Regeln nachträglich anwenden

Internet E-Mail
#1

Hallo, liebe Notes-Experten,

ich habe eine Menge Regeln geschrieben, damit meine ganzen Info-Mails gleich in die richtigen Ordner verschoben werden.
Wenn die Info-Mails aber in meiner normalen Maildatenbank sind, dann habe ich immer zu viele Treffer, wenn ich in meinen „normalen“ Mails nach etwas suchen will.
Deshalb habe ich eine zweite Maildatenbank angelegt, in der ich die Infomails speichern und verwalten will.
Meine Idee war folgende: ich lasse per Regel alle Infomails in einen Ordner „Info“ meiner normalen Maildatenbank schieben. Das klappt auch prima. Dann will ich z. B. 1x wöchentlich die Infomails in die zweite Datenbank Verschieben (Cut & Paste) und dort automatisch auf die entsprechenden Ordner aufteilen lassen.
Genau an diesem Punkt hapert es. Die Regeln funktionieren nur, wenn neue Mail kommt, nicht wenn reinkopiert wird. Ich will weder einen neuen Benutzer anlegen noch 60 Agenten schreiben, die ich einzeln anstarten muss.
Gibt es trotzdem eine praktikable Möglichkeit, die kopierten Mails auf die Ordner zu verteilen?

Bin sehr gespannt ob es etwas gibt.
Vielen Dank.

#2

Sorry, ich habe die Notesversion vergessen: 7.0.3
Bin dankbar für jede Art nicht-manueller Lösung.

#3

Hi,

Hallo, liebe Notes-Experten,

ich fühl mich irgendwie angesprochen :wink:

ich habe eine Menge Regeln geschrieben, damit meine ganzen
Info-Mails gleich in die richtigen Ordner verschoben werden.
Wenn die Info-Mails aber in meiner normalen Maildatenbank
sind, dann habe ich immer zu viele Treffer, wenn ich in meinen
„normalen“ Mails nach etwas suchen will.

Deshalb habe ich eine zweite Maildatenbank angelegt, in der
ich die Infomails speichern und verwalten will.

[Idee…]

Genau an diesem Punkt hapert es. Die Regeln funktionieren nur,
wenn neue Mail kommt, nicht wenn reinkopiert wird. Ich will
weder einen neuen Benutzer anlegen noch 60 Agenten schreiben,
die ich einzeln anstarten muss.

Daher vermute ich, daß Die „normale“ Maildatenbank auf dem Server liegt. Wie sieht es mit der Infomail-DB aus?

Gibt es trotzdem eine praktikable Möglichkeit, die kopierten
Mails auf die Ordner zu verteilen?

Ich sehe für Dich drei Möglichkeiten:

  1. Archivfunktion von Notes nutzen

  2. Replikation

  3. Doch Agenten schreiben… :wink:

  4. Es gibt die Möglichkeit, im Notes Archive anzulegen (Server oder lokal) Wenn die Mails über die Regeln einsortiert sind, könntest Du
    diese Mails in Deine Archiv-DB übertragen, da ist ein gewisser Automatismus (zeitgesteuert) konfigurierbar, der sie dann evtl. auch aus der originären DB löscht. Du kannst hier sogar angeben, welche Ordner archiviert werden sollen.

Hier solltest Du aufpassen, ob Du schon eine Notes-Archiv-DB hast.
Es können hier auch mehrere Einstellungen funktionieren.
Problematik bei Notes-Archiven ist, es gibt keinen Automatismus zurück - außer manuelles Cut&amp:stuck_out_tongue_winking_eye:aste.
In früheren Notes-Client Versionen war es wohl so, daß die Ordnerstruktur von eigenen Ordnern im Archiv verloren gegangen ist.
Ich gehe davon aus, daß es mit Notes 7 hier keine Probleme geben sollte.

  1. Du könntest von Deiner MailDB (da die Mailregeln funktionieren,
    muss Sie auf dem Server liegen :wink:) eine lokale Replik anlegen und
    diese selektiv replizieren, indem Du 1) nur in eine Richtung (Server -> Client) replizierst und 2) nur die Dokumente aus den gewünschten Foldern replizierst. Dann hättest Du quasi auch Deine InfoMail-DB.

Nachteil: Wenn Du Deine Original-MailDB auch lokal vorhalten mußt
dann mußt Du aufpassen (anderer Dateipfad für die „Mailin-DB“
wählen) damit es kein Durcheinander gibt.

  1. Doch Agenten schreiben.
    Evtl. geht etwas mit „Simple Actions“, also einfachen Anweisungen, aber ich bin leider kein gewiefter Programmierer…

Bin sehr gespannt ob es etwas gibt.
Vielen Dank.

Probiers mal aus… :smile:

gruss
vordprefect

#4

Hallo vordprefect,

vielen Dank für die ausführliche Antwort.

  1. Archivfunktion von Notes nutzen

Archivfunktion geht leider nicht so, wie ich es gern hätte, ich will in der Infomail-Datenbank erst die Mails auf entsprechende Ordner verteilen, vorher sind sie in meiner „normalen“ Maildatenbank nur per Regel in einem einzigen Ordner versammelt. Sprich, das rüberbeamen in die Infomail-DB wäre per Copy&amp:stuck_out_tongue_winking_eye:aste recht schnell gegangen, nur nicht das aufteilen.

  1. Replikation

Bei der Replikation ist dasselbe Problem wie beim Archivieren.

  1. Doch Agenten schreiben… :wink:

Habe mich jetzt reingekniet und rausgefunden, dass es tatsächlich über „einfache Aktionen“ geht. War allerdings bei 30 Agenten etwas aufwendig. Für jeden Newsletter habe ich einen eigenen Agenten gemacht, der nach einem typischen Textinhalt gesucht und dann die Mail in den passenden Ordner schiebt.
Da ich jetzt aber nicht alle Agenten einzeln anstarten will, habe ich weitergeforscht. Es gibt die Möglichkeit (auch über einfache Aktionen), per Agent einen oder mehrere andere Agenten zu starten. Das habe ich dann umgesetzt und jetzt klappt es so wie gewünscht.
Bei einigen Dutzend Newslettern pro Woche dauert das allerdings ein wenig :wink:.
Ich lese die Newsletter übrigens nicht alle komplett durch, sondern verwende sie eher als „Nachschlagewerk“.

Viele Grüße,
trachimo