Rechnungsstellung bei Adressänderung

Bildung & Beruf Existenzgründung & Selbstständigkeit
#1

Mahlzeit,

zur Zeit befinde ich mich in einer Existenzgründung.
Gegenstand der Unternehmnung ist die Erbringung von Dienstleistungen über das Internet.

Der KD kann über meine Internetseite Dienstleistungen einkaufen, die ich wiederrum erbringe.

KD muss sich daher registrieren und gibt unter anderem seine vollständigen persönlichen Daten an.

Wird eine Rechnung gestellt, lautet diese auf die Daten, die er eingibt (es kann sich sowohl um Verbraucher als auch um Gewerbe handeln).

Nun arbeite ich auch noch nebenbei bei einem großen Versandhändler. Dort wird es so gehandhabt, dass Änderungen am Account (persönliche Daten = Rechnungsdaten) dann nicht mehr geändert werden (dürfen?), wenn bereits Rechnungen auf dem Account gelaufen sind.

Daher nun meine Frage: Ist da was dran?
Welche Daten darf der KD ändern?

Danke im Voraus und einen erfolgreichen Start in die Woche :wink:

#2

Rechtlich:
Wenn ein Name geändert wird, betrifft das alle folgenden Verträge.
Diese werden dann mit einer „neuen Firma“ abgeschlossen.

Namensänderungen werden aus diesem Grund nicht zugelassen und eine neue Registrierung wird nötig.

Buchhalterisch:
Dem Finanzamt und der Buchführung ist es egal, dass es immer noch die gleiche Kundennummer ist. Gebucht wird das Soll und Haben nur auf den entsprechenden Vertragspartner.
Namensänderungen sorgen also für spätere Probleme.

Inkasso:
Forderungen können nur gegenüber dem Vertragspartner geltend gemacht werden oder gegenüber dem Rechtsnachfolger.
Kann der Name willkürlich geändert werden, erschwert das das Inkasso.

Diese Gründe sprechen dagegen dass ein Kunde den Namen selbst ändern kann. Dieser sollte aus o.g. Gründen nur vom Betreiber zu ändern sein… sofern ein „amtliches Dokument“ vorliegt, das die Rechtmäßigkeit bestätigt.

Adressänderungen sind eigentlich nötig, damit man immer aktuelle Daten hat.
Um Versandbetrug zu verhindern, sollte man das auch nicht selbst vornehmen lassen, sondern nach Mail/Aufforderung.
Jedes Onlinesystem ist zu knacken und es ist daher nie sicher zu verhindern, dass Unbefugte einen Account missbrauchen.

Die Adressänderung stellt also nur einen Eigenschutz des Betreibers dar.

Wenn man dem Kunden beide Rechte (Namens + Adressänderung) gewährt, kann es sein, dass man am Ende keinen Ansprechpartner mehr hat um Forderungen rechtlich geltend zu machen.
DAS wäre wohl der wichtigste Aspekt für einen Existenzgründer.

#3

Vielen Dank schon einmal für deine Antwort, die für mich übrigens durchaus Licht ins Dunkel gebracht hat.

Habe ich deinen Beitrag richtig verstanden:

Grundsätzlich, zumindest aus rechtlicher sowie steuerrechtlicher Sicht, bestehen bei den Möglichkeiten der Änderungen der Accountdaten (Accountinhaber [Vertragspartner]) keine Bedenken, sondern eher in administrativer Sicht, speziell im Falle von Forderungsbeitreibung?

Um sich also Ärger und unnötige Arbeit vom Halse zu halten wäre es sinnvoll, zweierlei Adressen zu erfassen?

a.) die Anschrift des Vertragspartners
b.) ggf. eine abweichende Rechnungsanschrift

In diesem Zusammenhang kann der KD dann seine eigene Anschrift ändern, sowie die Rechnungsanschrift, nicht aber seinen eigenen Namen (Als Accountinhaber/ Vertragspartner, auch nicht bei Umfirmierung z.B.), nicht seinen Firmennamen, nicht die Unternehmensrechtsform?

Tendeziell würde ich dann bei Eintreten eines Szenarios, das die „nicht geduldeten“ Änderungen nötig macht, einen neuen Account anlegen und den alten „stillegen“.

Hinsichtlich einer Adressänderung sehe ich keine Probleme, da kein Versandgeschäft erfolgt, sondern lediglich eine Dienstleistung.

Sehe ich das grob richtig?

#4

Damit meine Antwort wegen Regelverstoßes nicht gelöscht wird, muss ich mich bei rechtlichen Aussagen zurückhalten.

