Problem: Externe Datenquellen von Pivot-Tabellen

Stephan_8a4919 · 10. November 2010 um 14:45

Hallo zusammen,

ich habe hier eine Excel-Tabelle, die ein paar Pivot-Tabellen enthält. Jede dieser Pivot-Tabellen hat eine andere Excel-Tabelle als Datenquelle. Eigentlich klappt das ganz gut, aber hin und wieder schleichen sich Probleme, die ich nicht nachvollziehen kann, ein.

Manchmal ändert sich der Pfad der Datenquelle ohne mir ersichtlichen Grund. Die neuen Pfade ergeben irgendwie keinen Sinn. Klar man kann das alles wieder rückgängig machen, aber das ist extremst nervig. Leider weiß ich nicht, wie die Probleme entstehen, da nur andere Personen mit der Datei arbeiten. Ich befürchte, dass es schon ausreicht die Datei zu öffnen und zu speichern, um alles kaputt zu machen. Was zum Teufel geht hier schief?

Hat jemand eine Idee, wie ich die Pfade der Datenquellen für immer fixieren kann?

Desweiteren würde mich mal interessieren, warum man bei einigen Pivot-Tabellen, während der Aktualisierung die Quelldatei geöffnet sein muss während das bei anderen Pivot-Tabellen nicht nötig ist. Wenn ich wüßte was den Unterschied ausmacht, würde ich das gerne so ändern, dass man die Datenquellen der Pivot-Tabellen für eine Aktualisierung nicht mehr öffnen muss.

Falls Ihr schon eine Idee habt, aber noch mehr Infos braucht, einfach Bescheid geben.

Schon mal vielen Dank im Voraus.

MfG
Stephan

Thomas_Ramel · 10. November 2010 um 17:34

Grüezi Stephan

Desweiteren würde mich mal interessieren, warum man bei
einigen Pivot-Tabellen, während der Aktualisierung die
Quelldatei geöffnet sein muss während das bei anderen
Pivot-Tabellen nicht nötig ist. Wenn ich wüßte was den
Unterschied ausmacht, würde ich das gerne so ändern, dass man
die Datenquellen der Pivot-Tabellen für eine Aktualisierung
nicht mehr öffnen muss.

Ich vermute, dass die Ursache der Probleme hiermit zusammenhängen.

Bei den PTs die eine geöffnete Mappe als Quelle verlangen dürfte vermutlich einfach der Bereich in der anderen Mappe im Pivot-Assistenten markiert worden sein und die PT dann damit erstellt.

Wo das öffnen nicht notwendig ist dürfte vermutlich eine Abfrage auf externe Daten gemacht worden sein, was prinzipiell immer besser ist als ersteres.

Prüfe daher mal die Datenquellen in den PTs und gehe immer über ‚externe Datenquelle‘ wenn diese in einer anderen Mappe liegen - der Knarx mit dem Daten markieren in der anderen Mappe ist IMO nicht sehr sinnvoll.

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

MVP für MS-Excel -

Stephan_8a4919 · 10. November 2010 um 22:45

Hallo Thomas,

Bei den PTs die eine geöffnete Mappe als Quelle verlangen
dürfte vermutlich einfach der Bereich in der anderen Mappe im
Pivot-Assistenten markiert worden sein und die PT dann damit
erstellt.

so wurden eigentlich alle Pivot-Tabellen erstellt.

Wenn ich so drüber nachdenke, fällt mir eigentlich nur ein wesentlicher Unterschied ein. Die eine Quelldatei, die ich zur Aktualisierung nicht öffnen muss, wird per Makro aus Excel heraus erstellt. Die Tabellen darin haben eine optimale Struktur, so dass ich später als Datenquelle nur „A:F“ angeben muss.

