Outlook Regeln verschachtelt möglich?

Internet E-Mail
#1

Hallo liebe Experten,

ich gehe bald in Mutterschutz und würde gerne einige Regeln in meinem Arbeitsoutlook (Outlook 2007) einstellen, die in meiner Abwesenheit laufen.

Solange es nur eine betrifft, ist das auch kein Thema. Allerdings habe ich mehrere Wünsche, die ich nicht unter einen Hut bekomme.
1.) Emails mit einem bestimmten Wort im Betreff sollen an meine private Emailadresse weiter- oder umgeleitet werden (was von beiden wäre mir egal, Hauptsache, es funktioniert :wink:)
2.) Emails von bestimmten Absendern sollen an meine private Emailadresse umgeleitet werden.
3.) Alles andere soll an meine Kollegin weitergeleitet werden.

Regel Nr. 3 haben wir erfolgreich hinbekommen nach dem Schema:
Nach Erhalt der Nachricht
die meinen Namen im Feld „An“ oder „Cc“ enthält
diese an „Kollegin“ weiterleiten
außer bei Versand an „Kollegin“

Dummerweise greifen die anderen beiden Regeln nicht mehr. Auch eine Anpassung der Reihenfolge, so dass sie so aussieht wie oben, hat nicht gefruchtet. Wenn ich beispielsweise einen Test für Regel 2 fahre, landet diese Email normal in meinem Arbeitsposteingang und wird nach an meine Privatemail umgeleitet.

Gibt es eine Möglichkeit, wie man die Regeln verschachteln kann?
Oder habt Ihr eine Idee, worauf ich vielleicht achten muss?

Vielen Dank für Eure Hilfe!!
Andrea

#2

Zusatzinfo: es handelt sich um ein Microsoft Exchange-Konto!

#3

Moin Moin,

ein „Verschachteln“ in deinem Sinne von Regeln geht nicht.

Was du tun kannst: pro „Bedingung“ eine Regel erstellen.
Wichtig ist dabei das Häkchen „keine weitere Regel ausführen“ und die Reihenfolge der Regeln (von oben nach unten).

Stelle bitte auch sicher, dass das Häkchen „[] nur auf diesem Computer ausführen“ NICHT gesetzt ist.

Definiere die Regeln nicht im Abwesenheitsmanager, sondern in deinem Outlook.

Deine „Test“-Regeln solltest du löschen!

Du benötigst also drei Regeln. Grundsätzlich nutzt du dafür die Vorgabe: Nachricht bei Ankunft prüfen.

klicke auf [Weiter]

1.) Emails mit einem bestimmten Wort im Betreff sollen an
meine private Emailadresse weiter- oder umgeleitet werden (was
von beiden wäre mir egal, Hauptsache, es funktioniert :wink:)

Weiterleiten ist möglich, umleiten geht nicht per Regel.

Wähle auf der zweiten Seite also: „[X] mit bestimmten Wörtern im Betreff“

Bedenke immer: Es wird immer nach ganzen Wörtern gesucht und die Groß-/Kleinschreibung wird beachtet. Es sind keine Leerzeichen und keine Platzhalter wie z.B. das Sternchen „*“ zulässig.

Füge also der Liste dein Wort hinzu. Je nach dem, wie konsequent der Absender die Groß- und Kleinschreibung beachtet, füge das Wort in Groß- und Kleinschrift hinzu, dann bist du auf der sicheren Seite.

Nun kannst du noch einen Zeitraum bestimmen (muss aber nicht).
[X] die in einem bestimmten Zeitraum erhalten wurde

klicke auf [Weiter]

wähle nun
[X] als Anlage an eine Person/Verteilerliste weiterleiten
(trage dort deine private Email-Adresse ein)

wähle nun
[X] keine weitere Regel anwenden

klicke auf [Weiter]
klicke auf [Weiter]

gib der Regel nun einen entsprechenden Namen, wie z.B.

  1. Wort in Betreff

Achte darauf, dass das Häkchen auch bei [X] Diese Regel aktivieren
aktiviert ist.

