Rechnung für durchlaufende Posten?

Geld & Sparen Steuern
#1

Hallo an alle,

angenommen, ein freier Mitarbeiter hat Reisekosten für eine Schulung ausgelegt, welche der Auftraggeber bezahlt.

Der Auftraggeber bittet nun, die Originalbelege zusammen mit einer
Rechnung für die Reisekosten einzureichen.

Da der freie Mitarbeiter das ganze als durchlaufenden Posten bucht, hat er mit der Weitergabe der Originale kein Problem. Aber darf er darüber eine RECHNUNG stellen?

Da der Auftraggeber es so möchte, schreibt er die Rechnung, aber
ausdrücklich über AUSLAGENERSTATTUNG Reisekosten. Das ist ja dann
recht eindeutig… aber: ist sowas FORMAL richtig, sprich: Darf die Erstattung einer Auslage (durchlaufender
Posten) über eine RECHNUNG eingefordert werden?

Viele Grüße,
Véronique

#2

Servus,

die ausgelegten Reisekosten sind kein durchlaufender Posten, weil der freiberufliche Mitarbeiter die Leistungen der Verkehrsträger, Beherbergungsbetriebe etc. nicht im Namen und auf Rechnung seines Auftraggebers bezogen hat, sondern im eigenen Namen und auf eigene Rechnung.

Die Weiterberechnung an den Auftraggeber ist für ihn (USt) Umsatz und (ESt) Betriebseinnahme, die Kosten, die er vorher ausgelegt hat, sind Betriebsausgaben.

Daher kann und muss er sie genauso wie seine Hauptleistungen an den Auftraggeber fakturieren. Zur Technik: Die Originale der Belege über seine Ausgaben bleiben beim freien Mitarbeiter, der Auftraggeber bekommt außer der Rechnung allenfalls Kopien der Belege zum Nachweis der Höhe der fakturierten Kosten.

Schöne Grüße

MM

#3

Vielen Dank für die Antwort.

Was wäre, wenn die Belege keinen Rechnungsempfänger ausweisen (alle unter 100,-). Kann man nicht davon ausgehen, dass sie im Namen des Auftraggebers gekauft wurden und sie doch als durchlaufende Posten behandeln?

Und noch immer stellt sich dem freien Mitarbeiter die Frage - ganz allgemein: Kann man eine Auslagenerstattung mit einer Rechnung einfordern, oder darf man die Aufforderung zur Zahlung nicht als Rechnung benennen?

#4

Und noch immer stellt sich dem freien Mitarbeiter die Frage -
ganz allgemein: Kann man eine Auslagenerstattung mit einer
Rechnung einfordern, oder darf man die Aufforderung zur
Zahlung nicht als Rechnung benennen?

Der freie Mitarbeiter ist entweder Gewerbetreibender oder Freiberufler. Über alle Leistungen stellt er Rechnungen.

Falls der Auftraggeber den freien Mitarbeiter hinsichtlich der Reisekosten wie einen Angestellten abrechnen möchte, so ist das sicherlich möglich (Steuerberater fragen!). Das ganze heißt dann „Reisekostenabrechnung“, und es werden alle Original- Belege eingereicht.
Es stellt sich dann aber sehr schnell die Frage nach der „Scheinselbstständigkeit“. Besonders dann, wenn es nur den einen Auftraggeber gibt.

#5

Servus,

Falls der Auftraggeber den freien Mitarbeiter hinsichtlich der
Reisekosten wie einen Angestellten abrechnen möchte, so ist
das sicherlich möglich (Steuerberater fragen!).

Das ist nicht möglich. Werbungskosten können durch den Arbeitgeber in bestimmtem Umfang steuerfrei ersetzt werden, aber einen steuerfreien Ersatz von Betriebsausgaben durch den Auftraggeber sieht das EStG nicht vor.

Das ganze
heißt dann „Reisekostenabrechnung“,

Nein.

und es werden alle
Original- Belege eingereicht.

Vorsicht! Jetzt wirds ganz schlimm. Wie soll denn der freie Mitarbeiter seine Betriebsausgaben nachweisen, wenn er die Belege dazu aus der Hand gibt??

Es stellt sich dann aber sehr schnell die Frage nach der
„Scheinselbstständigkeit“.

Das ist in diesem Zusammenhang ein vernachlässigbares Indiz, wenn das Gesamtbild der Verhältnisse (in diesem Fall ad hoch beauftragte Schulungen, die durch den Freien eigenverantwortlich geplant und durchgeführt werden) sonst passt.

Bitte um vorsichtige Antworten, wenn Du Dir in einem Thema unsicher bist.

Schöne Grüße

MM

#6

Servus,

Was wäre, wenn die Belege keinen Rechnungsempfänger ausweisen
(alle unter 100,-). Kann man nicht davon ausgehen, dass sie im
Namen des Auftraggebers gekauft wurden und sie doch als
durchlaufende Posten behandeln?

Nein, dieses Thema ist vor einigen Jahren in einem benachbarten Bereich, anlässlich der damaligen Neuregelung der Besteuerung des Frühstücks bei Hotelübernachtungen durch die Finanzverwaltung ausführlich behandelt worden.

Grundsätzlich muss davon ausgegangen werden, dass der (angestellte oder freie) Mitarbeiter nicht im Namen und auf Rechnung des Arbeit-/Auftraggebers handelt, wenn er am Fahrkartenautomaten eine Karte zieht oder in einem Hotel bucht. Anders wäre das nur, wenn die Buchungen oder zumindest die Reservierungen durch die Reisekostenstelle des Auftraggebers vorgenommen würden.

Das leuchtet auch unmittelbar ein, da der Angestellte selten und der freie Mitarbeiter so gut wie nie berechtigt sein werden, den Arbeit-/Auftraggeber gegenüber Dritten wirksam zu vertreten: Sie können gar keine Verträge in seinem Namen abschließen.

Und noch immer stellt sich dem freien Mitarbeiter die Frage -
ganz allgemein: Kann man eine Auslagenerstattung mit einer
Rechnung einfordern, oder darf man die Aufforderung zur
Zahlung nicht als Rechnung benennen?

Wie schon gesagt: Wenn der freie Mitarbeiter Nebenleistungen wie Material, Reisekosten etc. fakturiert, schreibt er darüber eine Rechnung an seinen Auftraggeber. Vorsicht mit der Behandlung der USt bei Belegen, die keine abziehbare Vorsteuer ausweisen (z.B. fast alle Taxiquittungen).

Wo genau liegt das Problem dabei?

Schöne Grüße

MM