Die Quelldatei, die ich vor der Aktualisierung unbedingt öffnen muss, ist eine Datei, die durch SAP-Business-Objects erstellt wird. Ich habe übrigens schonmal versucht diese .xls-Datei als externe Datenquelle zu nutzen. Funktioniert leider nicht, da Excel meint, dass die Datei keine Tabellen enthält. Häääähhhhh??? Um die Datenquelle anzugeben muss ich außerdem „B4:G65000“ angeben, weil die Überschriften nicht in der obersten Zeile stehen. Leider kann ich das nicht beeinflussen.

Wo das öffnen nicht notwendig ist dürfte vermutlich eine
Abfrage auf externe Daten gemacht worden sein, was prinzipiell
immer besser ist als ersteres.

Würde ich gerne machen, geht aber aus unbekanntem Grund nicht. Excel findet in der externen Excel-Datei keine Tabellen, die man auswählen könnte.

Prüfe daher mal die Datenquellen in den PTs und gehe immer
über ‚externe Datenquelle‘ wenn diese in einer anderen Mappe
liegen - der Knarx mit dem Daten markieren in der anderen
Mappe ist IMO nicht sehr sinnvoll.

Falls ich Morgen Zeit finde, schaue ich mir das nochmal an. Ich arbeite sehr viel mit Pivot-Tabellen, aber komme mit den neuen Office-Versionen insgesamt noch nicht so gut klar. Man kann bei den Pivot-Tabellen noch soviel in den Optionen einstellen. Leider ist bei vielen Punkten überhaupt nicht klar, was es bedeutet, wenn man das Häkchen setzt oder entfernt.

Falls du noch ne Idee hast?

MfG
Stephan

Thomas_Ramel · 10. November 2010 um 23:39

Grüezi Stephan

Bei den PTs die eine geöffnete Mappe als Quelle verlangen
dürfte vermutlich einfach der Bereich in der anderen Mappe im
Pivot-Assistenten markiert worden sein und die PT dann damit
erstellt.

so wurden eigentlich alle Pivot-Tabellen erstellt.

Ja und damit sind diese dann von der geöffneten Quelle abhängig.
Das ist wirklich die suboptimale Lösung für die Erstellung von Pivot-Tabellen

Wenn ich so drüber nachdenke, fällt mir eigentlich nur ein
wesentlicher Unterschied ein. Die eine Quelldatei, die ich zur
Aktualisierung nicht öffnen muss, wird per Makro aus Excel
heraus erstellt. Die Tabellen darin haben eine optimale
Struktur, so dass ich später als Datenquelle nur „A:F“ angeben
muss.

Was genau heisst denn ‚Struktur‘ konkret?

Die Quelldatei, die ich vor der Aktualisierung unbedingt
öffnen muss, ist eine Datei, die durch SAP-Business-Objects
erstellt wird.

Autsch - einmal mehr das S anduhr A nzeige P rogramm

Ich habe übrigens schonmal versucht diese
.xls-Datei als externe Datenquelle zu nutzen. Funktioniert
leider nicht, da Excel meint, dass die Datei keine Tabellen
enthält. Häääähhhhh??? Um die Datenquelle anzugeben muss ich
außerdem „B4:G65000“ angeben, weil die Überschriften nicht in
der obersten Zeile stehen. Leider kann ich das nicht
beeinflussen.

Das muss beeinflussbar sein - es kann ja wohl nicht angehen, dass der Riese SAP keine vernünftigen Tabellen ausschreiben kann.

Wo das öffnen nicht notwendig ist dürfte vermutlich eine
Abfrage auf externe Daten gemacht worden sein, was prinzipiell
immer besser ist als ersteres.

Würde ich gerne machen, geht aber aus unbekanntem Grund nicht.
Excel findet in der externen Excel-Datei keine Tabellen, die
man auswählen könnte.

Ja, weil diese keinen Bereichsnamen haben und/oder Du nicht in den Optionen der Abfrage den Haken bei den Systemtabellen gesetzt hast.
Tust Du letzteres siehst Du alle Tabellenblätter der Quellmappe und kannst deren Daten auch verwenden.
Allerdings sollten diese dann korrekt und sauber in A1 mit der ersten Spaltenüberschrift beginnen.

