Party Veranstalten, was muss ich beachten?

Bildung & Beruf Existenzgründung & Selbstständigkeit
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Hallo zusammen,

folgende Situation:
Ich bin Student und möchte mit einem Freund zusammen einer Freundin die eine Disko besitzt unter die Arme greiffen und ca. 1 mal im Monat in Ihrer Diskothek eine spezielle Party organisieren. Mir geht es dabei eigentlich gar nicht um der Verdienst, ich mache es eher aus Spaß an der Sache.

Wir haben uns auf folgendes geeinigt: Ich bekomme den Eintritt als „Gehalt“, dabei muss ich die Live-Band/DJ organisieren und bezahlen, die Werbung (Flyer) drucken lassen und bezahlen und nachher verteilen und auch die Online-Werbung (z.B.Banner auf Partycommunity´s) schalten. Die Disko-Besitzerin nimmt dafür keine Miete von uns, stellt das Personal, verdient aber auch ausschließlich an den getränken.

Wir rechnen mit 150-400 Gästen maximal, d.h. dass „unterm Strich“ (bei einem Eintritt von 5€) nicht viel für mich übrig bleibt.
Dennoch gibt´s da fragen:

1.Muss ich dafür ein Gewerbe anmelden, bzw. was mache ich bei meiner Einkommenssteuererklärung, wenn ich z.B. jeden Monat damit 100€ verdient habe?

2.Muss ich irgendwelche Versicherungen abschliessen, oder geht das alles über die Disko-Besitzerin?

3.Was muss ich noch beachten?

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Hallo.

Mir geht es dabei eigentlich gar nicht um der
Verdienst, ich mache es eher aus Spaß an der Sache.

Hast Du so viel Spaß an der Sache, dass Du bereit bist, permanent zuzubuttern?

Wir haben uns auf folgendes geeinigt: Ich bekomme den Eintritt
als „Gehalt“,

150 bis 400 Gäste => Bruttoeinnahme 750 - 2000 €

dabei muss ich die Live-Band/DJ organisieren und

Live-Band : 50-100 € /Stunde und Person. Sind bei 3 Stunden und 4 Mann-Band 600-1200 €.
Discjockey : 50 € /Std.? Bei 6 Stunden sind das 300 €.

die Werbung (Flyer) drucken lassen und bezahlen

Wenn Du die Dinger selbst machst : Druckkosten 0,05 €/St. sind bei 10000 Blatt auch schon 500 €. S/W und einfachst …

und nachher verteilen und auch die Online-Werbung (z.B.Banner auf
Partycommunity´s) schalten.

Zeitaufwand Deinerseits?

Die Disko-Besitzerin nimmt dafür keine Miete von uns, stellt das
Personal, verdient aber auch ausschließlich an den getränken.
Wir rechnen mit 150-400 Gästen maximal, d.h. dass „unterm
Strich“ (bei einem Eintritt von 5€) nicht viel für mich übrig
bleibt.

Das ist sicherlich richtig. Bei Fixkosten von rund und roh 1000 € und einer maximalen Einnahmeerwartung von 2000 € pro Abend …?

1.Muss ich dafür ein Gewerbe anmelden, bzw. was mache ich bei
meiner Einkommenssteuererklärung, wenn ich z.B. jeden Monat
damit 100€ verdient habe?

Ich würde es als gewerblichen Veranstaltungsservice anbieten, schon allein, damit Du wenigstens die Chance hast, Vorsteuer abzuziehen. Die zu erwartenden Verluste wird das Finanzamt vielleicht für zwei bis drei Jahre tolerieren …

2.Muss ich irgendwelche Versicherungen abschliessen, oder geht
das alles über die Disko-Besitzerin?

Kommt drauf an, wie ihr das vertraglich regelt. Die Disco ist sicherlich als Gebäude versichert - ergo Brand etc. müsste abgedeckt sein. Betriebshaftpflicht ist auch Sache der Discobetreiber.

3.Was muss ich noch beachten?

Auf der Rechenbasis, wie oben beschroben, kann das m.E. nicht funktionieren. Zumindest die Kosten für DJ und / oder Band müssten Angelegenheit der Discobetreiber sein. Schließlich kann es immer mal passieren - auch, wenn euer Angebot normalerweise bombig angenommen wird - dass wegen irgendwelcher anderer Veranstaltungen mal nur 20 Nasen kommen. Du riskörest dann mehrere Tausend € - und für einen Studenten ist das nach meinem Wissensstand nicht gerade Pillepalle.

