Outlook - mehrere Leute, eine Terminverwaltung

Hallo,

wahrscheinlich ist das die meistgefragte Frage hier, aber hab nichts gefunden, woraus ich wirklich schlau werde.

Situation: kleines Buero eines Steuerberaters. Die Angestellten nehmen per Telefon Termine fuer den Chef an und moechten sie in Outlook eintragen.

Wie kann man es hinbekommen, dass alle Angestellten jeweils am eigenen Arbeitsplatz in Outlook Termine fuer den Chef eintragen und jeder diese Termine sieht?

Im Internet wird dann immer auf Exchange-Server hingewiesen. In der FAQ dieses Brettes steht was von internem Emailserver.

Wobei es nicht darum geht, die Terminplanung mehrerer Leute zu organisieren. Es soll lediglich das jetzige System ersetzt werden:

Ist-Zustand: an der Wand haengt ein grosser Terminkalender. Wenn ein Termin feststeht wird er eingetragen. Jeder kann sehen, wann der Chef noch Termine frei hat und dementsprechend eintragen. Die Termine der Mitarbeiter stehen nicht in diesem Kalender.

Gibt es da keine Out-of-a-box-Loesung? Also eine Software, die, einmal installiert, automatisch jedem Mitarbeiter den Terminkalender der Chef in Outlook abbildet und alle Aenderungen auch bei allen Mitarbeitern anzeigt?

Vielleicht ist diese Funktion ja auch schon integriert und ich stell mich nur zu doof an =:wink:

Danke und Ciao! Bjoern

Hi,

also mal angenommen man hätte einen Exchange Server (Microsoft EMail Server) dann gäbe es die Möglichkeit die Mitarbeiter als Stellvertreter für den Chef eintragen, diese hätten dann die Möglichkeit dort Termin einzutragen oder alle bereits eingetragenen zu sehen.

Ohne Exchange Server wird es sehr schwierig.
Ohne Server speichert Outlook alle Daten in sog. PST Files.
Diese Files lassen jedoch immer nur einen Zugriff zu, d.h. es können nicht mehrere parallel drauf zugreifen.

Das ist auch schon der Grund wieso es eben nicht geht in Outlook Kalender zu sharen ohne einen server zu haben.

Eventuell gibts tools die das ermöglichen…

Gruß
Nicole

Hallo Bjoern,

wahrscheinlich ist das die meistgefragte Frage hier, aber hab
nichts gefunden, woraus ich wirklich schlau werde.

die Frage ist: wo und wie hast du gesucht?

Wie kann man es hinbekommen, dass alle Angestellten jeweils am
eigenen Arbeitsplatz in Outlook Termine fuer den Chef
eintragen und jeder diese Termine sieht?

mit einem Zusatzprogramm

Im Internet wird dann immer auf Exchange-Server hingewiesen.
In der FAQ dieses Brettes steht was von internem Emailserver.

ein Email-Server ist i.d.R. NUR für Emails gedacht. Der Exchange-Server bietet die Plattform Outlook im gesamten Netzwerk an. D.h. gemeinsame Terminordner, oder die des anderen sehen, bearbeiten etc., gemeinsame Emailordner und noch viele weitere Vorteile.

Wobei es nicht darum geht, die Terminplanung mehrerer Leute zu
organisieren. Es soll lediglich das jetzige System ersetzt
werden:

mit dem jetztigen System geht es definitiv NICHT!

Ist-Zustand: an der Wand haengt ein grosser Terminkalender.
Wenn ein Termin feststeht wird er eingetragen. Jeder kann
sehen, wann der Chef noch Termine frei hat und dementsprechend
eintragen. Die Termine der Mitarbeiter stehen nicht in diesem
Kalender.

toll, und das im Zeitalter der EDV!
Aber die Steuererklärungen macht Ihr nicht auf Steintafeln?

Gibt es da keine Out-of-a-box-Loesung? Also eine Software,
die, einmal installiert, automatisch jedem Mitarbeiter den
Terminkalender der Chef in Outlook abbildet und alle
Aenderungen auch bei allen Mitarbeitern anzeigt?

nun ja, so automatisch geht es nicht, aber eine Alternative (von vielen) gibt es zum teuren Exchange Server:

http://www.add-in-world.com/katalog/pstsynchronizer/

Vielleicht ist diese Funktion ja auch schon integriert und ich
stell mich nur zu doof an =:wink:

da kann ich dich beruhigen: diese Funktion muß man immer hinzukaufen und ist nicht eingebaut!!

Grüße aus Essen
Wolfgang

Hallo Netwolf,

wahrscheinlich ist das die meistgefragte Frage hier, aber hab
nichts gefunden, woraus ich wirklich schlau werde.

die Frage ist: wo und wie hast du gesucht?

Hier auf der Seite im linken Frame unter „Suche und Archiv“, oder was meintest du? Ausserhalb von w-w-w habe ich google.de genutzt.

Im Internet wird dann immer auf Exchange-Server hingewiesen.
In der FAQ dieses Brettes steht was von internem Emailserver.

ein Email-Server ist i.d.R. NUR für Emails gedacht. Der
Exchange-Server bietet die Plattform Outlook im gesamten
Netzwerk an. D.h. gemeinsame Terminordner, oder die des
anderen sehen, bearbeiten etc., gemeinsame Emailordner und
noch viele weitere Vorteile.

