Hallo zusammen,
kürzlich ging es in einer Diskussion mal wieder darum, ob ein Unternehmer (z. B. ein Catering Service, ein EDV-Dienstleister oder eine Spedition) Rechnungen mit einer Fakturierungs-Software erstellen muss oder ob auch eine selbst erstellte Rechnung in Word, Excel & Co. erlaubt ist. Was stimmt nun?
Danke und Gruß
(Woly)
Hi,
für das Erstellen von Rechnungen im Geschäftsverkehr gibt es lediglich Mindestanforderungen was den Inhalt betrifft.
Wie die Rrchnung erstellt wurde, prof. Fakturierprogramm, Excel, Word oder als Aquarell, ist völlig egal.
Ausschlaggebend ist, dass die Mindestanforderungen erfüllt sind.
Auch eine handschriftliche Rechnung auf einem der unzähligen Formulare, die man in jedem gutsortierten Schreibwarenladen kaufen kann, ist rechtens.
Rumburak
Moin Rumburak,
vielen Dank für die Antwort. Weisst Du, wo man sowas nachlesen kann? Ein Bekannter beharrt weiterhin darauf, dass das nicht zulässig sei, da man ja in Word & Co eine ausgestellte Rechnung jederzeit verändern und neu ausdrucken könne (was bei einem Fakturierungsprogramm ja nicht geht).
Gruß
(Woly)
Das ist ja das tolle an Gesetzen… alles was nicht ausdrücklich verboten ist, ist erlaubt. Lass dir doch den Nachweis geben, dass es verboten ist.
Gruss HighQ
Das ist ja das tolle an Gesetzen… alles was nicht
ausdrücklich verboten ist, ist erlaubt.
Au, das ist eine gewagte Aussage. Denn durch die richtige Wortwahl kann ich dann alles so formulieren, dass es erlaubt ist.
Siehe Beispiel unten: Es ist nicht ausdrücklich verboten, dass ein Hund Vereinsmitglied werden kann also ist es erlaubt?
Dem steht das Argument entgegen, dass ein Vereinsmitglied eine rechtsfähige Person sein muss.
Und nun?
Das ist ja das tolle an Gesetzen… alles was nicht
ausdrücklich verboten ist, ist erlaubt.Au, das ist eine gewagte Aussage. Denn durch die richtige
Wortwahl kann ich dann alles so formulieren, dass es erlaubt
ist.
Du mit Sicherheit.
Siehe Beispiel unten: Es ist nicht ausdrücklich verboten, dass
ein Hund Vereinsmitglied werden kann also ist es erlaubt?
Dem steht das Argument entgegen, dass ein Vereinsmitglied eine
rechtsfähige Person sein muss.Und nun?
Und nun schaut man in § 1 BGB und meinetwegen noch § 90a BGB und denkt sich seinen Teil.
Au, das ist eine gewagte Aussage.
Die Aussage ist richtig. Nirgendwo im Gesetz steht:
„Eine Rechnung darf auch mit Word erstellt werden.“
Es steht aber im Gesetz, was eine Rechnung alles beinhalten muss. Eine Rechnung, die dem genügt, ist in Ordnung.
Siehe Beispiel unten: Es ist nicht ausdrücklich verboten, dass
ein Hund Vereinsmitglied werden kann also ist es erlaubt?
Dem steht das Argument entgegen, dass ein Vereinsmitglied eine
rechtsfähige Person sein muss.
Es geht nicht darum, dass Tiere nicht Mitglied in einem Verein werden dürfen, sondern dass sie es gar nicht können. Das ist eine vom Gesetz vorausgesetzte Tatsache, ergibt sich aber jedenfalls aus dem Zusammenspiel verschiedener Vorschriften über die Rechtsfähigkeit. Das ändert nichts daran, dass, wenn das Gesetz etwas nicht verbietet, es automatisch erlaubt ist.