So, das wäre die erste Regel, die ganz oben in der Liste stehen sollte.

2.) Emails von bestimmten Absendern sollen an meine private
Email-Adresse umgeleitet werden.

Erstelle eine neue Regel wie oben beschrieben. Wähle jedoch:
[X] mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse
und definiere dort deine Absender, die an dich weitergeleitet werden sollen.

Diese Regel sollte dann an zweiter Stelle in der Auflistung stehen.

3.) Alles andere soll an meine Kollegin weitergeleitet werden.

Da wir bei den vorherigen Regeln schon gesagt haben, dass keine weiteren Regeln abgearbeitet werden sollen, kommt an dieser Stelle also alles an, was nicht der ersten und zweiten Regel entspricht.

Wähle also in der neuen dritten Regel: keine Bedingung
Es kommt der Hinweis: Diese Regel wird auf alle Nachrichten, die sie erhalten angewendet! Ist das korrekt? Antworte mit JA

wähle nun
[X] als Anlage an eine Person/Verteilerliste weiterleiten
(trage dort die Email-Adresse der Kollegin ein)

Fertig

Dummerweise greifen die anderen beiden Regeln nicht mehr. Auch
eine Anpassung der Reihenfolge, so dass sie so aussieht wie
oben, hat nicht gefruchtet.

ich denke du begehst da einen Denkfehler!

Wenn ich beispielsweise einen Test für Regel 2 fahre, landet diese Email normal in meinem Arbeitsposteingang und wird nach an meine Privatemail umgeleitet.

vollkommen richtig, alle Emails landen erst mal in deinem Postfach (IMMER). Erst DANACH wird eine Regel verarbeitet.
Bedenke bitte: es wird nicht „UMGELEITET“ sondern eine Kopie deiner empfangenen Email WEITER GELEITET.

Gibt es eine Möglichkeit, wie man die Regeln verschachteln
kann?

siehe oben

Oder habt Ihr eine Idee, worauf ich vielleicht achten muss?

ja, in der Firma gibt es bestimmt einen Exchange-Admin. Der wird für dich bestimmt OWA einrichten, damit du per Internet auf dein Exchange-Postfach zugreifen kannst.

Außerdem wir er dir helfen, dein Postfach für deine Kollegin frei zu schalten (sie sieht dann dein Postfach zusätzlich in Ihrem Outlook. Er wird auch eine Vertreterberechtigung einrichten, damit Sie deine Emails auch in deinem Namen beantworten kann, falls das nötig ist.

Der Vorteil dieser Aktion: du erhältst keine Firmenmails an dein privates Postfach und deine Kollegin wird nicht mit deinen Emails „zugemüllt“. Du hast jederzeit die Möglichkeit auf dein Exchange-Postfach mit einem Internetzugang zuzugreifen.

Ach ja, die Regeln benötigst du dann auch nicht mehr :smile:

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)

#4

Auch da gehts nicht.
Es wird immer von oben nach unten abgearbeitet.

Sofern keine nachfolgende abzuarbeitende (verknüpfte) Regel abgearbeitet werden muss: JEDE Regel mit ‚Keine weitere Regel abarbeiten‘ abschliessen … sonst findet man die Mail wer-weiss-wo wieder.
Wichtig bei Exchange: Alle Regel zusammen dürfen nicht mehr als 32kb (ein Frame) groß sein. Also nicht AN_ALLE_IM_HAUSE in der Regel abargeiten, könnte sein, das dann kein Platz für eine zweite Regel ist.

#5

Vba Lösung zu 1 / 3
Hallo Andrea,

1.) Emails mit einem bestimmten Wort im Betreff sollen an
meine private Emailadresse weiter- oder umgeleitet werden (was
von beiden wäre mir egal, Hauptsache, es funktioniert :wink:)

mit den OL-Regeln, noch dazu in OL 2007 was ich nicht habe kenne ich mich nicht aus.
Ich habe dir was mit Code aus dem Internet zusammengebastelt.
Wenn die für 1) funktioniert kann ich die leicht auch für
2) und 3) erweitern.