Sorry, hatte mich in der FAQ etwas verlesen und dann noch einiges durcheinander gewuerfelt =:wink: Ein MS Exchange Server schlaegt mit 6 CALs mal eben mit 1600 € + 1 Lizenz zu Buche. Plus die 1500 € fuer ne Windows 2000 Server Lizenz. Ausserdem sind beide Systeme auf regelmaessige Wartung durch Profis angewiesen. Da kommen einige Kosten beisammen. Exchange bietet sicherlich eine Menge! Aber ob man es auch braucht?

Wobei es nicht darum geht, die Terminplanung mehrerer Leute zu
organisieren. Es soll lediglich das jetzige System ersetzt
werden:

mit dem jetztigen System geht es definitiv NICHT!

Gut! Eindeutige Antwort.

Ist-Zustand: an der Wand haengt ein grosser Terminkalender.
Wenn ein Termin feststeht wird er eingetragen. Jeder kann
sehen, wann der Chef noch Termine frei hat und dementsprechend
eintragen. Die Termine der Mitarbeiter stehen nicht in diesem
Kalender.

toll, und das im Zeitalter der EDV!
Aber die Steuererklärungen macht Ihr nicht auf Steintafeln?

*g* Ich mach da gar nix! Und wenn ich die Mitarbeiter fragen wuerde, wuerden sie den Wandkalender wahrscheinlich als das einzige System im Buero bennen, dass Ihren Wuenschen und Vorstellungen entspricht! =:wink:

Gibt es da keine Out-of-a-box-Loesung? Also eine Software,
die, einmal installiert, automatisch jedem Mitarbeiter den
Terminkalender der Chef in Outlook abbildet und alle
Aenderungen auch bei allen Mitarbeitern anzeigt?

nun ja, so automatisch geht es nicht, aber eine Alternative
(von vielen) gibt es zum teuren Exchange Server:

http://www.add-in-world.com/katalog/pstsynchronizer/

Hmm, der Preis ist vielleicht noch etwas zu hoch, aber das Programm sieht vielversprechend aus.

Wie arbeitet es sich denn damit in der Praxis? Ich habe in der Dokumentation gelesen, dass man auch automatisch synchronisieren kann. Nehmen diese Synchronisierungsvorgaenge viel Zeit in Anspruch? Und kann man dabei auch weiter Termine eintragen? Das Netzwerk ist Dank Datev sowieso schon ueberlastet.

Und wie sieht es mit der Installation und Wartung aus? Laueft es, einmal installiert, auch ohne regelmaessige Pflege problemlos?

Vielleicht ist diese Funktion ja auch schon integriert und ich
stell mich nur zu doof an =:wink:

da kann ich dich beruhigen: diese Funktion muß man immer
hinzukaufen und ist nicht eingebaut!!

Grmpf! Gibt es eventuell Alternativen? Palm Desktop gefiel mir immer sehr gut, ist da vielleicht eine bessere Loesung zu bekommen/integriert?

Grüße aus Essen
Wolfgang

Gruss aus Soest!

Ciao! Bjoern

Hi Bjoern,

vielleicht wäre das was für euch: http://www.web-terminplaner.de

Grüßle
Frank K.

Hi,

Habt ihr zufällig Outlook 2000?
Dann könnt ihr die Netzordner-Funktionalität nutzen.
Dazu bräuchtet ihr auf jedem Rechner ne eigene Email-Adresse, die häufig abgerufen wird. Das habe ich in unserem Büro über einen lokalen Mailserver realisiert. Ich habe dazu den „Hamster“ installiert. Kostet nix und läuft seit Jahren problemlos.

Nachteil dieser Lösung: es dauert bis zu 10 Minuten, bis alle einen eingetragenen Termin sehen können. Das kommt daher, dass ich es nicht geschafft habe, die Synchronisations-Mails häufiger als alle 5 Minuten verschicken zu lassen.

Für andere Outlook Versionen gibt es Zusatzprogramme für Geld zu kaufen. Nur als Beispiel dieses: http://www.keyseven.de/public_sharefolder.asp

Gruß Jack

Hallo Bjoern,

Ein MS Exchange Server schlaegt mit 6 CALs mal eben mit 1600 € +
1 Lizenz zu Buche. Plus die 1500 € fuer ne Windows 2000 Server
Lizenz.

ja, so ist es

Ausserdem sind beide Systeme auf regelmaessige Wartung
durch Profis angewiesen.

eigentlich ist der Aufwand gering, wenn man beide Systeme richtig eingestellt hat :smile:

Da kommen einige Kosten beisammen.

stimmt

Exchange bietet sicherlich eine Menge! Aber ob man es auch
braucht?

ob man’s braucht ist die eine Frage, ob man’s nutzt ist die andere.

Wie arbeitet es sich denn damit in der Praxis? Ich habe in der
Dokumentation gelesen, dass man auch automatisch
synchronisieren kann.

ja, das ist ja die Hauptfunktion des Programms

Nehmen diese Synchronisierungsvorgaenge viel Zeit in Anspruch?

nein, wenn man es regelmäßig macht