Hi,
zulässig sei, da man ja in Word & Co eine ausgestellte
Rechnung jederzeit verändern und neu ausdrucken könne (was bei
einem Fakturierungsprogramm ja nicht geht).
Ich sehe hier aber jetzt eine völlig andere Baustelle.
Wie bitte will einer eine in Word oder Excel erstellte und ausgedruckte Rechnung nachträglich verändern?
Der könnte dann ja auch Todesanzeigen in der Zeitung im Nachhinein
fälschen.
Wenn es Deinem Kumpel darum geht, eine Rechnung im Format *.xls oder *.doc als E-Mailanhang zu versenden, hat er zumindest damit Recht, dass man die leicht verändern kann.
Es ist dem Gesetzgeber aber erstmal völlig wurscht, was 2 „Kaufleute“ sich untereinander an Dokumenten um die Ohren hauen.
Grundlegende Pflicht gibt es nur für die inhaltlichen Mindesanforderungen.
Rumburak
und bitte Deinen Kumpel dass er Dir die Quelle benennt wie schon geschrieben.
Hi,
auf welche Art und Weise eine Rechnung erstellt wird ist vollkommen wurscht und interessiert das Finanzamt und andere Behörden so ziemlich gar nicht.
Sie könnte auch mit Hand auf einem weißen Blatt geschrieben sein.
Wie bereits gesagt wurde, müssen lediglich die Mindestangaben (vollständige Anschrift von Empfänger und Aussteller, Rechnungs-Datum, laufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer des Ausstellers, Rechnungsbetrag netto, MwSt-Satz, MwSt-Betrag, Rechnungsbetrag brutto) vorhanden sein. (Hoffentlich habe ich jetzt nix vergessen.)
Zwecks Beweisführung reicht auch bei Nutzung eines Fakturierungsprogrammes nicht die elektronische Form. Jede Rechnung, die geltend gemacht werden will, muss in Papierform vorliegen!
Hierbei gilt u.a. das „BuHa-Gesetz“: Keine Buchung ohne Beleg!
Spätestens bei der nächsten Steuerprüfung könnte man sonst in die Verlegenheit geraten, nicht in Papierform vorliegende Rechnungen (und zwar übereinstimmend mit der Buchung), nicht anerkannt zu bekommen und somit mehr Steuern und weniger Betriebsausgaben am Hals zu haben. (Evtl. weitere rechtliche Folgen mal außer Acht gelassen.)
Daher zieht hier auch nicht die Argumentation, dass die Rechnung (bzw. die Datei) ja änderbar wäre. Theoretisch könnte die Rechnung permanent überschrieben werden - solange die jeweils gültige Rechnung in Papierform zwecks ordnungsgemäßer Buchung der Buchhaltung vorliegt.
Sollte der Empfänger eine erhaltene Rechnung ändern würde er sich des Betruges strafbar machen - das wäre dann aber ein anderes Thema.
Gruss
Hallo Woly,
kürzlich ging es in einer Diskussion mal wieder darum, ob ein
Unternehmer (z. B. ein Catering Service, ein EDV-Dienstleister
oder eine Spedition) Rechnungen mit einer
Fakturierungs-Software erstellen muss oder ob auch eine selbst
erstellte Rechnung in Word, Excel & Co. erlaubt ist. Was
stimmt nun?
Rumburak hat in seinem zweiten Post einen guten Hinweis gegeben: Wurde in der Diskussion zufällig ein wenig aneinander vorbei geredet, bzw. diese hier nicht ganz richtig wiedegegeben?
Sollte es bei der Frage nämlich um die digitale Rechnung gegangen sein, so gibt es natürlich eine Besonderheit, da diese (noch) eine qualifizierte digitale Signatur benötigt. Siehe: http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
Wenn Du es also schaffst, eine mit Notepad erstellte Rechnung mit einer entsprechenden Signatur zu versehen, so genügt dies den gesetzgeberischen Ansprüchen.
