Outlook, Organisation vonTeams und Aufgaben?

Internet E-Mail
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Hallo,
mich würde interessieren, wie ihr mit eurem Outlook in Teams mit den eingehenden Aufgaben umgeht.
Ihr habt ein Team mit N Mitarbeitern. Ihr habt ein Postfach für euer Team. Wie organisiert ihr euch, dass alle Aufgaben abgearbeitet werden und das sichergsetellt ist, dass alle Aufgaben nachvollziehbar bearbeitet werden, bzw. bearbeitet wurden?

Viele Grüße
Sebastian

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Hallo Sebastian,

für die Teamarbeit gibt es einen Exchange-Server, und der hat öffentliche Ordner…

Alles andere ist imho Murks :frowning:

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

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Keine Lösung!
Ja, Ok das meine ich und wie gehts weiter???
Schreib doch bitte mal, was du damit meinst und wie deine
Lösung aussieht…

Grüße
Sebastian

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Hallo Sebastian,

Schreib doch bitte mal, was du damit meinst und wie deine
Lösung aussieht…

Auf dem Exchange-Server gibt es die öffentlichen Ordner.
Vergleichbar mit einem Datei-Ordner auf einem normalen Server.

Dort hast du die Möglichkeit alles was du jetzt für einen User in Outlook zur Verfügung hast, für die Allgemeinheit und/oder pro Team anzulegen.

Beispiel:

gemeint sind Ordner auf dem Exchange-Server ->
Team1
– Mails_für_Team1
– Aufgaben_für_Team1
– Kalender_für_Team1
– Urlaubskalender_für_Team1
– Kundenadressen_für_Team1

Team2
– Mails_für_Team2
– Aufgaben_für_Team2
– Kalender_für_Team2
– Urlaubskalender_für_Team2
– Kundenadressen_für_Team2

alle_Teams
– Mails_für_alle
– Aufgaben_für_alle
– Kalender_für_alle
– Kundenadressen_für_alle

Verwaltung
– Mails_für_Verwaltung
– Aufgaben_für_Sekretariat
– Aufgaben_für_Buchhaltung
– Kalender_für_Verwaltung
– Urlaubskalender_für_Verwaltung
– Kundenadressen_für_Verwaltung
– Kalender_für_Firmenfahrzeug1
– Kalender_für_Firmenfahrzeug2
– Kalender_für_Firmenfahrzeug3
– Kalender_für_Besprechungsraum1
– Kalender_für_Besprechungsraum2
– Kalender_für_Besprechungsraum3
usw.

Alle Teammitglieder können z.B. den Ordner ALLE und den des jeweiligen Teams nutzen = haben Zugriffsberechtigung.

Beispiel Aufgabe:
jedes Team hat einen eigenen Email-Account der dem entsprechenden Ordner als „Benutzer“ zugeordnet ist!

  • intern (oder extern) wird eine Aufgabe an das Team1 geschickt
  • diese landet im Ordner -> \Team1\Aufgaben_für_Team1
  • alle Teammitglieder können die Aufgabe sehen und bearbeiten
  • Mitarbeiter X öffnet die Aufgabe und stellt Bearbeitungsgrad etc. ein.
  • oder Mitarbeiter X weist die Aufgabe sich selber zu (schickt sie an seinen Account)
  • die Aufgabe wird erledigt und entsprechend markiert. (für alle sichtbar)
  • usw.

Man hat also mit diesem Server einen Ort für ALLE und/oder Teams, der so lange im Netz sichtbar und nutzbar ist, wie der Server läuft.

hth

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

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Hallo Netwolf und
mein ausdrückliches dankeschön für deine Mühe!!!

Gestatte mir noch eine Frage, wie machst du den Bearbeitungsstand kenntlich?

Viele Grüße
Sebastian

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Hallo Sebastian,

Gestatte mir noch eine Frage, wie machst du den
Bearbeitungsstand kenntlich?

in den Aufgaben hast du die Felder [Status] und [% erledigt] (diese kann man sich auch in der Listenansicht zusätzlich als Spalte einfügen), bei Mails gibt es ja die Fähnchen (bei mir: grünes Fähnchen, oder gar kein Fähnchen = erledigt)

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

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Sorry, du bist bei den Aufgaben,
meine Gedanken waren jetzt bei den Mails…
Aber da habe ich nur die Fähnchen!

Danke!
Sebastian

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