Serienbrief - gleiche Kassenzeichen auf einem Schreiben

Computer: Software & Programmierung Microsoft Access
#1

Liebe/-r Experte/-in,

ich habe eine Excel-Liste in der über 11.000 Datensätze enthalten sind. Diese Liste besteht aus Personen und deren zugehörigen Objekte. Hat eine Person mehrere verschiedene Objekte, dann steht diese in der Tabelle bei jedem Objekt mit einer weiteren Zeile. Das ist bei über 20 % der Fall. Jetzt möchte ich bei Personen, die z.B. 8 verschiedene Objekte haben, diese nicht 8x separat anschreiben, sondern alle Objekte zusammengefaßt auf einem Anschreiben aufgeführt haben. Hoffe ich hab es einigermaßen verständlich erklärt. Meine Frage ist jetzt, wie ich das im Serienbrief hinkriege?

Gruss
Christoph

#2

Hi Christoph

Das Problem dürfte sein, dass die Daten in einer linearen Excel-Liste drin sind (also keine Normalisierung mit ¨verknüpften Tabellen wie es in einer DB der Fall ist). Dadurch hast Du bei den anzuschreibenden Personen eine Datenredundanz, wenn eine Person mehrere Objekte hat.
Mir kommt nur eine Lösung in den Sinn: mittels VBA den Serienbrief erstellen, die Selektion bezogen auf den Namen (do while) und dann die Objekt zusammenfassen und auf den Serienbrief übertragen.

Excel ist halt keine DB!

LG, Henri.

#3

Hallo Christoph,

ich weiß nicht, ob das überhaupt eine Lösung wäre, aber leider kann man hier keine Anhänge hinzufügen, und Du hast keine Mailadresse bekanntgegeben. Hm …
Versuch´s mal hiermit:

krza.de/WeWeWe/Objektverkettung.xls

Kristian

#4

HAllo Christoph

zuerst mal eine rein theoretische Antwort (ohne VBA)

  1. Sortiere nach Name und Ort
  2. Schreibe eine wenn-Funktion: wenn SpalteNAmeZeile1 =SpalteNameZeile2 und
    SpalteOrtZeile1=SpalteOrtZeile2;0;1
    3)Wenn Funktion nach unten kopieren
    4)Jetzt hast du eine Spalte, in der für jeden Datensatz, der eine anderen Eintrag in Name und Ort hat als der vorher, eine 1 steht.
  3. Jetzt kannst du deinen Serienbrief schreiben, da du ein Kriterium hast, das nur bei den zu schreibenden Adressen auftaucht.

Die Wenn-Funktion, wenn in Spalte A der Name und in Spalte B der Ort steht:
=wenn(und(a1=A2;B1=b2);0;1)
Ich habe die zwei Kriterien genommen um das Prinzip zu verdeutlichen (Du kannst auch die Strasse nehmen!)
Der Name allein langt nicht, da Meier in Berlin und Hannover wohnen!
Grüße

Jürgen

#5

Hallo Christoh

zu dieser Problemstellung ist mir keine Lösung mit Word und Excel (Serienbrief) bekannt. Dies beruht auf der Tatsache, daß Word immer nur einen Datensatz in einen Brief übernehmen kann. 2 oder mehr Datensätze zu übernehmen oder auch nur zu Gruppieren ist nicht möglich. Meines Erachtens wurde hier der Umstieg auf Access verpaßt (11.000 Datensätze!!!). Das oben beschriebene Problem läßt sehr einfach mit einer Datenbank lösen. Hier ist es möglich beliebig viele Datensätze nach einem Kriterium (Name) zu bündeln und mit allen Unterinformationen (Objekte) auszugeben. Stichwort „Relationale Datenbank“. Egal ob es eine oder 100 Unterinformationen sind.

Leider kann ich dir bei deinem Problem (Word/Excel) nicht weiterhelfen.

Viele Grüße
Franz

#6

Hallo Christoph,

Eine verflixte Aufgabe. Hast Du schon versucht das ganze nach Access zu importieren (von Access aus)? Das wäre bei mir der erste Schritt um an solch eine Lösung heran zu kommen. Die folgenden Schritte kannst Du dir hier ansehen:

http://www.saegeweb.de/index.php?id=1767

Danach kommt dann erst der schwierigere Teil: Die Abfragen erstellen, die dafür notwendig sind. Wenn das geschafft ist, ist der Rest wahrscheinlich einfach. Ich selbst stand noch nicht vor einer solchen Aufgabe, aber die generelle Vorgehensweise dafür sieht so aus.

