

Hey Sausewind,

vielen Dank für Deine ausführliche Einlassung. Ich muß aber doch sagen, daß ich auf Warum-brauchst-Du-das-überhaupt-machs-doch-lieber-gleich-so-Antworten etwas allergisch reagiere… Der Arbeitsablauf läßt sich bei uns nunmal nicht einfach einer Person zuordnen.

Beispiel:
Wir bekommen einen Kopierauftrag für einen Videoclip. Einer aus unserem Team, Anton, sieht den Auftrag als erster, hat grad Zeit und fängt an, den Clip vom Band zu kopieren, was nur in Echtzeit geht und damit auch mal vier Stunden dauern kann. Wenn diese Kopie fertig ist hat der Anton aber vielleicht schon etwas anderes am bearbeiten, weshalb der Auftrag eine Weile rumliegt. Üblicherweise greift sich der nächste, z. B. Berta, die Kopie und rendert sie am PC aufs gewünschte Maß, was auch gut eine Stunde dauern kann. Dann muß die Chose noch auf DVD gebrannt (ca. 20 Minuten) und bedruckt werden (nochmal acht Minuten). Das alles sind Routineabläufe, bei denen jeder, der gerade mal davorsteht, einen Schritt weitermachen kann. Es ist also nachgerade unverzichtbar, daß die Einzelschritte einer Aufgabe verteilt werden. Kommt dann irgendwann Cäsar hinzu, könnte er sich in der Aufgabenliste einen Überblick verschaffen, was bzw. welcher Schritt noch offen ist. Bleibt was bis zum nächsten Tag liegen, muß man nicht erst an mehreren Arbeitsplätzen nachsehen, bis zu welchem Arbeitsschritt der Job erledigt ist.

Anderer Fall: Neuer Kopierauftrag kommt abends rein, Dora hat nur noch Zeit für einen Arbeitsschritt. Der wird erledigt und weil Dora weiß, daß sie am nächsten Tag später anfängt, delegiert sie den Job an die Kollegen Emil und Friedrich. Die haben dann aber vielleicht was dringenderes zu erledigen, kommen nicht dazu, Doras Job vom Vorabend weiterzumachen und Dora will sich den Job nachher zurückholen um doch selber weiterzumachen - geht aber nich, weil Outlook stur sein: Aufgabe muß aktiv von Emil oder Friedrich zurückdelegiert werden. Abgesehen davon kann Dora aber auch gar nicht erkennen, ob Emil oder Friedrich mit dem Auftrag weitergekommen sind, weil der Auftragseintrag in ihrer Liste ja nicht mehr aktualisiert wird, sobald sie ihn an mehr als eine Person delegiert hat. Etwaige Kennzeichnungen am Auftrag gehen ggf. nur als eMail (danke fürs Zumüllen des Posteingangs) an die Kollegen - völlig absurd, denn schließlich gibt es ja bereits einen zugeordneten Eintrag in der Aufgabenliste, den zu aktualisieren doch wahrlich sinnvoller wäre, als eine davon losgelöste eMail zu versenden, die die manuelle Kennzeichnung (z. B. „Aufgabe 20 % erledigt“) erfordert.

Ich könnte die Beispiele noch ausdehnen, wenn Dich das noch nicht überzeugt hat.

Es ist offenbar auch nicht möglich, einen gemeinsamen Aufgabenordner anzulegen, denn so einer ist immer für alle Nutzer auf dem Exchange-Server frei, nicht nur für eine Gruppe.

Aber ich habe letzte Nach auch noch einige Stunden weitergegoogelt und festgestellt, daß mit Outlook wohl wirklich nix zu machen ist. Die nächst potentere Groupware wäre dann wohl ein monströsgroßes Projektmanagement, was völlig überzogen wäre.

