Serienbrief mit Word2007

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Wer kann mir helfen?
Für meinen Serienbrief beziehe ich die benötigten Seriendruckfelder aus einer Access Datenbank. Bei einigen Datenfeldern entspricht die Anzeige im Serienbrief nicht der Anzeige in der Datenbank in Access. Z.B. die fünfstellige Postleitzahl wird mit einer Kommastelle .0 angezeigt. Bei einem Datumsfeld wird zusätzlich die Zeit in Std.,Min,Sek. angezeigt obwohl in der Datenbank nur das Datum eingegeben ist.
Im Feld Betrag in der Datenbank steht der Betrag mit zweistelliger Kommastelle und € Zeichen, im Sereinbrief bekomme ich nur den Betrag mit einer Kommastelle ohne Eurozeichen angezeigt.

Ich arbeite mit Wondows 7 und Microsoft Office Word 2007 und Access 2007.

Habe außerdem auf dem Rechner auch das Betriebssystem XP installiert und arbeite hier auch mit den gleichen Microsoft Office Programmen und hier werden die Datenfelder in der richtigen Weise übertragen.

Alle meine Versuche an Einstellungen auf der Windows 7 Seite in Word und Access brachten bisher keinen Erfolg. Ich bin nun mit meiner Weisheit am Ende.

Kann mir jemand in meiner Not mit einem fachkundigen Rat in Sachen Sereinbrief weiterhelfen.
Vielen Dank

xari

#2

Hi,

Wer kann mir helfen?

Schau mer mol…

Bei einigen Datenfeldern entspricht die Anzeige im Serienbrief nicht der Anzeige in der Datenbank in Access.

Das ist stark anzunehmen, da die Kommunikation nur reine Zahlenwerte und Texte übernimmt. Vorgegebene Formatierungen interessieren nicht.

Z.B. die fünfstellige Postleitzahl wird mit einer Kommastelle .0 angezeigt.

Er erkennt das Feld als Zahl und setzt automatisch eine Kommastelle dahinter. Lösung: rechte Maustaste auf das betreffende PLZ-Feld, im Dropdownmenü den Eintrag „Feldfunktionen ein/aus“ wählen. Jetzt ändert sich das Seriendruckfeld in {MERGEFIELD PLZ-Spalte}. PLZ-Spalte natürlich als Platzhalter, ich weiss ja nicht, wie Deine Access-Spalte heißt.
Korrigiere das testweise mal so: {MERGEFIELD PLZ-Spalte # „00000“}

Erklärung: Der Eintrag # schaltet die Formatierung für Zahlen ein, der Eintrag „00000“ setzt die fünfstellige Postleitzahl. Frage: Wie sind die PLZ der neuen Bundesländer mit führender 0 (Null) in Access angelegt?

Die andere Variante wäre das: {MERGEFIELD „PLZ-Spalte“}
Das hat zur Folge, dass die PLZ-Spalte als Text („xyz“) importiert wird. Ist aber gefährlich, siehe oben die Frage nach der führenden Null, die fehlt Dir dann ggf.

Bei einem Datumsfeld wird zusätzlich die Zeit in Std.,Min,Sek. angezeigt obwohl in der Datenbank nur das Datum eingegeben ist.

Naja, das ist so nicht richtig. Wenn die Spalte in Access =DATE ist, dann ist das komplett mit allem. Das wird 1:1 übernommen. Nur die Formatierung bei Access ist anders und blendet die Zeit aus.
Hier ist der Schalter: {MERGEFIELD Datumsspalte DATE@ „dd.MM.yyyy“}
Am Beispiel 04.01.2013:
dddd, d. MMMM yyyy ergibt: Freitag, 04. Januar 2012
dd. MMMM yyyy ergibt: 04. Januar 2013
dd.MM.yyyy ergibt: 04.01.2013
dd.MM.yy ergibt: 04.12.13

Im Feld Betrag in der Datenbank steht der Betrag mit zweistelliger Kommastelle und € Zeichen, im Sereinbrief bekomme ich nur den Betrag mit einer Kommastelle ohne Eurozeichen angezeigt.

Wie oben Zahlenfeld, Kommastelle, rechte Maustaste blablubb :wink:
Der Schalter hier sieht so aus: {MERGEFIELD Betrag-Spalte # „#.##0,00 €“}.

Hoffe, das hilft Dir.

Gruß
Michael

#3

Lieber Michael,
vorerst mal vielen, vielen Dank für Deine umfangreiche Hilfe.
Es funktioniert alles, die Postleitzahl ist nun in Ordnung, die Datums ohne Zeitangabe und die Beträge in € auch.

Ein Problem habe ich noch und das ist mir erst jetzt aufgefallen.
In der Datenbank habe ich die Spalte Betrag und die dort eingestellten Beträge brauche ich im Serienbrief. Ist der Betrag in der Datenbank zum Beispiel 595,84 € wird der Betrag richtig übertragen. Hat der Betrag jedoch nach dem Komma an der 2. Stelle eine 0, z. B. 691,60 €, so steht im Serienbrief der Betrag 697,00 € und das ist falsch, das kann ich so nicht gebrauchen. Hat der Betrag in der Datenbank nach dem Komma zwei 00, so wird der Betrag auch richtig übertragen.
Die für den Serienbrief benötigten Daten stammen alle aus einer Abfrage und die Spalte Betrag wird wie folgt berechnet:
Betrag: [Mitgliedsjahre]*10,64

Für solche Geschichten habe ich zu wenig Erfahrung und ich wäre dir dankbar, wenn Du noch eine Lösung anbieten könntest.

Vielen dank
Gruß
Xari

#4

Hallo Michael,
habe das zweite Problem mittlerweile so gelöst, daß ich die Access Daten
nach Excel kopiert habe und die erforderlichen Datenbankfelder von dort für die Serienbriefe abrufe. Die Formatierung ist nun in allen Feldern korrekt. Es ist zwar ein kleiner Umweg, aber die Daten sind nun alle richtig.
Nochmals danke für Deine Hilfe.

Gruß Xari