Dieses Vorgehen hat viele Vorteile:

Neue Daten in der Quelle werden automatisch berücksichtigt
Es wird nur der Bereich mit den Daten importiert, nicht aber ganze Spalten
Es bleibt dynamisch und flexibel.

Ich arbeite sehr viel mit Pivot-Tabellen, aber komme mit den
neuen Office-Versionen insgesamt noch nicht so gut klar. Man
kann bei den Pivot-Tabellen noch soviel in den Optionen
einstellen. Leider ist bei vielen Punkten überhaupt nicht
klar, was es bedeutet, wenn man das Häkchen setzt oder
entfernt.

Bei Fragen frage einfach hier mit konkreten Punkten wieder an - es gibt hier den einen oder anderen Pivot-Spezialisten…

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

MVP für MS-Excel -

Stephan_8a4919 · 13. November 2010 um 17:43

Hallo Thomas,

über die Vorteile von Pivot-Tabellen brauchst du mir nichts zu erzählen, denn ich zähle mich selbst zu den von Dir erwähnten „Pivot-Spezialisten“.

Das Problem mit den externen Datenquellen werde ich versuchen anders zu lösen. (Von Excel aus auf andere Excel-Dateien zuzugreifen ist einfach nur scheiße.) Bisher konnte ich immer ich immer mit MS-Query auf Daten von SQL-Servern oder Access-Datenbanken zugreifen. Die Daten kann ich dann im Vorfeld schon so „verwursten“ wie ich sie später für die Pivot-Tabelle brauchen werde.

Leider geht das in dem geschilderten Problemfall nicht, da die notwendige technische Infrastruktur noch nicht gegeben ist. Ich musste dort alles mit Excel machen. Auch die Dinge, die man aus gutem Grund besser in einer Datenbank macht. Die Leute vor Ort, wissen gerade mal wo man einen Computer einschaltet und sprechen leider nur sehr schlechtes Englisch. Du kannst Dir vorstellen welchen Spaß ich damit habe.

MfG
Stephan

Thomas_Ramel · 13. November 2010 um 20:37

Grüezi Stephan

über die Vorteile von Pivot-Tabellen brauchst du mir nichts zu
erzählen, denn ich zähle mich selbst zu den von Dir erwähnten
„Pivot-Spezialisten“.

Na, dann willkommen im Club

Das Problem mit den externen Datenquellen werde ich versuchen
anders zu lösen. (Von Excel aus auf andere Excel-Dateien
zuzugreifen ist einfach nur scheiße.)

Warum denn das?
Das geht mit MS-Query genauso wie auf eine SQL- oder Access Datenbank - die Tabellen die als Quelle dienen müssen dafür einfach den Anforderungen einer sauberen Datenquelle entsprechen.
Tun sie das nicht, ist nicht Excel oder MS-Query das Problem sondern die Anwender und deren Vorgehen.
(ich weiss, das ist ziemlich pragmatisch und in der rauhen Wirklickeit leider oft nicht der Fall…)

Bisher konnte ich immer
ich immer mit MS-Query auf Daten von SQL-Servern oder
Access-Datenbanken zugreifen. Die Daten kann ich dann im
Vorfeld schon so „verwursten“ wie ich sie später für die
Pivot-Tabelle brauchen werde.

Wie gesagt geht das auch mit Excel-Tabellen als Datenquelle.

Leider geht das in dem geschilderten Problemfall nicht, da die
notwendige technische Infrastruktur noch nicht gegeben ist.
Ich musste dort alles mit Excel machen. Auch die Dinge, die
man aus gutem Grund besser in einer Datenbank macht. Die Leute
vor Ort, wissen gerade mal wo man einen Computer einschaltet
und sprechen leider nur sehr schlechtes Englisch. Du kannst
Dir vorstellen welchen Spaß ich damit habe.

Ja, ich leide mit dir…

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

MVP für MS-Excel -