„Grundsätzlich, zumindest aus rechtlicher sowie steuerrechtlicher
Sicht, bestehen bei den Möglichkeiten der Änderungen der
Accountdaten (Accountinhaber [Vertragspartner]) keine Bedenken,…?“

Wenn diese Accountdaten (ich nenne es jetzt einmal Inhaberdaten) geändert werden, wird der geschlossene Vertrag sozusagen „ungültig“.
Ohne Einverständnis/Zustimmung der anderen Seite kann und darf man keinen Vertrag ändern.
Die Inhaberdaten stellen aber einen wesentlichen Teil des Vertrages dar.
Für diesbezügliche weitere Fragen verweise ich jetzt mal an den Rechtsbereich.

Mit einem neuen Account würdest du natürlich „auf Nummer sicher“ gehen: „Neuer“ Vertragspartner unter Behalt der bisherigen Altvertragsdaten + jederzeitige Nachvollziehbarkeit des Vertragsverlaufs (wichtig für Verjährung und Buchhaltungsvorschriften)

Ansonsten müsstest du eine „Historie“ in deinem Verwaltungssystem schaffen, die jede Änderung „rechtssicher“ dokumentiert. Meines Wissens nach ist das auf reiner Datenbasis jedoch nicht möglich, so dass immer noch „handfeste Belege“ gesammelt werden müssten.

„In diesem Zusammenhang kann der KD dann seine eigene Anschrift
ändern, sowie die Rechnungsanschrift, nicht aber seinen eigenen
Namen (Als Accountinhaber/ Vertragspartner, auch nicht bei
Umfirmierung z.B.), nicht seinen Firmennamen, nicht die
Unternehmensrechtsform?“

Es gibt ja den Begriff des „Rechtsnachfolgers“, genauso wie ein Dritter an Stelle des ursprünglichen Vertragspartners eintreten kann. (Vertragsübernahme)

Wenn also im Laufe der Zeit aus einer GmbH eine GmbH & Co. KG wird, so ändert sich zwar die Unternehmensform, mit der Rechtsnachfolge der GmbH & Co. KG werden (oder können) aber auch bestehende Verträge der GmbH übernommen werden. (—> weiter im Rechtsbereich)

Für dich bedeutet es später vielleicht:
Du stellst irrtümlich eine Rechnung noch an die GmbH. Diese kann die Rechnung aber nicht mehr verbuchen und bezahlen, weil sie sie nur als GmbH&Co. KG ODER als Kommanditistin (Co.KG) verbuchen kann.
Dann sendest du Mahnung um Mahnung … und eigentlich ist es nur eine kleine Lappalie, die auf beiden Seiten nur Ärger hervorruft.

Der „Nerv“ ist dann in deiner Buchhaltung, da die falsch ausgestellte Rechnung dann wieder zurückgebucht und neu geschrieben werden muss.

Eigentlich kein Problem … ich erlebe es aber immer wieder, dass jahrelang alles (unter der falschen Bezeichung) gut geht… bis dann der Steuerberater gewechselt wird … und dieser dann vielleicht den Wunsch hat, die „Kontenstände auszugleichen“.
Für ihn entfallen dann buchhalterisch die Verbindlichkeiten … so lange bis eine ordnungsgemäße Rechnung eingeht.

Steuerrechtlich problematisch, wenn es über den Jahreswechsel hinausgeht und du die Rechnungen längst im Haben verbucht hattest.
Das wirkt sich dann auch auf deinen G&V bzw Bilanz aus.

Deshalb: Daten immer aktuell halten. Das erspart unnötigen Ärger.

=============
Du siehst:
Mit einer Inhaberdatenänderung oder Rechnungsstellungänderung ergeben sich Aspekte, die man oft nicht berücksichtigt.
Das Anlegen eines neuen Accounts erspart dir diese.

Du solltest dir nur eine irgendwie geartete Historie/Struktur schaffen, die dir auch im Nachhinein zeigt, dass es sich um einen „Stammkunden“ handelt und nicht um einen „Neuen“.

Mein Tipp dazu:
Vergib eine Kundennummer.(z.B. 12345)
Mit jeder Änderung der Adresse fügst du eine Zusatznummer an (z.B. 12345-1)
So kannst du selbst Jahre später noch nachvollziehen, dass 12345 mit 12345-20 identisch ist.

Hier kommt es jetzt auf deine Software an.
Bei Kundennummern, die nur auf den Ziffern beruhen, müsstest du bereits im Vorfeld Nummern für spätere Änderungen reservieren

Beispiel:
123450, 123460 (die automatische Vergabe erfolgt also in 10er Schritten, damit noch Platz für zusätzliche Numemrn ist)

Problem:
Wenn du sehr viele Kunden hast, wird die Kundennumemr viel zu lang werden.

Lösung:
Bring ein Zusatzfeld/Eintrag an, die die alte Kundennummer aufweist. Jetzt hast du „das übliche Chaos“, kannst aber immer nachsehen, ob es wirklich ein Altkunde oder Neukunde ist.

PS:
Entschuldige die lange Zwischenzeit… Hektik- + Urlaubszeit :wink: