Projektcontrolling von externen Dienstleistern

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#1

Liebe/-r Experte/-in,
ich bin gerade auf der Suche nach einer bestimmten Lösung und vielleicht können Sie mir ja weiter helfen.
In meiner Firma werden des Öfteren externe Dienstleister mit einer zeitlichen Befristung für diverse IT-Projekte engagiert. Im Rahmen des IT-Controllings sollen die Arbeitseinsätze der verschiedenen IT-Dienstleister überprüft werden (Dienstleister A war bei Projekt-1 53h, bei Projekt-2 17h, …. Dienstleister B bei Projekt-2 43h, bei Projekt-5 31h, …). Bisher wird das Ganze etwas konfus mit MS-Excel und MS-Access verwaltet.
Jetzt bin ich auf der Suche nach einem neuen passenden Tool. Idealerweise können die Externen sich selber rückmelden um so ihre geleisteten Stunden einzutragen. Das Importieren der Daten (Name, geleistete Stunden) aus einem Excelformular von den Externen wäre die 2. Wahl. Verschiedene Controller sollen dann auf die Daten Zugriff haben.
An das Tool werden folgende Anforderungen gestellt:

  • Die Ausgabe einer Namesliste. Diese enthält die Namen der Externen, in welchen Projekten diese involviert sind und bei welchen die Rückmeldung noch fehlt bzw. wann die Rückmeldungen erfolgte
  • Vertraulichkeit / einfache Verwaltung der Daten
  • Eine Reportingfunktion: Da die Externen immer nur für eine bestimmte Anzahl von Stunden geholt werden, soll die Restzeit aufgezeigt werden
  • Eine Reportingfunktion: Es gibt für die Externen nur ein festgelegtes Budget. Daher soll auch aufgezeigt werden, wie viel die Externen schon gekostet haben (gerechnet auf die bereits geleisteten Stunden) und wie viele Geldmittel noch zur Verfügung stehen.
  • Eine Reportingfunktion: In welchem Verhältnis stehen die Kosten zu den Leistungen

Wüssten Sie was für ein Programm in Frage kommen würde? Vielen Dank!!!
MfG
Christoph

#2

Hallo Christoph,
das ist eine Frage, die ich aus der Distanz (ohne Firmenkenntnis) nicht beantworten kann. Wenn ein Projektverwaltungs-/controllingtool in der Firma
eingesetzt wird(wie bspw. BCS Projektron, oder MS Project mit Ressourcenverwaltung), dann wird die Aufgabe dort erledigt. Eine weitere Möglichkeit liegt in einem Warenwirtschafstsystem oder in einem Kostenrechnugnstool, das der Buchhaltung angegliedert ist. Wenn das alles als Möglichkeit nicht exiastiert, dann wäre Access, als programmeirte Anwendung auch ein Lösungsweg. Excel ist für das Verwalten von solchen Daten am wenigsten geeignet. Excel ist dann gut, wenn es um die Auswertung derartiger Daten geht, die in anderen Systemen erfasst werden (in der Aufgabenstellung Projektcontrolling).
Beste Grüße
H. Schuster

#3

Hallo,
grundsätzlich würde ich empfehlen, mal so in diese Richtung zu denken:

  1. Strategie
  2. Prozess
  3. technische Architektur
  4. Tool (egal, ob man noch mehr für relevant hält, das Tool sollte immer am Ende stehen)

Im Rahmen des IT-Controllings sollen die Arbeitseinsätze der
verschiedenen IT-Dienstleister überprüft werden

Ok, IT-Controlling wird wohl noch andere Tätigkeiten ausführen. Bewege ich mich jetzt in Richtung einer Insellösung, schaffe ich ein Problem weg und schaffe gleich neue.
Es wäre sinnvoll, über die Anzahl der gleichzeitig aktiven Dienstleister nachzudenken.
Sind es 5 oder 5000? Will ich alte Daten im System speichern und wieviel Daten wären das in z.B. 5 oder 10 Jahren.
Wer soll/kann/darf/muss die inhaltliche und technische Admin durchführen.
Was für Betriebssysteme sind in welchen Versionen im Einsatz?
Was für Programme dürfen überhaupt installiert werden (es gibt Unternehmen/Organisationen die verbieten den Einsatz von Open Source oder haben eine preferred vendor list).

Idealerweise können die Externen sich selber rückmelden um so
ihre geleisteten Stunden einzutragen.

Ist das für den Controller ideal? Ich kenne es bisher so, dass Externe die Stunden aufschreiben. Dann wird das von einem Internen mit Autorisierung, Kenntnis von deren Arbeitseinsatz und Leistung zuerst freigegeben oder nicht (schon sind wir bei den Prozessen).
Vorher sollte sich ein IT-Controller mit den Daten eigentlich gar nicht beschäftigen. Jetzt kann IT-Controlling überall etwas anders aussehen, aber eigentlich sorgen IT-Controller nach meinem Verständnis nicht für korrekte Eingangs-Daten, sondern erwarten sie.

  • Eine Reportingfunktion: In welchem Verhältnis stehen die
    Kosten zu den Leistungen

Kommt auf die Leistungsart an. Einen Akkordarbeiter kann man recht gut messen, einen Wissensarbeiter eher schlecht. Leute, die im Team arbeiten, können trotz exzellenter Leistungen von anderen (auch Internen) ausgebremst werden, und dann nicht das Gewünschte liefern usw.
Ich würde mich an deiner Stelle mehr mit der Grundthematik beschäftigen und nicht mit einem Tool.
Man läuft sonst super schön gegen alle möglichen Wände.

Zu der jetzigen chaotischen Excel-Lösung: man kann auch Tools chaotisch nutzen.

Es gibt noch x andere Punkte, die man berücksichtigen sollte - oder zumindest mal drüber nachdenken…

Ich halte daher eine sinnvolle Antwort bei der Info-Lage für nicht zielführend.

Schöne Grüße und noch viel Erfolg
Premi

#4

Hallo Christoph,

derzeit ist mir kein öffentlich zugängliches Tool bekannt, mit dem man das mal eben machen kann. Ich weiss aber, dass sich einige Leute so etwas geschrieben haben.

Vom scheinbar akuten Bedarf mal ganz abgesehen, ist für mich immer der Nutzen eine Frage, zum einen für den Auftraggeber, zum anderen für den Dienstleister. Was genau will man kontrollieren und welche Objektivität und Genauigkeit lässt sich erzielen? Oder managt man am Schluss Scheingenauigkeiten ohne Verwendungssinn? Steht der Aufwand dafür noch im Verhältnis zum Nutzen?

Programme findet man viele dafür, ich kenne aber keines, mit dem mir vertrauenswürdige Leute schon gearbeitet haben.

Sorry, an der Stelle kann ich nicht direkt mit einem Link dienen, wünsche aber viel Erfolg bei Eurem Vorhaben.

Beste Grüße,

Mark

#5

Hallo Christoph,

sorry, nach langer Suche nach genau so einem Tool haben wir uns für eine selbst entwickelte Lösung entschieden.

MfG
Jutta

#6

Hallo Christoph,

überlicherweise wird dazu im Intranet ein Tool für die Stundenschreibung installiert. Wenn Ihr projektbezogen arbeitet solltet Ihr für Eure internen Mitarbeiter ein solches Tool schon im Haus haben. Hier könnten die Externen integriert werden. Über die dahinterliegende Datenbank lassen sich dann Auswertungen für Dein Reporting fahren.

Viel Erfolg.

Gruß
Sven