Fazit: Ich werde dereinst wohl selber eine PHP-Anwendung schreiben müssen, die mir Aufgaben verwaltet. (*stöhn*)

Eine Frage aber noch: Gibt es eine Möglichkeit, diese kaum benutzbaren Outlook-Aufgaben mittels Web-Oberfläche zu erzeugen? Ähnlich wie mailto:Gustav@heinrich.de, nur eben jobfor:Gustav@heinrich&subject=Wagen%20Inspektion&tl=20090515 oder so?

Liebe Grüße :o)
-Rob.

Hi Rob,

… Ich muß aber doch sagen, daß ich auf
Warum-brauchst-Du-das-überhaupt-machs-doch-lieber-gleich-so-Antworten
etwas allergisch reagiere… Der Arbeitsablauf läßt sich bei
uns nunmal nicht einfach einer Person zuordnen.

Es war nicht meine Absicht, Dich zu belehren. Wenn das so angekommen ist, bitte ich um Entschuldigung. Ich wollte dich vielmehr dazu bringen, über das Problem und den Zweck von Outlook nachzudenken.

Die konkreten Beispiele waren sehr wertvoll. Das was Du da geschildert hast, ist ein klassischer Geschäftsprozess und dessen Abwicklung. Das was du machen willst, nennt man in der Fachsprache Business Activity Management oder Business Activity Monitoring. Outlook ist dafür meiner Meinung nach nicht das richtige Tool. Spontan fallen mir da die Systeme ein, die die Softwarefirmen und Telefoncompanys verwenden: wenn ein Geschäftsfall hereinkommt, bekommt er sog. Ticket (Geschäftsfall-Nummer). Ein freier Mitarbeiter nimmt sich dann so ein Ticket und arbeitet es ab bzw. leiten es an andere Personen weiter, wenn er es selber nicht oder wie in Deinem Fall nur teilweise bearbeiten können. Über die Ticketnummer kann jederzeit verfolgt werden, wer gerade daran arbeitet, ob der Fall offen oder geschlossen ist und wie lange es gedauert hat. Ich denke das ist es, oder?

SAP kann das auf jeden Fall, von einem Verlagen weiss ich, dass er dafür ein eigenes Systeme programmiert hat (war damals meiner Meinung nach eine Frage der Ehre, heute würde man auf Lösugen aus der Schachtel zugreifen)und dann fällt mir natürlich noch Lotus Notes ein, das kann das auch. Frag doch mal in der Ecke nach.

Eine Frage aber noch: Gibt es eine Möglichkeit, diese kaum
benutzbaren Outlook-Aufgaben mittels Web-Oberfläche zu
erzeugen? Ähnlich wie mailto:Gustav@heinrich.de, nur eben
jobfor:Gustav@heinrich&subject=Wagen%20Inspektion&tl=20090515
oder so?

Vielleicht solltet ihr wirklich Lotus Notes umsteigen, wäre vielleicht einfacher, als sich mit einem verbogenen Outlook zu ärgern.

Ist vielleicht nicht, was Du hören willst, aber möglicherweise die Lösung.

Gruß aus dem sonnigen Oberösterreich,

Sausewind

Hallo,
wir haben bei uns in der Firma ein sehr ähnliches Problem, jetzt stellt sich mir folgende Frage?

Könnte es eine Lösung sein, dem Team welches eine Aufgabe erledigen soll einen eigenen Zugang bei Outlook zu geben.
Beispiel:
Team A : Anton und Anja
Team B: Bernd und Bianca
Es existiert je eine Teamaddresse TeamA@firma.com und TeamB@firma.com. Die Teammitglieder haben neben ihrem eigenen Mailzugang auch Zugang zum Teamkonto. Somit könnten Aufgaben welche für das Teamkonto erstellt/delegiert werden von allen Teammitgliedern eingesehen und bearbeitet werden.
Ich gebe eine Aufgabe an Team A und Anton und Anja die beide den Zugang zu Team A eingerichtet haben können gemeinsam wie ein Benutzer agieren.

Was denkt ihr?