Rechnungen, die als Anhang zu einer Mail versandt und vom Empfänger ausgedruckt werden, mögen zwar den Anschein erwecken durch den Rechnungsersteller gefertig worden zu sein, führen aber im Zweifel trotzdem dazu, daß das FA einen Vorsteuerabzug verweigert, so dieses Kenntnis von der Herkunft im Rahmen einer Steuerprüfung o.ä. kommt.
Die Frage, wie denn festgestellt werden kann, wer den Druckauftrag der nichtsignierten Rechnung abgeschickt hat, soll hier sicher nicht behandelt werden…
Zum 01.07.2011 soll eine Änderung des Gestzes nach EU-Vorgaben (EU-Mehrwertsteuerrichtlinien 2006/112/EC) in Kraft sein.
Grüße
osmodius
bitte Deinen Kumpel dass er Dir die Quelle benennt
Hi Rumburak,
ist schon geschehen - ich warte noch auf 'ne Antwort.
Zum Nachträglichen Ändern einer Rechnung fällt mir folgendes Beispiel ein: Ich erstelle eine Rechnung über 1000 Euro zzgl. MwSt. und sende die dem Kunden. Dann ändere ich sie auf 100 Euro zzgl. MwSt. und hefte sie ab. Ich will hier nichtmal Absicht unterstellen - sowas kann ja auch bei 'ner Korrektur mal versehentlich passieren.
Wenn das nun bei einer Betriebsprüfung rauskommt, hab ich ein Problem. Mit einer prof. Fakturierungssoftware ist die Änderung entweder gar nicht möglich oder zumindest im System nachvollziehbar protokolliert…
Gruß
(Woly)
Hallo osmodius,
nein, es ging nicht um digitale Rechnungen - aber Danke trotzdem für den Hinweis.
Tatsächlich hab ich mich selber in dem Zusammenhang schon gefragt, wie man denn überhaupt feststellen kann, WER eine Rechnung gedruckt werden kann. Ggf. ließe sich noch feststellen, über welches Gerät die Rechnung gedruckt wurde.
Ich könnte mir beispielweise vorstellen, dass ein IT-Dienstleister die Rechnung nach getaner Arbeit direkt beim Kunden vor Ort auf dessen Drucker ausdruckt.
Zugegeben, das ist jetzt ein wenig haarspalterisch, aber interessieren würd’s mich schon 
Gruß
(Woly)
Beispiel ein: Ich erstelle eine Rechnung über 1000 Euro zzgl.
MwSt. und sende die dem Kunden. Dann ändere ich sie auf 100
Euro zzgl. MwSt. und hefte sie ab. Ich will hier nichtmal
Absicht unterstellen - sowas kann ja auch bei 'ner Korrektur
mal versehentlich passieren.
Ja, vor versehentlichen Änderungen kann man sich auf verschiedene Weise schützen. Das wiederum ist dann aber eine Frage des internen Ablaufs und nicht des Gesetzes.
Ansonsten ist die Frage der Software eigentlich irrelevant, denn wenn man etwas fälschen will kann man das auch durch einscannen, ändern und neu ausdrucken.
Hallo,
Ansonsten ist die Frage der Software eigentlich irrelevant,
denn wenn man etwas fälschen will kann man das auch durch
einscannen, ändern und neu ausdrucken.
Nicht ganz. Bei einem echten Buchhaltungsprogramm kann man nicht einfach ändern (alles wird protokolliert) und jede Rechnung hat eine eindeutige Nummer. Man kann also später ganz einfach prüfen, ob gefälscht wurde oder nicht.
Ganz anders bei einer handschriftlichen Rechnung oder einer von Excel/Word etc. erstellten.
Aber das ist hier ja eigentlich komplett o.T., denn diese Vorgabe gibt es vom Gesetzgeber ja imho nicht.
Gruß
loderunner (ianal)