Rechnung statt kopieren doppelt schreiben?

Behörden & Recht Allgemeine Rechtsfragen
#1

Hallo miteinander, vielleicht eine etwas blöde Frage, aber ich schreibe erst seit kurzem Rechnungen (an eine Ballettschule, in der ich Unterricht musikalisch begleite) und habe hierfür eine Rechnungsvorlage erstellt, in der ich am Ende des Monats nichts mehr weiter anzugeben brauche als die gegebenen Stunden, Datum etc. Nun sollte man von einer Rechnung ja immer eine Kopie für sich selbst anfertigen, jedoch wäre es aus organisatorischen Gründen für mich einfacher, sie mir einfach selbst nochmal auszufüllen… meine Frage: Ist das überhaupt legitim? Oder muss der Nachweis für eine Rechnung immer eine klare Kopie sein?

Viele Grüße!

#2

In Zeiten so genannter Multifunktionsgeräte ist der Unterschied zwischen einem 2. Ausdruck und einer Kopie nicht mehr erkennbar, und ist es vollkommen üblich und anerkannt, dass man mehrerer „Originale“ druckt.

#3

Hallo.

Du benötigst eine Kopie, und das bedeutet: (Zur Sicherheit füge ich an, daß ich kein Jurist bin) mein Informationsstand besagt, daß nur ‚Kopie‘ (oder ‚Kopie‘, ‚Zweitschrift‘… oder, ‚Abschrift‘) draufstehen muß. So wird es zu einer. Es gibt seltene Ausnahmen.

Heißt also -

so wie Du es schilderst geht es nicht ganz.

‚Kopie‘ muß drüber stehen; dann ist alles OK (außer, der Fall gehört zu den Ausnahmen).

#4

Klar.
Hinzuzufügen ist daneben (auch), daß die Kopie ruhig eine bessere Qualität als das Original haben darf, DIES als Zusatz (Zusatz, der nicht unbedingt viel mit dem Aspekt Mufug* zu tun hat) - nur Unlesbares ist natürlich verboten.
Aber ‚Kopie‘ muß ZWINGEND draufstehen (oder irre ich - das wäre mir neu, wenn das nicht so wäre.).

  • Multifunktionsgerät
#5

es gibt doch auch noch sowas wie die

‚Manuelle‘ Hilfe zur Erstellung einer Kopie

sofern man das mit Einfügen des Wörtchens nicht so klappen sollte.

Gruß
BW

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#6

Hallo,
mittlerweile ist es vollkommen „normal“ wenn man mehrer Kopien einer Rechnung hat.

#7

:slight_smile: Um Himmels Willen… was

das
FÜR eine Zeit aber kostet.
Aber es ist trotzdem einer der angenehmsten oder ANGENEHMEREN Wege (Kugelschreiberschrift kann bei manchen wie Geschlampe wirken - vom Optischen her).

#8

Ich glaube, alle Antworten hier haben die Frage falsch verstanden (oder ich- was auch möglich sein kann :smile:)
Er fragt nicht an ob er von seiner Rechnung eine Kopie machen kann.

Das wäre ja selbstverständlich.

Mir scheint, er fragt, ob der die Kopie auf dem leeren Vordruck nochmals per Hand ausstellen kann und die dann seine Kopie für die Akten ist.

Das ist kein Kopie, also ein echtes Abbild der Originalrechnung.
Man hat alle Zahlen handschriftlich (oder wie auch immer) nochmals eingesetzt.
Und wenn man nun einen Schreibfehler begangen hat ?
Dann hat man 2 abweichende Rechnungen.

Vor allem möchte ich gerne wissen, wieso es praktischer sein soll, die Rechnung nochmals auszufüllen statt die bereits ausgefüllte zu kopieren.

Du hast keinen Kopierer oder Drucker mit Scanner, der auch eine Direktkopie ausgeben kann ?

Dann empfehle ich Dir Durchschreibformulare, die machen automatisch eine Kopie.
:smiley:

#9

Hier wird von den Antwortstellern mal wieder wild herumgemutmaßt, durchgängig ziemlich ahnungsbefreit. Wenn du nicht zur Buchführung verpflichtet bist und auch nicht freiwillig Bücher führst (wovon ich nach der Sachverhaltsschilderung mal ausgehe), dann reicht eine einfache Aufzeichnung deiner Betriebseinnahmen (z.B. in Form einer Kladde). Du brauchst keine Kopie, keine Abschrift, kein garnix. Wozu auch? Wenn du für eigene Zwecke Kopien haben willst, kannst du die anfertigen, wie du willst.