Mehr Hilfe kann ich dir im Moment leider nicht geben - tut mir ehrlich leid. Du solltest dich mit jemandem zusammensetzen, der sich mit Access gut auskennt. Dann müßtest ihr das Problem eigentlich lösen können.

Ich hoffe, das hilft dir ein wenig weiter.

Liebe Grüße Albert

#7

Hallo Henri,

das sehe ich auch so. Ich prüfe den Lösungsansatz von Kristian (siehe Beitrag) und entscheide dann.
http://krza.de/WeWeWe/Objektverkettung.xls

Vielen Dank

#8

Hallo Henri,

das sehe ich auch so. Ich prüfe den Lösungsansatz von Kristian (siehe Beitrag) und entscheide dann.
http://krza.de/WeWeWe/Objektverkettung.xls

Vielen Dank.

#9

Hallo Albert,

Ich prüfe gerade den Lösungsansatz von Kristian (siehe Beitrag)
http://krza.de/WeWeWe/Objektverkettung.xls

Vielen Dank

#10

Hallo Hans-Jürgen,

Ich prüfe gerade den Lösungsansatz von Kristian (siehe Beitrag)
http://krza.de/WeWeWe/Objektverkettung.xls

Vielen Dank

#11

Hallo Kristian,

ich versuche gerade deinen Lösungsansatz umzusetzen. Dieser ist sehr interessant. Das Problem, was ich jetzt habe ist, dass entgegen meiner Aufgabenstellung das ganze noch etwas komplizierter ist. Und zwar handelt es sich bei dem Objekt um eine Straße. Zu einer Straße gehört noch eine Hausnr. die in einer weiteren Spalte eingetragen ist. Somit müßte deine Formel dahingehend geändert werden, dass diese nicht nur den Wert „Objekt“ untereinander vergleicht, sondern auch die dazugehörende Spalte „Hausnummer“.
Um es noch komplizierter zu machen gibt es genaugenommen noch eine weitere Spalte, die bei gleicher Straße und Hausnummer das alles mit einer Objektnummer noch unterscheidet. Du siehst es wird sehr kompliziert. Meinst du, das ist mit Excel zu schaffen? Andere Beiträge weisen auf eine Abfrage hin, die direkt die Daten aus der DB ziehen.

PS: wie definierst du eigentlich den Wert Trennzeichen in Excel. Ist das eine Variabel?

#12

Hallo Christoph

Danke für die Info. Sehr interessante Lösung. Stellt aber auch einen immensen Aufwand dar.

Viele Grüße
Franz

#13

Bereichsnamen festlegen:

Oben links in der Symbolleiste findest Du ein Feld, das die akutelle Zelladresse anzeigt („A1“ bei einem neuen Blatt). Wenn Du eine Zelle oder einen Bereich markierst, dann in dieses Feld klickst und einen gültigen Namen eingibst (keine Leer- oder Sonderzeichen), dann wird dieser Name festgelegt. Man kann ihn dann in Formeln verwenden oder auch dort auswählen, um den Bereich wieder zu markieren.

Zu den Straßen: Du kannst Dir eine Hilfsspalte anlegen, in der Du die einzelnen Spalten zusammenfasst. Beispiel:

A1: Straße
B1: Nummer
C1: Objektnummer

Wenn es einfach nur von einer Formel auf Gleichheit hin ausgewertet werden soll, reicht das hier:

D1: =A1 & B1 & C1

Wenn es aber lesbar sein soll, kann man z.B. auch das machen:

D1: =A1 & " " & B1 & " (Objekt " & C1 & „)“

Kristian

#14

Hallo Christoph,

ist Deine Anfrage noch aktuell?

Gruß, Manfred

#15

Hallo,

für dein Anliegen wäre ein Umstieg von Excel in Access das beste!
Dort kannst du innerhalb der Datenbank Abfragen erstellen, wo dann alle Objekte eines Kunden, Käufers etc… angezeigt werden. Diese Daten können dann in einem Bericht generiert werden und dieser dann gedruckt werden, in PDF etc…

Gruß

Liebe/-r Experte/-in,

ich habe eine Excel-Liste in der über 11.000 Datensätze…

Gruss
Christoph