Hallo,
in unserer kleinen Behörde soll jetzt alles eingescannt werden, jeder Postein- und -ausgang, jede Notiz, Aktenvermerk …
Davor jetzt erst einmal ein kleines Projektteam.
Wir alle haben nicht wirklich Ahnung! 
Was ist alles so zu beachten?
Macht es wirklich Sinn, alles einzuscannen?
Welche Probleme könnten bei einem reinen papierlosen Büro kurz-, mittel- und langfristig entstehen?
Freue mich auf Eure Antworten.
Vielen Dank im Voraus.
Schöne Grüße
DU
Probleme kommen sicher auf wenn ein gemeinsamer Aktenplan erstellt werden soll. Es sollten klare Vorgaben gemacht werden wie was und wo gespeichert wird. Ohne genaue Vorgaben kann der ganze Spaß sonst schnell unübersichtlich werden.
Hallo,
ja, kenne ich - diese Phase habe ich bei uns (damals noch ca. 15000 Mitarbeiter/innen) auch miterlebt. Zug um Zug wurde bei uns das papierlose Büro eingeführt. Alte Unterlagen wurden nach und nach digitalisiert. Alles, was neu als Post hereinkam wurde ebenfalls digitalisiert und entsprechend zugeordnet (Kundenkonto oder Sachakte), selbst Notizen und Vermerke wurden nur noch in digitaler Form vorgenommen. Heute ist das eine Selbstverständlichkeit.
Ohne die entsprechende Technik und natürlich ohne einen entsprechende logistische Planung geht das alles nicht.
Wer mal, wie ich es auch getan habe, sein eigenes, privates Büro papierlos machen will, der wird schon schnell merken, dass es ohne vorherige Planung nicht gehen wird.
Allerdings, im Großen wie im Kleinen, so ganz ohne Papier geht es dann doch nicht. Das gilt nicht nur fürs Büro.
Gruss
Czauderna
Servus,
zu beachten ist, dass das Scannen als allerunwichtigster Punkt auf dem Plan steht.
Einen Sinn hat et janze nur, wenn sämtliche Arbeitsabläufe (nenn es meinetwegen à la mode „Prozeduren“, „Prozesse“ oder sonstwie) der Digitalisierung angepasst werden - es hat keinen Wert, wenn jemand ein digitales Dokument ausdrucken muss, um darauf einen Erledigungsvermerk oder sowas anzubringen und es dann wieder in den Scanner schiebt, oder wenn jemand in Ermangelung eines zweiten Bildschirms alles, was er bearbeitet, ausdruckt, um es gleichzeitig mit irgendwas, was er erstellt, vor Augen haben zu können usw. - überlegt Euch, wie ein digitaler Aktendeckel oder ein digitaler Umlauf ausschauen, tut Euch um, ob dafür nicht viel besser eine fertige Lösung wie ELO eingesetzt wird als etwas Handgestricktes.
Außerdem ist eine digitale Ablage - ein digitales Archiv aus dem Stand von Null zu entwickeln eine durchaus anspruchsvolle Aufgabe. Stell Dir mal das Gesicht Eures Datenschutzbeauftragten vor, wenn Du ihm erzählst, was Ihr alles mit Dropbox machen wollt!
Notizen und Aktenvermerke brauchen bei einer richtig aufgezogenen digitalen Organisation nicht gescannt zu werden, weil es sie gar nicht mehr auf Papier geben wird.
Schöne Grüße
MM
Was mir als eher Informatik-affin dazu einfällt:
Was ist mit dem Datenschutz? Wie lange wird welches Dokument aufbewahrt und wer hat Zugriff darauf? Wer macht in welcher Form und wo und wie oft Backups? Was passiert bei einem Emotet-Angriff? Was passiert bei einem anderen Hackerangriff mit Datenklau? Wie wird das Verändern der Doukumente verhindert? Wie werden die Zugriffe auf die einzelnen Dokumente protokolliert? Wer vergleicht die gescannte Version mit der Papierversion?
(http://www.dkriesel.com/blog/2013/0802_xerox-workcentres_are_switching_written_numbers_when_scanning)
Hallo,
ich habe vor vielen Jahren mal bei einem Finanzdienstleister gearbeitet, der das gemacht hat.
Folgende Punkte sind mir in Erinnerung geblieben.
Der Posteingang wurde mit einem Eingangsstempel versehen, gescannt und durch die Texterkennung (OCR) geschickt. Dann wurde das Dokument verschlagwortet, also mit Informationen zu Absender, Aktenzeichen, etc. angereichert. Diese Daten wurden auf
einem „nur schreiben“ System abgelegt, sie konnten also im Nachhinein nicht mehr verändert werden, um alles revisionssicher zu machen. Als Format kam PDF/A zum Einsatz. Mehrseitige Briefe wurden entsprechend als mehrseitiges PDF abgebildet.
Das ein solches System nicht am Internet hängen darf und regelmäßig Backups gemacht und getestet werden müssen sollte ich von selbst verstehen.
Dort ging man konsequent auch den zweiten Schritt: Jeder ausgehende Brief wurde ebenfalls als PDF abgelegt, so dass man den gesamten Schriftverkehr zu einem Aktenzeichen im System finden konnte.
Gerade, wenn ihr niemanden habt der sich auskennt solltet ihr Euch ein System einkaufen.
Es bringt nichts, das irgendjemand etwas zusammenfrickelt was dann in ein paar Jahren ausfällt und niemand weiß, wie es funktioniert(e).
Gruß,
Steve