#10

Also auf die Idee, in der heutigen Zeit eine eigene Vorlage (da bin ich jetzt einfach mal von Word/Excel/… ausgegangen) zu erstellen, und die dann von Hand auszufüllen, bin ich tatsächlich nicht gekommen. Warum sollte man das auch tun, wenn die Vorlage doch ohnehin als bearbeitbares Dokument im PC vorliegt, und wo doch die hierfür geeigneten Programme einem dann auch noch die Berechnung von Gesamtpreise, Summen, USt, … abnehmen?

Der heute typische Normalfall (wenn man denn kein ERP-System hat), dürfte/sollte doch wohl der sein, dass man sich bei Bedarf sein Rechnungsformular im geeigneten Programm öffnet, die aktuellen Daten einträgt, das Ding unter passendem Namen speichert, und dann in benötigter Stückzahl druckt (Nadeldrucker mit Formularsatz schließe ich hier mal aus). Und die Ausfertigung für die eigene Ablage braucht dann auch keinen Zusatz „Kopie“, oder was auch immer.

#11

Aber warum willst du unbedingt zusätzlich manuell eine Kladde führen, wenn du deinem Steuerberater auch einfach die paar Rechnungskopien rüber schieben kannst, die der PC/Drucker gleich mit Angabe der Anzahl „2“ beim Ausdruck der Rechnung für den Kunden mit produziert?

Für die paar Rechnungen, die ich noch neben meiner angestellten Tätigkeit als Freiberufler im Jahr schreibe, mache ich das schon immer so. Wir reden hier ja nicht von dicken Rechnungsstapeln, sondern von übersichtlichen Mengen (in der Ausgangsfrage eine pro Monat).

#12

Natürlich kann er aus Zweckmäßigkeitsgründen Kopien anfertigen, aber er muss es nicht. Wenn er es trotzdem tut, dann ist egal, wie die aussehen, ob Fotokopie, Abschrift, Zweitausdruck, egal. Ob der Fragesteller einen Steuerberater hat, wissen wir nicht, aber wahrscheinlich eher nicht, sonst würde er den ja fragen. Der Vergleich mit dir und deinem Gebahren ist übrigens möglicherweise nicht sachdienlich, denn bei dir kann sein, dass du aus berufsrechtlichen Gründen zur Aufbewahrung von Rechnungsdoppeln verpflichtet bist (weiß ich jetzt aber gerade nicht so ganz genau aus dem Kopf).

#13

Genau darum ging es doch, dass es bzgl. der Kopien für den durchschnittlichen Kleingewerbetreibenden/… gerade keine besonderen Anforderungen an ohnehin nicht zwingend zu erstellende Kopien gibt. Beim mir steht Anzahl immer auf „drei“ weil ich noch eine Kopie für die Mandatsakte drucke. Aber als ich noch ein wenig gewerblich gemacht habe, habe ich es auch immer so gemacht (mit Anzahl=„2“), weil sich ein ERP-System nicht mehr lohnte.

#14

Ein Musiklehrer ist im Regelfall kein Gewerbetreibender.

#15

Man beachte die drei Punkte!

#16

Ich bin von Beruf Erbsenzähler!

#17

Normalerweise kann man eine Rechung so oft ausdrucken, bis einem das Papier ausgeht. Wenn Du noch eine schreibst, hast Du ja normalerweise eine eine weitere Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer im System.
Bekommst Du dafür dann nur einmal den geforderten Betrag, müsstest Du eine davon ja wieder ausbuchen. Ich weiß jetzt nicht, was das für einen Sinn haben soll.

#18

Hallo zusammen, erstmal vielen Dank für eure Antworten!

Der Sachverhalt ist der, dass ich die Rechnung immer erst am Ende des Monats direkt IN dieser Schule schreibe (wo ich keine Kopiermöglichkeit habe), da ich zu dem Zeitpunkt erst genau weiß wieviele Stunden ich dort genau gearbeitet habe. Dort schmeiße ich sie dann direkt in den Briefkasten. Nun möchte ich ja aber gerne auch ein Rechnungsexemplar für meine eigene Buchhaltung zuhause haben. Würde ich die Rechnung kopieren wollen wäre das nochmals ein zweiter Anfahrtsweg, einen Scanner (um sie per Mail zu schicken) besitze ich leider nicht. BIsher habe ich deshalb immer zwei Dokumente identisch ausgefüllt, und ein Exemplar eben mit nach Hause genommen.

Sorry, wenn die Fragestellung etwas zu undeutlich war, das ist also das Problem im Genauen.

Viele Grüße
shakerunner

#19

D.h. du füllst dein Formular tatsächlich vor Ort mit der Hand aus?

Auf die Idee statt einer zusätzlichen Anfahrt einfach in eine Briefmarke zu investieren, oder gleich von zuhause aus die Rechnung per Mail zu verschicken, bist du noch nicht gekommen?

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