Hallo Rene,
ich veranstalte mit Partnern regelmäßig Events und Konzerte in Frankfurt am Main. Daher habe ich einige Erfahrung mit der Bewerbung und Durchführung von Veranstaltungen und helfe Dir damit gern weiter.
Zunächst einmal setzt sich Euer Publikum an einem Abend wie folgt zusammen: das Stammpublikum der Location und das Publikum, das Ihr selbst gezogen habt. Auf ersteren Leute habt Ihr nur in sofern Einfluß, als Ihr die Location passend zum Zielpublikum Eurer Party wählt. Um die zweite Art Publikum geht es hier allerdings primär:
Vermarktet werden sollte ein Event wie folgt:
1.) Monats- und Citymagazine (eben wie Eures) sollten rechtzeitig (ca. 2 Monate vor der Party) mit Material versorgt werden. Dazu gehört eine Pressemitteilung und am besten auch ein Foto. Bei uns gibt es etwa im Magazin „Fritz“ jeweils einen Wochentip mit Foto. Man kann aber demnach auch nur Wochentip werden, wenn man ein Foto beilegt! Das Foto sollte auch in einer kleinen Größe und in s/w gut druckbar sein.
Lohnend ist es auch, zu Redakteuren solcher Magazine einen persönlichen Kontakt aufzubauen. Das erleichtert langfristig vieles!
2.) Flyer/Plakate sind DAS wichtigste für ein noch unbekanntest Event. Wir verteilen in Frankfurt für eine Party etwa 5000-10000 Flyer. Plakate sind oft teuer (vor allem die Werbefläche! Illegal plakatierte werden oft schnell abgerissen). Wir begnügen uns meist mit einer kleinen Auflage von 100-200 Stück, die an strategisch wichtigen Orten (in unserem Fall etwa Uni-Campus) großzügig geklebt werden.
Bei Flyern gibt es zwei Varianten: Druck oder Kopie. Der Unterschied zwischen beiden ist weniger der Preis (ist fast identisch), als viel mehr die Wirkung auf das Publikum. Kopierte Flyer werden von gewissen Kreisen als „kultiger“ angesehen und deuten auf eine „echt coole“ Party ohne kommerziellen Schicki-Micki-Kram hin. Hochglanz-Fyler (gedruckt) sehen für einige Leute „vertrauenswürdiger“ aus, haben aber gleich die Ausstrahlung „nicht so gemütlich“, „kommerziell“,„Schicki-Micki“. Je nach gewünschter Wirkung sollten die Flyer hergestellt werden.
3.) Mund-Propaganda („virales Marketing“) funktioniert im Prinzip erst dann, wenn Eure Veranstaltung schon einen gewissen Namen hat (kann durch häufige Präsentation des Logos (Plakate, Flyer, Aukleber,…) auch außerhalb der Party gefördert werden). Dann kann es sogar gerade förderlich sein, keine herkömmliche Werbung zu machen, sondern den Termin und die Location bewußt nur mündlich zu streuen. Dadurch entsteht der Charme einer Underground-Party, die dann als Geheimtip gilt, weil nicht jeder davon weiß.
Weiterhin kann es auch von Vorteil sein, auf Eurer Party lokale Bands auftreten zu lassen. Diese machen meist von selbst Werbung und bringen schon eine gewisse Fan-Basis mit. Auch das Anfragen bei lokalen Kinos o.ä. kann manchmal dazu führen, daß Ihr dort Freikarten verlosen könnt und somit kostenlose Werbung bekommt.
Wenn die Location immer wechselt, sollte die Party natürlich ein starkes Profil haben. Laßt Euch also und durchgängiges Motto einfallen, das Euch allerdings nicht zu sehr einengen sollte. Aber ich vermute mal, diesen Schritt habt Ihr längst erledigt.
Natürlich werdet Ihr auch Euer eigenes Citymagazin zur Promotion nutzen (oder sind die Parties Promotion für das Magazin?). Bei einer wöchentlichen Veranstaltung würde ich den Marketing-Aspekt möglichst schnell zum „viralen Marketing“ - also der Mund-zu-Mund-Propaganda - verlagern. Dadurch spart Ihr Kosten und erreicht die Leute viel eher (in der Werbeflut der heutigen Zeit ;o)). Dazu würde ich allerdings gerade zu Beginn SEHR viel herkömmliche Werbung (Flyer,Plakate,Aufkleber, aber auch Interviews bei lokalen Radio- und Fernsehstationen) machen. Möglichst viele Menschen in Eurer Region sollten zumindest den Namen der Party kennen. Wenn Sie dann mal mitbekommen, daß wieder so eine Party stattfindet, sind sie viel schneller dabei.
So, ich hoffe, ich habe Dich jetzt nicht erschlagen und Dir wenigstens einige hilfreiche Tips gegeben. Solltest Du noch weitere Fragen haben oder mir mehr Einzelheiten über Euer Event erzählen wollen, so schreib einfach. Vielleicht kann man sich ja auch gegenseitig bei Events unterstützen.
Viel Erfolg!
Matthias Orgler