Grundsätzlich kommt es darauf an, was vor der Reise genehmigt wurde – haben Sie eine schriftliche Genehmigung in der die Kostenerstattung steht -> waren Sie bereit (für die angegebene Erstattung) dafür in den Außendienst zu fahren und sind auch gefahren?? wenn nicht, so hätten Sie vorher!!! nachverhandeln müssen!!-> nach der Reise muß dies (was genehmigt war) auch bezahlt werden - > sonst kann man rechtlich vorgehen
Reisekostenvergütungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG)
1.1
Nach § 3 Nr. 13 EStG sind Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen und Dienstgänge im Sinn des Art. 2 BayRKG nur insoweit steuerfrei, als sie die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG nicht übersteigen. Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich von Dienstreisen und Dienstgängen dürfen je Kalendertag nur in folgender Höhe steuerfrei gezahlt werden:
Bei einer Abwesenheit von mindestens 8,
aber weniger als 14 Stunden 6 €,
bei einer Abwesenheit von mindestens 14,
aber weniger als 24 Stunden 12 €,
bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 €.
Dies führt dazu, dass die nach dem Bayerischen Reisekostengesetz zustehenden Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen ganz oder teilweise als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen sind. Zur Arbeitserleichterung bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Teils des Tagegeldes nach Art. 8 BayRKG wird auf folgende Übersicht verwiesen:
Tagegeld
Euro Steuerfrei
Euro Steuerpflichtig
Euro
Eintägige Dienstreisen
Mehr als 6, aber weniger als 8 Stunden
Abwesenheit 8 Stunden
Mehr als 8 bis 12 Stunden
Mehr als 12, aber weniger als 14 Stunden
14, aber weniger als 24 Stunden
Mehrtägige Dienstreisen
Mehr als 6, aber weniger als 8 Stunden
Abwesenheit 8 Stunden
Mehr als 8 bis 12 Stunden
Mehr als 12, aber weniger als 14 Stunden
14, aber weniger als 24 Stunden
24 Stunden 4,50
4,50
7,50
15,00
15,00
6,50
6,50
11,00
21,50
21,50
21,50 ----
6,00
6,00
6,00
12,00
6,00
6,00
6,00
12,00
24,00 4,50
1,50
9,00
3,00
6,50
0,50
5,00
15,50
9,50
Zur Ermittlung des steuerpflichtigen Betrages ist auf die Summe der für die gesamte Abwesenheitsdauer steuerfreien Pauschbeträge abzustellen. Bei mehrtägigen Dienstreisen mindert deshalb bei Tagen mit 24-stündiger Abwesenheit die Differenz zwischen dem Tagegeld von 21,50 € und dem steuerlichen Pauschbetrag von 24 € den evtl. für den Hin- oder Rückreisetag steuerpflichtigen Betrag.
Es ist auch zulässig, nicht ausgenutzte steuerfreie Beträge bei den Übernachtungskosten und den Fahrtkosten auf steuerpflichtige Teile des Tagegeldes anzurechnen.
Der steuerliche Pauschbetrag für Übernachtungskosten beträgt 20 €, die Übernachtungskostenpauschale nach dem Bayerischen Reisekostengesetz dagegen 18,50 €.
Soweit Fahrtkosten zu den Reisekosten gehören, können diese im Rahmen und nach Maßgabe des § 3 Nr. 13 EStG und R 3.13 LStR 2008 steuerfrei erstattet werden.
Eine auf den evtl. steuerpflichtigen Teil aus der Erstattung von Verpflegungskosten anrechenbare Differenz zwischen dem steuerlich maßgebenden Kilometersatz und der erstatteten Wegstreckenentschädigung ergibt sich in den Fällen des Art. 6 Abs. 6 BayRKG. Die erstattete Personenmitnahmeentschädigung ist in die Berechnung einzubeziehen. Der steuerliche Kilometersatz erhöht sich nur bei Mitnahme von Personen um 0,02 €; Aufwendungen für die Mitnahme von Gepäck hingegen sind, ebenso wie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 3 BayRKG, mit dem regulären Satz abgegolten.
Es wird gebeten, zugunsten der Dienstreisenden alle steuerlich zulässigen Anrechnungen auszuschöpfen.