Gruß Eillicht zu Vensre

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Danke für die Antwort:

Habe folgende Alternative mir überlegt:

  1. Die Diskobesitzerin zahlt die Flyer und andere Werbekosten, schliesslich wird der Laden duch diese Werbung „bekannter“
  2. Pro verkaufte Eintrittskarte bekomme ich 2€ zusätzlich von der Diskobesitzerin, d.h. wenn 300 Personen kommen, bekomme ich 300x5€ Eintritt = 1500€ + 300x2€ Provision = 600€, zusammen also 2100€ in diesem Fall.
  3. Band zahle ich. Sie nimmt nur 450€ für den Abend und der DJ 150€ für den Abend.

Unterm Strich wäre neben dem Zeitaufwand mein Risiko dann die 450€ Band plus 150€ DJ, also 600€ durch 2 Personen.

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Hallo Leon,

die knappe Kalkulation hat ja mein Vorschreiber schon zusammengefasst. Nach meinen Erfahrungen kostet einge gute Combo allerdings wesentlich mehr, nun ja da sei Dein Verhandlungsgeschick davor.

Einiges habe ich noch, achte darauf, wer für die GEMA zahlt, geht das auch direkt über die Disse?

Security geht auch auf Kosten der Betreiberin?

Ich würde zudem genau prüfen, wie es mit Haftungsfragen aussieht und einen Vertrag mit ihr machen bzw. Euer Verhältnis klären. (Du machst das in ihrem Auftrag?). Wie sieht ihre Veranstalterhaftpflicht aus? Gilt diese auch, wenn Du dort aktiv wirst.
Evtl. lohnt es sich auch darüber zu reden, was passiert, wenn die von Dir gezogenen Gäste so begeistert von Deiner Bandauswahl sind, dass Sie meinen etwas aktiver zu tanzen und dabei Sachen zu Bruch gehen. Deine Schuld oder ihr Risiko???

Es gibt da sicher noch viel mehr, was man vorher klären könnte, letztenendlich läuft es immer darauf hinaus, wer der eigentliche Veranstalter ist und welche Verantwortung übernimmt. Noch ein paar spontane Gedanken:

  • Jugendschutz / Lärmschutz
  • Reinigung
  • Beschaffung evtl. behördl. Genehmigungen (z.B.Pyrotechnik)
  • Rücktrittsrecht

Beste Grüße
PP

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Hallo und danke für die Antwort!
Alle Rechtsschutz-Angelegenheiten übernimmt die isko-besitzerin-diese sind ja auch schon vorhanden-ebenso GEMA und Personal (auch Security, Putzfirma, etc.) Von rechtlicher Seite ist ja alles schon geregelt von der Diskobesitzerin aus. Die Frage bleibt, ob ich selbst so einen Vertrag aufsetzen kann oder ob das ein Anwalt machen muss/soll. Das kostet natürlich…
Die Band kommt zu diesem preis weil ich die Jungs privat gut kenne-ist natürlich ein mega-Sonderpreis.:wink:

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Hallo Leon,

man sagt so schön, Verträge sind für schlechte Zeiten. Also paß einfach auf, auf was Du Dich einläßt. Überzeug Dich einfach, dass die Veranstalterhaftpflicht existiert und bezahlt wird und das Deine Veranstaltung mit darunter fällt.

Ich will Dich auch wirklich nicht verunsichern, was gibt es schöneres als ne gute Party zu organisieren?!

Alles Gute
PP

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Hallo, Leon!
Ich rate Dir, laß die Finger davon, allein die Vorbereitungen, die Du beschrieben hast werden Dich eine Menge Zeit kosten....Du kannst von 20-30 Stunden im Monat ausgehen. Wenn Dir im Monat nur € 100,-- übrigbleiben, ist es besser, wenn Du Dir einen Job suchst, bei dem Du in der Stunde € 10,-- verdienst, dann weißt Du, daß Dir in 10 Stunden € 100,-- bleiben. Jemand in meiner Verwandtschaft hat genau das gleiche gemacht, was Du jetzt planst. Die Discobesitzer stellen in der Regel ihre Räume nur an den Tagen zur Verfügung, an denen ohnehin keine Gäste kommen.....Dienstag,Mittwoch und Donnerstag. Sollten wider Erwarten doch mehr Gäste kommen, haben sie einen unerwarteten, schönen Umsatz, kommen wenig, oder keine- haben sie den Umsatz wie sonst auch. Solltet Ihr jedoch einen der "guten" Tage kriegen, wie Freitag und Samstag, hat die Besitzerin mit Sicherheit ihren Laden voll und einen hübschen Gewinn, den Sie ganz alleine behält....Ihr aber habt die ganze leidige Arbeit gemacht und es bleiben im Monat vielleicht € 100???? Das kanns ja wohl nicht sein!
Merke: In der Gastronomie verdient man ausschließlich an den Getränken!
Die Dame soll mal lieber Euch unter die Arme greifen und jedem
€ 300,-- pro Abend rüberschieben…zusätzlich zu den bereits vereinbarten Bedingungen, dann stimmen die Verhältnisse wieder!
Gruß!
Lena

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