Probleme bei Serienbrief mit Excel-Daten

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hallo zusammen,

ich habe ein Problem bei Word-Serienbriefen (Word 2003) mit Excell-Daten.
Entschuldigt deshalb bitte mein Doppelposting - vielleicht liegts ja auch nur an Excel.

Folgendes Problems:

Beim import der Excell-Daten in den Serienbrief werden die Zahlen mit ca. 10 Stellen nach dem Komma in Word angegeben - obwohl die Zahlen in Excell anders (nämlich mit zwei Stellen) formatiert sind.
Andere Zahlen - obwohl es sich um eingegebene, ganze Zahlen - nicht um Ergebnisse einer Formel handeln, werden auch mit zig Stellen (z.B. 35,999999999) statt 36,00) angegeben.
Widerum werden manche Zahlen ohne Stellen hinterm Koma eingefügt (also z.B. 350 statt 350,00)
Einen mir ersichtlichen Zusammenhang kann ich nicht erkennen.
Habt ihr nen Tipp wo der Fehler verborgen sein könnte oder macht Word-Serienbrief-Funktion öfters Mucken bei Excel-Daten ??

Danke für Eure Hilfe
Gruß

Thorsten

#2

hi Thorsten

wie excel die daten anzeigt, ist für den serienbrief komplett egal, da word dabei auf die „rohdaten“ zugreift.

das problem ist, dass excel keine information über den tatsächlichen datentyp in der tabelle ablegt. der importprozess von word geht daher so vor, dass er die ersten paar zeilen (ca. 10) der tabelle analysiert und aufgrund der vorkommenden werte versucht, den datentyp zu erraten. hast du daher in den ersten 10 zeilen nur ziffern in einer spalte, so kann es passieren, dass er bei alphanumerischen werten (also mit buchstaben) statt dem wert nur „0“ anzeigt.

wenn du in excel als format „#.##0,00“ definiert hast, so rundet excel automatisch auf zwei nachkommastellen genau. steht in einer zelle also der wert „1,754“, so zeigt excel nur „1,75“ an. word würde beim import aber den gesammten wert inkl. aller nachkommastellen anzeigen.

abhilfe schafft ev. das angeben eines format-schalters nach dem seriendruckfeld. das feld {mergefield preis} kann man auch als {mergefield preis # „.0,00“} angeben. word rundet dann ähnlich wie excel immer fix auf zwei nachkommastellen und zeigt auch immer zwei nachkommastellen an (also aus 1,2 wird 1,20).

wenn du nicht weisst, wie du zu dem „mergefield“ kommst - markiere einfach dein serienbrieffeld und drücke Shift-F9. zum zurückschalten einfach F9 drücken.

erwin

#3

Hallo Thorsten,

ich habe ein Problem bei Word-Serienbriefen (Word 2003) mit
Excell-Daten.

da bist Du nicht der einzige! :wink:

Der Link führt ins Archiv:
http://www.wer-weiss-was.de/cgi-bin/forum/showarchiv…
(deutsche WORD-Version)

@Erwin: Hast Du die Rauten in Deinem Beispiel absichtlich weggelassen?
Mit „.0,00“ würden ja nur einstellige Werte ausgegeben.

Gruß Gudrun

#4

hi gudrun

@Erwin: Hast Du die Rauten in Deinem Beispiel absichtlich
weggelassen?
Mit „.0,00“ würden ja nur einstellige Werte ausgegeben.

JA

rauten werden von word mit leerzeichen befüllt, wenn keine ziffer dafür vorhanden ist. beispiel:

test: {7,4 „#.##0,00“}.
wird zu
test: 7,40
statt zu
test: 7,40

wenn einem die leerzeichen stören (so wie mich), dann einfach die rauten weglassen. funkt trotzdem. word will offenbar nur wissen, welches zeichen als tauserndertrennzeichen verwendet werden soll. es nimmt auf jeden fall an, dass je drei ziffern gruppiert werden.

probier einfach mal aus

erwin

#5

verdammt - html spielt mir streich…
jaja, html entfernt alle mehrfachen whitespaces, daher war mein beispiel nicht so aufregend…

richtig lautet es:

test: {7,4 \"#.##0,00"}.
wird zu
test: 7,40
statt zu
test: 7,40

die rauten wegzulassen, bedeutet nicht, dass word dann nur mehr einstellige beträge anzeigt. sonst währen bei „normaler“ formatierung ja auch 5stellige beträge nicht mehr möglich.

wie schon erwähnt, einfach ausprobieren.

erwin

#6

Du hast völlig recht!
Hi Erich,

wenn einem die leerzeichen stören (so wie mich), dann einfach
die rauten weglassen. funkt trotzdem. word will offenbar nur
wissen, welches zeichen als tauserndertrennzeichen verwendet
werden soll. es nimmt auf jeden fall an, dass je drei ziffern
gruppiert werden.

probier einfach mal aus

hab’ ich gemacht!
Die Rauten sind wirklich nicht nötig.
Vielleicht war das mal in einer ganz frühen WORD-Version erforderlich und ich verwende es seitdem immer noch, weiß ich aber nicht mehr.
Ich habe meistens große und kleine Zahlen untereinander stehen und da richtet sich die „Luft“ ohnehin nach der größten Zahl.

Gruß Gudrun