Da ich nicht weiß wer Priorität hat, mein Vba-Code oder die OL-Regeln
kann ich nicht beurteilen was geschieht wenn beides agiert.
Keine Sorge, passiert nix schlimmes, ggfs. werden Mails doppelt umgeleitet oder so peanuts :smile:

Im Code habe ich fett markiert was du abändern mußt.
Dort wo im Code xyz steht gibst du das Wort an nach dem im Betreff gesucht werden soll.
Und die Adresse an die weitergeleitet werden soll abändern, das war es schon was du machen mußt am Code.

Wenn mein Code funktioniert, das merkst du derzeit dran daß wenn du eine mail erhälst die das von dir angegebene Suchwort im Betreff
enthält diese mail an die angebene Adresse weitergeleitet wird und im Betreff steht vorne
„Weiterleitung“.

Teste einfach mal…

Wenn mein Code auf deinem Rechner nicht funktioniert so wird das daran
liegen daß deine Sicherheitseinstellungen Codeausführung nicht erlauben.
Im alten OL konnte man das unter
Extras—makro—Sicherheit auswählen welche Sicherheitsstufe man möchte.
K.A. wie wo das in OL 2007 einstellbar ist.

Vielleicht wenn du oben links auf dieses runde Symbol klickst und dann unten auf „Optionen“ *vermut*
Aber sowas werden hier schon einige genau wissen *sicher bin*

Gruß
Reinhard

Um den Code einzufügen gehst du wie folgt vor.
Alt+F11, links siehst du eine Baumstruktur wie im Explorer.
Klicke da auf den „+“ rum bis links „DieseOutlookSitzung“ erscheint.
Darauf einen Doppelklick.
Nun kopiere den Code rein und ändere ihn wie gesagt ab.
Oben links siehst du das Diskettensymbol, klicke darauf, damit ist der Code in OL gespeichert.
Dann schließe den VB-Editor.

Nun beende OL und starte ihn neu.

Public WithEvents myOlItems As Outlook.Items

Private Sub Application\_Startup()
Set myOlItems = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub myOlItems\_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Dim olMailForward As MailItem
Dim sMailSubject As String
Dim sSenderName As String
If TypeName(Item) = "MailItem" Then
 If InStr(Item.Subject, " **xyz**") \> 0 Then
 sSenderName = Item.SenderName
 sMailSubject = Item.Subject
 'sMailSubject = sSenderName & ": " & sMailSubject
 Set olMailForward = Item.Forward
 With olMailForward
 .Recipients.Add " **[email protected]**"
 .Subject = "Weiterleitung: " & sMailSubject
 .Send
 End With
 End If
End If
End Sub
#6

Hallo,

ich habe bisher die Anleitung von Wolfgang versucht.
Ergebnis ist:
Regel 1 - Betreff) kommt weiter im Berufspostfach an, keine Weiterleitung
Regel 2 - Absender) kommt weiter im Berufspostfach an, keine Weiterleitung
Regel 3 - Rest) wird wie gewünscht weitergeleitet

Wenn jetzt noch die Weiterleitung funktionieren würde, wäre ich glücklich :smile:

Liebe Grüße
Andrea

#7

Moin Moin,

könntest du mal deine Regeln hier posten? Bitte ohne echter Emailadresse.

Vielleicht können wir dann sehen, was da schief läuft.

btw. der Abwesenheitsassistent beinhaltet keine Regeln mehr!?

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)

#8

Hallo Andrea,
im Prinzip ist die Anleitung von Wolfgang richtig.
Beachte was ich geschrieben habe.
Der Abwesendheits-Assisten oder ein Regelwerk - Beides geht nicht!
ALLE Regeln müssen Serverbasirend sein, denn dein Outlook ist nicht eingeschaltet wärend deiner Abwesendheit.

JEDE Regel hört mit „Keine weiteren Regeln“ auf.

