Richtige (langfristige) Ordnerstruktur für DMS Nutzung

Computer: Software & Programmierung Windows
#1

Hallo,
in dem Familienbetrieb in dem ich arbeite wird geplant eine DMS Software (ELO) einzuführen.
Stichwort: Papierloses Büro.
Nun müssen wir eine gewisse Ordnerstruktur unter Windows festlegen um alle Dokumente abzulegen (Rechnungen, Angebote, Aufträge etc. etc.)
Dabei wollen wir natürlich von Anfang an keine Fehler machen und eine sichere und praktische Struktur festlegen, die wir dann so in unser DMS Programm (ELO) einspeisen.
Es wäre ärgerlich, wenn wir bspw. nach ein paar Monaten feststellen, dass einige Ordner fehlen bzw. anders zugeordnet hätten werden müssen.
Wo kann ich mich denn informieren, nach welchem Prinzip zum Beispiel größere Unternehmen ihr Ordner/Dateien strukturieren um mal ein paar Eindrücke zu haben?

Hoffe ich bin mit dieser Frage in der richtigen Rubrik.
Vielen Dank

#2

Vorschlag:
Jahr

  • Projekt oder Kunde 1
  • Projekt oder Kunde 2
    weitere Unterstrukturen je nachdem, was für Dokumente und wieviele anfallen. Wenn z.B. nur 1 Angebot, 1 Auftrag und 1 Rechnung, kann das in einen Ordner mit dem entsprechenden Dateinamen.

In großen Unternehmen findet man oft Strukturen nach der Unternehmensstruktur (Abteilungen und Mitarbeiter) und den Arbeitsaufgaben, was ich für einen kleinen Familienbetrieb eher als nicht relevant sehe.

Beatrix

#3

Hallo,

am besten übernimmt man die bisherige Papierordnung, wenn sie sich bisher bei euch bewährt hat.

Alles andere führt dazu, dass man sich im dms nicht wohl fühlt und wieder nebenbei anfängt, wieder Papier-Akten zu führen.

Aber eigentlich sollte es in einem dms-System die Möglichkeit geben, Ordner selber bzw durch den Admin umzuschreiben oder zu erstellen…

Allerdings ist es IMMER so, dass es nach der Eingewöhnungsphase Umstrukturierungen gibt, weil sich erst durch die Arbeit mit dem dms entsprechende Änderungen ergeben.

Und bitte: glaubt diese Werbeversprechen von 70% Zeitersparnis NICHT. Nach meiner privaten Einschätzung sind es höchstens 25%. Und pro Arbeitsplatz ein zweiter Bildschirm wenn nicht ausschliesslich im dms gearbeitet werden kann oder mehrere Projekte wg kurzem Telefonat gleichzeitig offen sein müssen ist eigentlich zwingend…

Grüße
miamei

#4

hi

da gibt es kein „richtig“ und kein „falsch“.

Die Designer der Software gingen gedanklich evtl. von komplett anderen Denk- und Ablagestrukturen aus als du. Deswegen empfehle ich dir, dir von der Firma Referenzbetriebe benennen zu lassen, die ungefähr eure Grösse haben. Mit denen kannst du dich dann zusammensetzen und dir das in der Praxis (und nicht auf Hochglanzfolien) anschauen und erfährst auch gleich ob und welche Probleme es gab und was sich an Strukturen bewährt hat.

Gruß hexerl

#5

Vielen Dank für die Anregungen. Wir halten uns jetzt erstmal an den Demovorgaben von ELO und hoffen damit gu zu fahren.
Grüße