Erst die Regel, die nicht allgemein sind, sprich deine private Post.
Dann die nicht allgemeinen Firmen Intern, aber was schert Dich das, dass kann deine Vertretung erledigen. Über irgendwelche Änderungen während der Abwesendheit wirst wohl kaum informiert werden.

Zum Schluß ALLE Mail, die von irgendwo herkommen an deine Vertretung.
Keine Kopien ablegen, dein Postfachplatz sonst aus allen Nähten und die Mails werden dann nicht weitergeleitet.

Besser wäre, alle priveten Mailabsender über die Abwesendheit informieren und dem Administrator Bescheid geben, das er eine Weiterleitung auf dem Server einrichten soll. Das ist ein Kinderspiel und dauert keine 5 Minuten.

Gruß
Dieter

#9

Klar :smile: Hier die Regeln, die aktuell eingestellt sind:

Nach Erhalt einer Nachricht
mit ‚Wort1’ oder ‚Wort2’ oder ‚Wort3’ im Betreff
diese an [email protected] weiterleiten
und keine weiteren Regeln anwenden

Nach erhalt einer Nachricht
die von [email protected] oder [email protected] oder [email protected] kommt
diese als Anlage an [email protected] weiterleiten
und keine weiteren Regeln anwenden

Nach Erhalt einer Nachricht
Die meinen Namen im Feld „An“ oder „Cc“ enthält
Diese an [email protected] weiterleiten
Außer bei Versand an [email protected] oder [email protected] oder [email protected]

Haken bei „Regeln für alle RSS-Feeds aktivieren“

Im Abwesenheitsassistenten ist nichts drin - den nutze ich gar nicht.

#10

Hallo Reinhard,

danke für die gute Anleitung! Hatte ja anfangs etwas Respekt, hat aber genauso geklappt, wie aufgeschrieben. Ich hab’s so probiert, konnte auch komplett folgen und die Daten an den beiden Stellen ändern, allerdings klappt die Weiterleitung so auch nicht…

Da die anderen Regeln auch nicht funktionieren, wird so also gar nichts weiter geleitet. Doppelt wäre mir lieber :wink: *lächel*

Vermute, es ist schwer, den Haken abzuschätzen, nicht?

Ich möchte dir auf ale Fälle herzlich für Deinen Einsatz danken!

Liebe Grüße
Andrea

#11

Moin Moin,

also die sehen für mich erst mal gut und richtig aus, bis auf die letzte Regel bei der der Punkt „und keine weiteren Regeln anwenden“ fehlt. Die Einstellung:

Die meinen Namen im Feld „An“ oder „Cc“ enthält
funktioniert häufig nicht, da ja i.d.R. deine Emailadresse dort steht und nicht dein Name.

Haken bei „Regeln für alle RSS-Feeds aktivieren“

warum, empfängst du RSS-Feeds mit Outlook? Falls ja, die willst du doch wohl wirklich nicht weiterleiten, oder?

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)

#12

Huhu,

ist „keine weiteren Regeln anwenden“ bei der letzten Regel wichtig, wenn es keine weiteren Regeln gibt?

Den Haken bei den RSS-Feeds hab ich rausgenommen - das stimmt, die werden wirklich nicht genutzt.

Die dritte Regel funktioniert mit der Weiterleitung einwandfrei mit dem „An“ und „Cc“, nur eben die beiden davor nicht. Ich habe jetzt rumprobiert und dabei festgestellt, dass die beiden Regeln davor nur nicht klappen, wenn ich meine Privatemail angebe. Sobald eine Firmenemail angegeben ist, klappt es. Vielleicht gibt’s da einfach intern eine Sperre für solche Emailadressen…

Hab mich jetzt mit meiner Kollegin angesprochen und eine Regel bei ihr eingestellt, bei der sie eine Benachrichtigung gibt, wenn es etwas an mich weiterzuleiten gibt. Tut mir zwar leid, dass das mit etwas Arbeit verbunden ist und nicht automatisch geht, aber so wird’s auf alle Fälle klappen :smile:

Vielen Dank für die Hilfe!!

Andrea